Áp dụng ma trận quản lý thời gian – nâng cao hiệu suất công việc…

Cuộc sống hiện đại ngày càng khiến chúng ta trở nên bận rộn và quỹ thời gian của mỗi người dường như ngày trở nên eo hẹp hơn. Có khi nào bạn cảm thấy mình đang là nô lệ của chính lịch làm việc do bạn tạo ra hay cảm thấy choáng ngợp bởi danh sách dài vô tận các công việc “cần làm”? Dưới đây là một vài lời khuyên sẽ giúp bạn kiểm soát ngày làm việc của mình với Ma trận Quản lý Thời gian. Bạn có thể sắp xếp lịch làm việc và tập trung vào những gì quan trọng nhất. Hãy kiểm soát thời gian của chính mình, thay vì để thời gian kiểm soát bạn!

Ma trận quản lý thời gian – Time management Matrix là một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được những người thành công thường áp dụng. Phương pháp này được Stephen Covey đề cập tới trong quyển sách First Things First của mình. Ma trận quản lý thời gian chia tất cả các công việc thành 4 nhóm trên cơ sở đánh giá tính chất khẩn cấp và quan trọng của công việc. Đây cũng là hai yếu tố mà chúng ta thường bị chi phối khi phải quyết định làm việc gì. Và đa số chúng ta hay bị tác động bởi yếu tố “khẩn cấp” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn. Chúng ta ngỡ rằng mình đã làm đúng, nhưng thực tế không phải vậy.

Lên danh sách công việc đầu ngày

Nắm quyền kiểm soát lịch làm việc mỗi ngày bằng cách tự lên danh sách các công việc cần làm. Hãy nói chính xác bạn muốn ngày làm việc của bạn diễn ra như nào. Đừng cho phép thời gian chi phối công việc của bạn. Tại iHCM, chúng tôi kiểm soát công việc bằng cách duy trì, ưu tiên các buổi họp nhóm ngắn 15′ – 30′ vào mỗi buổi sáng và thực sự rất hiệu quả.

Áp dụng ma trận quản lý thời gian

Phương pháp Ma trận quản lý thời gian được áp dụng trong các buổi họp ưu tiên hàng ngày là tạo ra nguyên tắc quản lý thời gian được chứng minh trong cuốn sách “7 thói quen của người thành đạt” của Stephen R.Covey. Phương pháp này đòi hỏi bạn cần phải:

– Xác định các mục tiêu quan trọng cho tổ chức, cho nhóm của bạn

– Ưu tiên những mục tiêu này bằng cách đặt chúng vào góc tọa độ hợp lý

– Ưu tiên kế hoạch công việc hàng ngày phù hợp với các mục tiêu ưu tiên

Phương pháp này cũng chia tất cả các công việc thành 4 góc được phân biệt theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.

– Góc I: các mục tiêu và công việc quan trọng và khẩn cấp.

– Góc II: các mục tiêu và công việc rất quan trọng cho tương lai tổ chức/doanh nghiệp của bạn nhưng lại chưa khẩn cấp. 

– Góc III: các mục tiêu và công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. 

– Góc IV: các mục tiêu và nhiệm vụ làm lãng phí thời gian đồng nghĩa không quan trọng mà cũng chẳng hề khẩn cấp.

Ma trận quản lý thời gian - Nâng cao hiệu suất công việc - iHCMCác mục tiêu, công việc trong góc I – vừa khẩn cấp vừa quan trọng sẽ được ưu tiên thực hiện trước. Thực tế cho thấy, nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành công không phải là những việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng mà là những mục tiêu, công việc quan trọng mà không khẩn cấp ngay lúc đó. Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên khẩn cấp thì số lượng công việc phát sinh ở góc I sẽ giảm đi nhiều.

Hơn nữa, việc xử lý các mục tiêu, công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn. Và tất nhiên, những ai làm việc không hiệu quả, thường dành đa số thời gian của họ để giải quyết các công việc ở góc III và IV.

Thực vậy, một trong những khía cạnh dễ bị hiểu sai về phương pháp Ma trận Quản lý thời gian ấy là tầm quan trọng của góc II. Mặc dù các mục tiêu và công việc không khẩn cấp, nhưng chúng lại là những mục tiêu và công việc quan trọng nhất cho công ty của bạn. Bạn cũng nên tập trung vào những mục tiêu dài hạn này. Steven Pressfield – tác giả của cuốn sách nổi tiếng Cuộc chiến tranh nghệ thuật – The War of Art (nằm trong top 15 Cuốn Sách Lãnh Đạo Hay Nhất Mà Mọi Nhà Lãnh Đạo Trẻ Nhất Thiết Phải Đọc) từng nói “Bạn phải biết sự khác biệt giữa những gì là khẩn cấp và những gì là quan trọng, và bạn phải làm những thứ quan trọng đầu tiên”. Vì vậy, góc II mang tính ưu tiên nhất đối với công ty của bạn, nhưng góc I cũng không được bỏ qua.

Ma trận quản lý thời gian - Nâng cao hiệu suất công việc - iHCM

Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua, đặc biệt là đối với việc lập kế hoạch công việc. Bạn có thể tham khảo theo 3 bước sau:

Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc của cá nhân, của nhóm cần làm

Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm tương ứng với 4 góc phần tư trong Ma trận quản lý thời gian như ở trên

Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc

Chìa khóa quan trọng khi sử dụng Ma trận quản lý thời gian sau khi phân loại các công việc vào đúng nhóm chính là ý chí và tính kỷ luật, kiên quyết xử lý từng công việc theo đúng thứ tự ưu tiên.

 


 

I/ Giới thiệu

Stephan Covey tạo ra ma trận quản lý thời gian để giúp chúng ta tự quản lý thời gian của mình bằng cách ưu tiên thứ tự các công việc theo các cấp độ khác nhau. Theo ông, có bốn loại công việc sau: khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng và không quan trọng.

Việc quyết định tính chất bốn loại công việc trên mang tính chủ quan, do đó, mỗi người có thể có cách nhìn nhận khác nhau.

Ma trận quản lý thời gian

Quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp
I (Quản lý) II (Tập trung)
  • Khủng hoảng
  • Tình trạng sức khỏe nguy kịch
  • Những vấn đề cấp bách
  • Những dự án đã đến hạn hoàn thành
  • Công đoạn chuẩn bị cuối cùng để thực hiện công việc đã đề ra.
  • Chuẩn bị/Lên kế hoạch
  • Ngăn ngừa
  • Làm rõ các giá trị
  • Tập luyện
  • Xây dựng mối quan hệ
  • Nghỉ ngơi/giải trí thích đáng
Góc tư cần thiết Góc tư chất lượng và sự lãnh đạo       cá nhân
Không quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp
III (Tránh) IV (Tránh)
  • Cắt ngang, nghe điện thoại
  • Đọc những thư và báo cáo không quan trọng
  • Dự các cuộc gặp gỡ không cần thiết
  • Nhiều vấn đề “cấp bách”
  • Nhiều hoạt động thông thường khác
  • Tán gẫu, làm việc linh tinh
  • Đọc các thư rác
  • Nhận các tin nhắn qua điện thoại/qua mail
  • Lãng phí thời gian
  • Trốn việc
  • Xem các chương trình vô bổ
Góc tư lừa phỉnh Góc tư lãng phí

Hầu hết những người thiếu kinh nghiệm và những người không có khả năng quản lý tốt thời gian của mình có chiều hướng dành nhiều thời gian cho góc tư thứ nhất và thứ ba. Những nhà quản lý thời gian kém hiệu quả có chiều hướng ưu tiên các công việc (hay nói cách khác là thời gian của họ). Toàn bộ thời gian rảnh thông thường dành cho góc tư thứ tư gồm những công việc không có mục đích và không tạo ra năng suất. Đa số chúng ta dành thời gian ít nhất cho góc tư thứ hai, nhưng điều đáng nói là những công việc ở góc tư thứ hai là điều kiện tiên quyết cho sự thành công và phát triển của công ty.

II/Diễn giải

Sau đây là một số ý tưởng giúp các cấp lãnh đạo quản lý công việc hiệu quả:

Góc tư thứ nhất

Đối với những công việc ở góc tư thứ nhất, vừa khẩn cấp vừa quan trọng, nhà quản lý phải tiến hành ngay. Nhà quản lý phải biết đánh giá tầm quan trọng và sự khẩn cấp của mỗi công việc, sau đó, dành ưu tiên thực hiện chúng tùy theo mức độ khẩn cấp. Nếu xuất hiện cùng lúc hai hoặc nhiều hơn các công việc có tính chất khẩn cấp ngang nhau, nhà quản lý cần bàn bạc và xác định kỹ những đòi hỏi và thời hạn hoàn thành thực sự của chúng với những người đảm nhận các công việc đó hoặc những người chịu ảnh hưởng trực tiếp vào kết quả cuối cùng. Các công việc ở góc tư thứ nhất cũng thường bao gồm những công việc mà nhà quản lý đã lên kế hoạch trước đó trong góc tư thứ hai nhưng chúng lại bị đẩy qua góc tư thứ nhất do thời hạn hoàn thành đã gần kề. Trong trường hợp này, nhà quản lý phải tìm cách chia công việc thành hai giai đoạn với cam kết giải quyết hoặc hoàn thành vào thời điểm khác sau đó tập trung thực hiện những công việc ưu tiên hơn.

Góc tư thứ hai

Những công việc ở góc tư thứ hai, quan trọng nhưng không khẩn cấp, là thiết yếu để thành công, nhưng lại có chiều hướng bị lơ là nhất. Các hoạt động thiết yếu cho thành công và phát triển gồm lên kế hoạch, tư duy chiến lược, định hướng và mục tiêu then chốt… Nhà quản lý phải lên kế hoạch và ra hạn định để thực hiện công việc và nếu cần thiết, lên kế hoạch thực hiện ưu tiên so với những công việc ở góc tư thứ nhất và thứ ba. Nhà quản lý nên chia công việc lớn thành những giai đoạn cụ thể, hợp lý và xác định thời gian thực hiện cụ thể cho mỗi giai đoạn bằng cách sử dụng các công cụ và phương pháp quản lý kế hoạch.

Góc tư thứ ba

Nhà quản lý phải liên tục xem xét thấu đáo những nhu cầu của mỗi công việc ở góc tư thứ ba, khẩn cấp nhưng không quan trọng và hỗ trợ (sếp hay quản lý cấp trên) đánh giá lại tầm quan trọng thật sự của các công việc này. Nhà quản lý cần rèn luyện và phát triển khả năng diễn giải và biện minh cho quyết định tại sao không thực hiện ngay những công việc ở góc tư thứ ba này.

Khi có thể, nhà quản lý nên loại bỏ và tránh thực hiện ngay những công việc này, sau đó nhà quản lý cần thông tin đầy đủ đến nhân viên. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần giải thích lý do tại sao không thực hiện ngay những công việc trong góc tư thứ ba này, đồng thời, tìm ra một phương pháp thực hiện khác theo yêu cầu, chẳng hạn như ủy quyền cho người khác thực hiện hay xác định lại nhu cầu của công việc theo hướng có chiến lược hơn với một giải pháp bền vững hơn.

Nhà quản lý nên tìm hiểu nguyên nhân tại sao những nhu cầu ở góc tư thứ ba này hay lập lại và cố gắng không để chúng xảy ra lần nữa như đào tạo và huấn luyện những người có liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, đội ngũ nhân viên, và để nhận diện những biện pháp thực hiện lâu dài. Đối với những nhu cầu lập lại có ý nghĩa trong góc tư thứ ba này, nhà quản lý có thể tạo ra một kế hoạch để quyết định nguyên nhân. Nhà quản lý nên áp dụng các hệ thống, quá trình, thủ tục và các mong đợi theo thói quen – ví dụ, “chúng tôi luôn thực hiện công việc theo cách thức này”. Nhà quản lý cần hỗ trợ mỗi nhân viên biết cách quản lý thời gian và dành ưu tiên cho những công việc hợp lý để không gây áp lực lên những nhân viên khác. Nhà quản lý cần xem xét lại các chính sách và giả định cũ để cân nhắc liệu chúng còn thích hợp với thời điểm hiện tại hay không.

Góc tư thứ tư

Những hoạt động ở góc tư thứ tư này không phải là công việc, chúng chỉ là những hoạt động theo thói quen khiến nhân viên bất tuân theo kỷ luật và không chủ động làm việc. Những hoạt động này đồng nghĩa với xu hướng “tìm kiếm sự nhàn rỗi” trong một số nhân viên; một nhóm hoặc một phòng ban có quá nhiều nhân viên quá thiên về những hành động ở góc tư thứ tư này vô hình tạo ra một nền văn hóa làm việc kém hiệu quả và kém năng suất cho công ty.

Những hoạt động này không mang lại kết quả tích cực, do đ1o chúng làm giảm động cơ thúc đẩy.

Phương pháp hữu hiệu nhất để ngăn chặn các hoạt động này và để thoát khỏi sự cám dỗ của chúng là công ty phải có một cơ cấu hoặc một chương trình làm việc rõ ràng cho mỗi ngày.

III/ Tóm lại

Nhà quản lý nên phân bổ công việc cho một đồng nghiệp hoặc một nhân viên có năng lực miễn là người này có đầy đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện chúng.

Ma trận quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà mỗi người đều cần để tự quản lý thời gian hiệu quả.


 

 

Chúng ta vẫn thường trả lời khi được hỏi về thời gian “mình ước gì ngày có thể dài hơn 24 tiếng, như thế mới đủ để mình làm được mọi việc trong ngày”. Điều này làm tôi nhớ đến câu nói của H. Jackson Brown“Đừng nói rằng bạn không có đủ thời gian. Cuộc sống tặng cho bạn, cũng như cho Helen Keller, Louis Pasteur, Michelangelo, Mẹ Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson và Albert Einstein, mỗi ngày 24 giờ như nhau.”. Có lẽ chúng ta không thiếu thời gian, điều khiến chúng ta khác biệt trong việc đạt được hiệu quả trong công việc chính là cách chúng ta phân bố thời gian và sử dụng nó.

Luôn nhắc bản thân:

 

80% kết quả có được của bạn chỉ có 20% là từ hành động của bạn.
Vì thế:
Hãy vì 80% hiệu quả công việc mà tập trung tối đa cho 20% công sức.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.

Theo ý kiến của tôi, quản lý thời gian là việc phân bổ và sử dụng thời gian sao cho đảm bảo thực hiện được các công việc một cách hợp lý và đem lại hữu dụng tối đa cho người quản lý. Gỉa sử như cùng một lượng thời gian là 10 tiếng, chúng ta được phân làm 4 nhiệm vụ, thì người biết cách quản lý thời gian sẽ biết phân phối sao cho vừa làm được nhiều việc nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất.

Tin xấu: thời gian cứ bay mãi. Nhưng tin tốt: bạn là phi công trên chuyến bay đó
Công cụ hỗ trợ quản lý thời gian

Để đạt được điều đó, KNSO hôm nay sẽ trình bày với các bạn một công cụ giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả:

MA TRN QUN LÝ THI GIAN

[IMG]

Dựa trên tính chất quan trọng và khẩn cấp, ma trận này được chia làm 4 nhóm. Theo chiều mũi tên, tính khẩn cấp và tính quan trọng tăng dần.

Cách sử dụng ma trận quản lý thời gian:

Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua.
Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau:

 

I. Quan trọng và khẩn cấp.

ví dụ như: Còn 2 ngày nữa bạn phải đi thi hết môn nhưng chưa học chữ nào, bổ sung gấp hồ sơ để nộp xin học bổng du học, …
  • Giải quyết những công việc này sẽ làm bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian và do đó làm cho bạn dễ bị stress.
  • Những công việc nằm trong ô này thường được gắn những thuật ngữ như là khủng hoảng (crises) hay vấn đề (problems).
  • Chính vì tính cấp bách của nó, yêu cầu đặt ra đối với những công việc này là phải giải quyết ngay.
  • Lượng thời gian dành cho nhóm này trong quỹ thời gian của bạn: 20%

II- Quan trọng nhưng không khẩn cấp

  • Những công việc trong nhóm này mang tính chất MỤC TIÊU.
  • Đây là những công việc bạn có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao. Ví dụ: Luyện Toefl để đi du học, xác định kế hoạch để được trên 8.0 ở kỳ này, mục tiêu thăng tiến trong 2 năm tới…
  • Chính vì tính “mục tiêu” ấy, những công việc trong nhóm này đòi hỏi bạn phải nỗ lực và tập trung nhiều thời gian, cũng như có một chiến lược rõ ràng, logic: 60% là con số các chuyên gia khuyên bạn nên dành cho những công việc như thế này

III- Khẩn cấp nhưng không quan trọng

  • Giải quyết: Có thể bỏ qua. Ví dụ: bạn cần gửi một lá bưu phẩm đến bưu điện.
  • Đây là nhóm duy nhất trong 4 nhóm bạn có thể nhờ người khác làm. Chính vì thế, nó còn có tên là nhóm ủy quyền.
  • Mức thời gian cần thiết cho những công việc trong nhóm này: 5%.
IV- Không khẩn cấp cũng không quan trọng
  • Những công việc trong nhóm này thường là những việc thiết yếu các bạn phải làm như: ăn, ngủ, sinh hoạt, và kể cả việc lướt web, chơi game, chat…
  • Lượng thời gian các chuyên gia khuyên bạn dành cho nhóm này: Càng tối thiểu hóa càng tốt.
  • Nhóm này thường được gọi là SINH HOẠT.

[IMG]

Ma trận thời gian là một công cụ hoàn hảo giúp bạn có thể kiểm soát quỹ thời gian của mình. Tuy nhiên, chìa khóa mấu chốt lại nằm ở sự quyết tâm và tính kỷ luật của mỗi người.Và hãy cố gắng là một phi công chuyên nghiệp trong chuyến bay thời gian của chính ta.

 

Sưu tầm