CHƯƠNG I. TRAU DỒI KHẢ NĂNG TRUYỀN ĐẠT

1.  NGÂN HÀNG NHẬT BẢN LÀ GÌ ? AI GIẢI THÍCH  ĐƯỢC ?

Thật bất ngờ với câu hỏi đó.

Bạn có biết Ngân hàng Nhật Bản là nơi để làm gì không ?

Những bạn đã nổ lực học tập hồi cấp hai, cấp ba có kiến thức tương đối chắc sẽ tự hài lòng với câu trả lời :

–   Ngân hàng Nhật Bản là ngân hàng Trung Ương Nhật Bản, nơi phát hành tiền, nơi cho chính phủ và các ngân hàng trong thành phố vay tiền, và tiến hành các nghiệp vụ thu chi cho ngân khố quốc gia. Cũng là nơi điều tiết lãi suất ngân hàng, tiếp nhận và chuyển giao công trái, và thông qua việc thu hồi lượng tiền mặt sẽ quyết định tăng hay giảm lượng tiền ngoài thị trường. Nói khác đi thì đây là ngân hàng phát hành tiền, ngân hàng của các ngân hàng, và là ngân hàng của chính phủ.

Đây quả thật là một câu trả lời tuyệt vời.

Trong sách giáo khoa Kinh tế học có viết như thế, nên xem như đây là câu trả lời có thể đạt điểm mười .

Vậy bây giờ bạn hãy thử giải thích cho học sinh tiểu học Ngân hàng Nhật Bản là nơi như thế nào nhé.

Khi bạn vừa nói :

–  Ngân hàng Nhật Bản là ngân hàng phát hành tiền …

Thì có lẽ ngay lập tức, các em sẽ hỏi ;

–  Ngân hàng phát hiện là cái gì ? Phát hiện cái gì ?  (Chú thích của người dịch : trong tiếng Nhật từ phát hành tiền và phát hiện đều phát âm là “hakken”.)

Các bạn sẽ nhận ngay ra rằng các em học sinh tiểu học hiểu nhầm chữ phát hành tiền và phát hiện.

Dù có dùng lời lẻ đơn giản, dễ hiểu hơn để giải thích rằng “ đó là ngân hàng phân phối tiền mặt ”  cũng sẽ bị các em hỏi những câu đại loại như

–  Gì cơ ? phân phối tiền mặt tức là cho chúng ta tiền à ?

Mấy đứa bé thật là lém lỉnh.

Sao lại lém lỉnh thế nhỉ ? Chỉ vì nó thắc mắc như thế nên nó buột miệng nói ra thế thôi !.

Nếu bạn định nói “Ngân hàng cung cấp tiền cho cả thành phố” thì có thể lại bị hỏi:

–  Cả thành phố là thế nào ?

–  Cung cấp làm sao ?

Thực ra chinh những câu hỏi chân chất như thế nhiều khi xoáy vào thực chất vấn đề.

Khi bị trẻ con chất vấn liên tiếp như vậy làm mình bỗng nhận thấy

–  Minh có thật sự hiểu về Ngân hàng Nhật Bản ?  hay là mình chả hiểu gì cả ?

Việc này bản thân tôi cũng đã từng trải nghiệm qua chương trỉnh tivi “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM”.

Điểu quan trọng để truyền đạt.

Đó là trước tiên bản thân mình phải hiểu rõ vấn đề, nếu không hiểu chưa chắc gì mình truyền đạt được cho người khác.

Có một chuyện như thế nầy.

Dạo nọ, tôi vô tình nghe trên sóng phát thanh một phát thanh viên mà tôi quen biết đọc bản tin tức, có một chỗ tự nhiên nội dung của nó tôi nghe không vô.

Sau khi phát sóng, tôi đã hỏi thử người ấy.

–  Trong buổi phát sóng hôm nay, có một chỗ bạn không hiểu mà vẫn đọc phải không ?

Y như rằng, do khi đang đọc bản tin đột nhiên mất tập trung, nên ý nghĩa của bản tin cũng đứt đoạn ở ngay phần ấy.

Có sao đọc vậy mà không hiểu gì cả thì người nghe cũng sẽ không hiểu. Đó là lần đầu tiên tôi mới nhận ra được điều nầy.

2. KHÔNG HIỂU THẤU ĐÁO KHÔNG THỂ GIẢI THÍCH CHO DỄ HIỂU ĐƯỢC.

 

Tôi thường ngày cũng là người hay học hỏi.

Đặc biệt tôi học được bài học “Khả năng truyền đạt của mình vẫn hãy còn …”  là khi tôi phụ trách chương trình “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” ở đài NHK.

Những chuyện có liên quan đến “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” tôi sẽ còn thỉnh thoảng đề cập đến, nên tôi xin giải thích một chút về chương trình này.

“TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” là chương trình tivi tổng hợp của đài NHK nhằm mục đích giảng giải các thông tin một cách dễ hiểu nhất cho trẻ em.

Tôi xuất hiện ở chương trình hai năm. Và đã thật sự được học hỏi từ chương trình “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” này . Người tôi chuyện trò nhiều nhất thì chỉ là trẻ em thôi. Trẻ em đối với tôi lúc bấy giờ chính là biên tập viên, đồng thời cũng là thầy tôi.

Những thường thức ở đời người lớn hiểu thì trẻ em không hiểu. Tất nhiên rồi, vì cả kiến thức lẫn kinh nghiệm xã hội các em đều ít hơn người lớn.

Đối với trẻ em làm sao để truyền đạt một cách dễ hiểu những sự kiện, biến cố, sự việc đang xảy ra trong xã hội này ? Điều đó thật khó khăn !

Việc làm cơ bản của chương trình nầy trước tiên là những bản tin dành cho người lớn, đài NHK sẽ viết lại thành bản tin dành cho trẻ em. Rồi đọc cho các em nghe bản tin đã viết lại đó trước khi đưa ra phát sóng. Nếu các em nói “chưa hiểu”  thì phải sửa cho đến khi nào các em hiểu thì thôi.

Ở đài truyền hình, tòa báo, nhà xuất bản có một vị làm nhiệm vụ là “biên tập viên bàn giấy”, Vị biên tập viên nầy là một phóng viên sẽ chỉnh sửa lại cho dễ đọc những bản tin mà phóng viên lấy tin tại hiện trường đã viết, phải xác nhận tính xác thực của bản tin, và phải ra chỉ thị cho phóng viên lấy tin. Nếu vị biên tập nầy không OK thì bản tin ngày hôm đó sẽ không ra mắt được. Mặc dù là phóng viên nhưng cơ bản là làm việc ở bàn giấy nên được gọi là biên tập viên bàn giấy.

Trong chương trình “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” nếu bị mấy đứa trẻ tham gia nói “không được” thì là không được, nên mấy đứa trẻ này cũng là biên tập viên.

Do bị bọn trẻ trong chương trình bảo là “không được” nên nhân viên chúng tôi tìm tòi học hỏi được nhiều, và vì thế bọn trẻ cũng là thây của chúng tôi.

Câu hỏi về Ngân hàng Nhật Bản lúc nảy cũng nằm trong tình huống đó. Bị bọn trẻ hỏi “Ngân hàng Nhật Bản là cái gì ?” thì thật là bất ngờ đã không trả lời được. Đây chỉ là những từ ngữ mà phóng viên báo chí, phát thanh viên sử dụng hàng ngày thôi nên cảm thầy sốc thật. Vì thế chỉ đơn giản mình hiểu, mình nhớ thôi là chưa đủ.

Ví dụ những thuật ngữ khoa học khó cứ nhảy múa trên mặt báo, vì mọi người thường ngày hay sử dụng nên mình lén tìm hiểu trước để không phải xấu hổ khi bị hỏi đến.

Việc nầy có lẽ là một sự thận trọng chu đáo, nhưng khi mình thấy rằng “ À thì ra là thế. Nó là như vậy à”, chỉ như vậy thôi vẫn chưa thật sự là hiểu. Nếu trong kỳ thi trắc nghiệm mình có thể đáp trúng chứ chẳng may mà giải thích để ai đó hiểu thì sẽ ngọng nghịu mãi mà không nói cho suôn sẻ được.

Nhất là để truyền đạt sao cho người không biết chút nào về vấn đề đó hiểu, mà nếu mình không hiểu chính xác không thể nào làm được. Bằng sự nhớ mang máng, kiến thức không vững, hiểu biết nông cạn chắc chắn sẽ không làm cho đối tác thông hiểu được.

Khi ta tìm hiểu điều gì, không chỉ dừng lại ở ý nghĩ “muốn học”, “muốn biết”, mà nếu mình ý thức đến cả việc nên làm thế nào có thể giảng giải cho người hoàn toàn không biết gì cũng hiểu được thì sẽ nâng cao hơn sự hiểu biết của mình lên một cách đáng kể. Khi hiểu thấu đáo rồi ta mới bắt đầu có thể nói chuyện với người khác một cách đơn giản, chính xác.

 

3.  SÁCH GIÁO KHOA KHÓ HIỂU

Nhằm chế tác chương trình “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” phải đọc tìm hiểu rất nhiều tài liệu, sách tham khảo nên lúc đó tôi mới để ý đến một điều.

Điều đó là “SÁCH GIÁO KHOA VÀ SÁCH THAM KHẢO VÔ CÙNG KHÓ HIỂU”.

Việc giải thích về “Ngân hàng Nhật Bản” lúc nảy cũng rơi vào tình trạng đó, bên cạnh đó những giải thích khó tiếp cận thì lại rất nhiều. Thật ngạc nhiên về điều nầy.

Khi nêu lên vấn đề về “Dự toán ngân sách nhà nước” trong chương trình giáo khoa giải thích “Vì nhà nước thiếu tiền nên mượn tiền nhân dân, số tiền mượn đó gọi là công trái”. Thì ngay ngày hôm sau, ở chương trình có một bưu thiếp của một bé xem đài gửi đến.

–   Nếu nhà nước thiếu tiền thì sao không in thêm tiền ?

Câu hỏi rất thú vị, đồng thời cũng có thể xem đây là một ý kiến hay.

Thế nhưng nếu là người lớn thì sẽ biết rằng nếu nhà nước cứ tự ý in tiền áo ào ra thì sẽ lạm phát mất. Và cũng sẽ biết đó không phải là cách có thể thực hiện đơn giản như vậy.

Hoặc là Ngân hàng Nhật Bản phát hành tiền thì độc lập với chính phủ, nên để in tiền cần phải sửa đổi luật pháp, và lại phải đưa ra loại “tiền chính phủ”  khác với tiền của Ngân hàng Nhật Bản. Chuyện nầy chính vì vậy mà lại trở nên rắc rối.

Nói gì đi nữa nếu là bạn, bạn sẽ giải thích như thế nào cho bọn trẻ cái cơ cấu “Nếu chính phủ tự ý in tiền ra ào ào thì sẽ trở nên lạm phát”.

Thật là khó nhỉ ! Nhất là giải thích đến cơ chế lạm phát thì thật gay go.

Phải bắt tay giải quyết vấn đề khó khăn nầy thôi, tôi đã lần lượt đi tìm hiểu ở sách giáo khoa, sách tham khảo về kinh tế học. Thế nhưng, trong các nguyên nhân của lạm phát thì chỉ ghi là “lạm phát do giá cả tăng vọt (cost push inflation), lạm phát do cung không đuổi kịp cầu (demand pull inflation) v.v…”. Còn giải thích một cách căn bản thì trong cả sách giáo khoa lẫn sách tham khảo đều không thấy.

Giải thích điều căn bản một cách căn cơ, dễ hiểu –  khó như thế nào mà rất nhiều nhà chuyên môn đều muốn né tránh nhỉ ?

Đành chịu thôi ! Tôi không dựa vào sách giáo khoa và sách tham khảo nữa, mà tự mình suy nghĩ.

Chà tôi đã giải thích cơ chế phát sinh lạm phát cho trẻ em như thế nào nhỉ ?

Điều này thì …

Nếu viết ra đây dài dòng lắm nên trong quyển sách nầy tôi không đề cập đến. Quý vị nào quan tâm xin đọc tác phẩm “ĐÂY LÀ TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” của tôi (Tủ sách Shueisha).

 

4.  ĐẦU TIÊN LÀ BIẾT ĐIỀU MÌNH KHÔNG BIẾT

Ra đời đi làm nhiều năm rồi có lẽ chúng ta cố biết mọi chuyện trên đời, nhưng thực ra vẫn có rất nhiều chuyện chưa biết.

Bằng chứng cho điều nầy là rất nhiều người lớn là fan hâm mộ của chương trình “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM”, rõ ràng đây là một chương trình làm cho trẻ em mà.

Tôi bắt đầu cảm nhận được việc người lớn cũng không lý giải được hết tất cả các nội dung của các bản tin.

Khi ngân hàng Nhật Bản nâng lãi suất lên, nếu giải thích rằng “Ngân hàng Nhật Bản là cơ quan ấn định mức lãi đối với vốn mà các cơ quan tín dụng vay và cho vay, và họ đã nâng mức lãi suất này lên” thì nhiều cuộc điện thoại gọi đến kêu ca rằng “sao không giải thích nó là tỷ lệ lãi suất quy định ? ”. Thực ra Ngân hàng Nhật Bản đã ngưng việc quyết định lãi bằng tỷ lệ lãi suất quy định lâu rồi.

Hoặc như khi giải thích “Tiền hưu trí là xuất phát từ tiền bảo hiểm của những người trẻ đóng vào rồi đem trao cho người già”. Thì có rất nhiều cuộc điện thoại phản đối của các cụ già rằng “Chúng tôi không nhận sự chu cấp của những người trẻ. Mà là tích cóp tiền bảo hiểm chúng tôi đóng từ ngày xưa, giờ chúng tôi nhận lại”. Đây cũng là một định kiến. Bây giờ chế độ đã thay đổi, và qua đó chúng ta biết rằng rất nhiều người già đang nhận lương hưu nhưng không hiểu được cơ chế lương hưu.

Và thực ra rất nhiều người không hiểu mà lại cho rằng mình đã hiểu.

Ví dụ từ “bắt giam” xuất hiện trên báo chí thường ngày. Nhưng lệnh bắt là một tờ lệnh tống giam do ai đưa ra quý vị có biết không ?

Nhiều người nghĩ rằng đó là cảnh sát.

Vậy là không đúng rồi. Chính xác là quan tòa.

Nhưng chỉ biết vậy thì chưa thể nói là “tôi đã biết” được. Mà phải thử suy xét cho đến cùng xem tại sao lại là quan tòa nhé.

Nếu cảnh sát có thể tự do phát hành lệnh bắt giam thì chính điều đó làm cho quốc gia trở thành quốc gia cảnh sát rồi. Có thể đảm bảo nhân quyền cho nhân dân, am hiểu về luật pháp, có thế phán đoán khách quan bằng con mắt của một người thứ ba thì bạn nghĩ đó là ai ? người thích hợp cho nhiệm vụ nầy chính là quan tòa.

Đào sâu suy nghĩ tìm tòi sự việc để hiểu đến đó mới có thể gọi là “hiểu” được.

Làm chương trình “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” tôi cảm nhận được việc có rất nhiều người không hiểu sự khác nhau của “TỔNG CỤC CẢNH SÁT”  “SỞ CẢNH SÁT THỦ ĐÔ” và cả “VIỆN KIỂM SÁT”.

Vì có câu hỏi gửi tới chương trình “TỔNG CỤC CẢNH SÁT và SỞ CẢNH SÁT THỦ ĐÔ khác nhau như thế nào ? ” nên chúng tôi đã dùng mô hình để giải thích sự  khác nhau của hai nơi nầy.

Rồi có phản ứng từ phía khán giả xem chương trình “chúng tôi đã hiểu rất rõ về sự khác nhau của Tổng cục cảnh sát và Sở cảnh sát thủ đô rồi”, ôi thật là mệt mỏi !

Tiện thể, Tổng cục cảnh sát là cơ quan nhà nước tập trung các đơn vị đầu não cảnh sát trên toàn quôc, Sở cảnh sát thủ đô hay nói khác đi là “Trụ sở chính của cảnh sát thủ đô Tokyo”. Lảnh đạo cao nhất của Tổng cục cảnh sát là Tổng cục trưởng, Lảnh đạo cao nhất của Sở cảnh sát thủ đô Giám đốc sở. Và ở Viện kiểm sát có Viện trưởng, Viện kiểm sát là cơ quan kiểm tra các nội dung mà cảnh sát đã điều tra, để khởi tố lên tòa án, hoặc sẽ tiến hành điều tra riêng.

Israel và Palestine hiện giờ vẫn còn đang tranh chấp với nhau, nhưng rất ít người hiểu được bối cảnh đó. Phải chăng rất nhiều người không biết chuyện không chỉ đạo Do Thái (Judaism), mà đạo Cơ Đốc (Christian) và đạo Hồi (Islamism) đều lầy “Kinh Cựu Ước” làm kinh thánh, và cả ba tôn giáo nầy, có thể nói đều có mối quan hệ anh em.

Thường ngày, dẫu nghe hay xem những tin tức viết “Phe quá khích của chủ nghĩa nguyên lý Islam …” hay là “tổng thống Mỹ tuyên thệ trước chúa …” chắc là rất ít người hiểu tường tận.

Mình mà không hiểu rõ thì làm sao truyền đạt một cách chính xác, dễ hiểu cho người khác được.

Tôi biết rất nhiều chuyện mình không biết là nhờ những “câu hỏi mộc mạc” của các em thiếu nhi. Hoặc giả nhờ đó mà biết dù chuyện mình đã biết đi nữa nhưng có nhiều người lớn khác không biết.

Những thắc mắc của họ đôi khi cũng chạm đến những vấn đề cốt lõi.

–  Nè, tại sao đạo Do Thái và đạo Hồi lại tranh chấp nhau ?

–  Người Cơ Đốc Giáo theo phe đạo Do Thái hay là đạo Hồi ? Tại sao vậy ?

–  Tôn giáo của Nhật Bản là gì vậy ?

Người có thể trả lời chính xác cho những thắc mắc nầy chắc không nhiều.

Do đó, trước tiên “mình phải biết những chuyện mình không biết”.

Để nâng khả năng truyền đạt cần phải lưu ý đến điều đó.

 

5.  NẾU KHÔNG KHIÊM TỐN THẤY ĐƯỢC BẢN CHẤT SỰ VIỆC

Xem vậy thấy rằng muốn nâng cao khả năng truyền đạt, bản thân mình cần phải nắm thật chắc vấn đề muốn truyền đạt.

Vậy làm thế nào để nắm chắc vấn đề ? Để làm được điều này, việc cần làm trước tiên của quá trình nắm bắt là phải biết được “ta chưa biết cái gì ?”. Điều quan trọng nữa là phải có sự băn khoăn đối với điều ta chưa biết đó.

Đây là câu chuyện về tôi lúc còn trẻ.

Tôi làm phóng viên của đài NHK, trực thuộc câu lạc bộ phóng viên Sở cảnh sát thủ đô, phụ trách mảng tài liệu về các vụ án giết người.

Tôi nghe chuyện từ các cảnh sát, và những người ở hiện trường rồi về viết tin. Bản tin đó đài truyền hình đã phát đi, nhưng sáng hôm sau, khi mở tờ báo ra thấy đăng một cái tin mà tôi không biết nên tôi rất bất ngờ.

Chăc chắn đã cùng đi đến một nơi, nhìn cùng một sự việc, và cùng nghe những người ở tại hiện trường kể lại, thế mà câu chuyện viết ra hoàn toàn khác nhau.

Việc nầy chỉ đơn giản là do tôi chưa đủ năng lực lấy tin, nhưng với tôi lại là điều khá là hụt hẩng. Một bài học để mình hiểu như thế nào là “chẳng hiểu gì”.

Ở đó có một sự thật, mình đã viết sự thật đó. Nhưng ở đó còn một sự thật khác, mà mình thì hoàn toàn không để ý đến, chỉ nhìn một mặt của vấn đề, tin rằng mình biết, rồi viết lên bản tin.

Lúc đó, tôi cảm nhận được “ nổi sợ với cái niềm tin về sự hiểu biết của mình”, và cũng thấm thía mình “ cần phải khiêm tốn trước sự việc và sự thật”

Dù tự tin rằng mình biết đi nữa, nhưng sự thật là bất cứ ai cũng có hàng núi điều chưa biết. Nếu khiêm tốn mình sẽ thấy nó. Nói ngược lại, nếu không khiêm tốn thì chẳng thấy gì cả và sẽ không trưởng thành, không tài giỏi được.

Ví dụ một người kinh doanh trẻ ở độ tuổi hai mươi họ làm bản báo cáo như thế nào nhỉ ?

Một bản báo cáo đúc kết rất tốt mọi vấn đề, bản thân họ nghĩ rằng mình đã làm rất chỉnh chu.

Nhưng không hiếm trường hợp dưới mắt của cấp trên, của các bậc đàn anh bản báo cáo đó vẫn có nhiều chỗ ấu trĩ, và nội dung thì còn phải cố gắng nhiều nhiều hơn nữa.

Nếu tự cho rằng “Bản báo cáo của mình là hoàn hảo”  “Không một chút sai sót” thì sự trưởng thành của mình chắc chắn sẽ vì thế mà chựng lại.

Thuở còn là một phóng viên mới ra lò của NHK, những bản tin do mình đi thực tế viết được hay bị phê “Hãy điều tra cho kỹ hơn mối tương quan thật sự ở đây” hoặc “Hoàn toàn không hiểu ý muốn nói gì”  và bị trả bài lại là chuyện cơm bữa.

Lúc đó dù có bực tức thế nào đi nữa nhưng nếu đã bị phê như vậy thì chỉ có đúng là như vậy thôi.

Ít ra trong những trường hợp truyền đạt bằng văn tự, nếu không nghe ý kiến của người khác thì bạn không thể nào giỏi lên được. Nhất là những người có tự tin không căn cứ vào khả năng văn chương của mình thường tự hài lòng với với chính mình, nên họ viết mà không nghĩ đến cương vị của người đọc.

Vì vậy, trước tiên hãy bắt đầu từ việc chăm chú lắng nghe ý kiến của người khác một cách khiêm tốn.

6.  LẤY CÁI GÌ  –  BỎ CÁI GÌ

Người kinh doanh cũng nên tham khảo công việc của một biên tập viên để viết các văn bản như bản báo cáo chẳng hạn.

Công việc biên tập là loại công việc rất khó mường tượng nếu bạn không thuộc ngành xuất bản, các biên tập viên tạp chí, hay sách báo thì nào là phải đặt ra kế hoạch, phải trao đổi với nhà văn hay người viết, rồi kiểm tra bản thảo những người đó đã viết. Và làm cả những việc như nghĩ cách bố trí bài, cách thu thập tư liệu. Cũng có khi tự mình đi thu thập tư liệu và chấp bút.

Khi đăng các sự kiện mà mình đã thu thập lên tạp chí không có nghĩa là đăng hết những gì mình thu thập được. Vì trang báo có giới hạn, và cũng không cần phải đăng những chi tiết không quan trọng. Điều đó đòi hỏi phải có năng lực chọn lựa  nên góp nhặt sự việc nào, đẽo gọt sự việc nào. Có thể nói đó là khả năng đánh giá chuyện cần và chuyện không cần đăng.

Khả năng đánh giá nầy chưa được trang bị đầy đủ ở những nhà văn, phóng viên mới vào nghề. Bản tin nhồi nhét quá nhiều chi tiết, sẽ làm người đọc không hiểu chủ yếu người viết muốn truyền tải điều gì.

Ví dụ, trên cột báo chứa được khoảng một ngàn chữ, chất lên ba,bốn đề tài. Nội dung bản tin tản mạn, người đọc khó mà hiểu ý muốn nói gì.

Trong chương trình truyền hình cũng thế, để làm chương trình phát sóng một tiếng đồng hồ, phải đi lấy tin mấy chục tiếng, rồi thu vào băng video, tất nhiên không phải  phát sóng hết toàn bộ phần đó. Phải chọn lọc lại, rồi biên tập và phát sóng chỉ phần cốt yếu nhất thôi.

Việc chọn lựa nầy là một trong những nghiệp vụ chủ yếu của biên tập. Các phóng viên và nhà văn dần dần tích lũy kinh nghiệm thực tế mới biết nên chọn cái nào, bỏ cái nào. Tuy nhiên với tâm lý “ tôi muốn thể hiện cái này, tôi cũng muốn thể hiện cả cái kia ”  khó mà dứt bỏ được.

Những lúc như vậy tốt nhất ta nên nhờ những người khác như biên tập viên chẳng hạn xem dùm, và lắng nghe ý kiến của họ.

Kết quả, có khi sẽ bị góp ý “Chỗ nầy tôi thấy không cần thiết lắm, đúng không ?”. Nhưng người viết bài thì nghĩ “Đó chính là điều tôi muốn chuyển tải” nên cãi lại. Và có khi lại nghĩ rằng tốt hơn là mình đừng nhờ xem”.

Trong trường hợp đó, nhờ người khác xem dùm là bất lợi hay sao ? Không phải như vậy, vì kết quả của cuộc trao đổi này đa phần sẽ đi đến một chiều hướng tốt đẹp hơn.

–  Có thể bạn sẽ được những lời góp ý như “Câu chuyện như vậy khá thú vị đấy. Nhưng với cách viết này không thể làm xúc động trái tim người đọc. Bây giờ nếu cậu cứ thử viết câu chuyện theo đúng tinh thần mà cậu đã kể xem sao ?” hoặc là “Nếu phần kết luận ta cho mạo hiểm một tí thì sao nhỉ ?”…

Thường hể tự một mình mình làm tất cả, mình rất dễ tự bằng lòng với chính mình. Điều này không chỉ là nhà văn hay phóng viên, mà ngay cả các nhà kinh doanh cũng thế. Vì vậy nên chăm chú lắng nghe một cách khiêm tốn lời khuyên bảo, góp ý của cấp trên hay đàn anh đáng tin cậy.

 

7.   QUÁ KIÊU HẢNH SẼ KHÔNG TIẾN BỘ

Việc khiêm tốn lắng nghe ý kiến của người khác rất quan trọng. Trên đời nầy có rất nhiều người quá tự tin.

–  Tớ rất thông minh.

–  Tớ rất giỏi giang.

–  Thành quả kinh doanh không ai vượt qua được tớ .

–  Nếu mà nói đến việc động não thì tớ chẳng thua ai.

Đó chính là những người quá tự tin. Tự tin bản thân nó là điều rất tốt. Mất tự tin sẽ thiếu nhuệ khí, khó có thể hoàn thành công việc mỹ mản được. Nhưng quá tự tin sẽ trở nên kiêu kỳ ngạo mạn, không thèm học hỏi người khác.

Điều này cũng có thể nói là có liên quan đến năng lực viết văn và nghệ thuật nói chuyện.

–  Tớ rất giỏi văn.

–  Về nghệ thuật ăn nói thì tớ rất đắc ý. Nói về giao tế thì tớ chẳng thua ai.

Có tự tin, thế là tốt rồi. Nếu có tự tin như vậy tốt hơn ta hãy âm thầm hun đúc nó trong lòng. Vì dù bạn có thật sự giỏi văn chương, hay có cách nói chuyện hấp dẫn đi nữa thì vẫn còn rất nhiều điều mình cần học hỏi để vươn cao. Trong khả năng truyền đạt dù có tự tin hay không có tự tin đi nữa thì điều quan trọng nhất là “biết lắng nghe”. Với ý kiến của người khác thì “khiêm tốn”

Cầu thủ Ichiro không cần luyện tập nữa ư ?

Bakusho Mondai đang lơ là việc nâng cao tay nghề à ?

Chắc chắn là “không có” rồi

Khi còn trẻ tôi có quen  một người rất tự tin vào những bản tin mình viết đến độ không chịu nghe chỉ thị của các biên tập viên là phải sửa lại bài, và cũng không xem lại bản tin mà biên tập viên đã sửa cho. Tôi thấy cuộc đời về sau của người nầy không trưởng thành mấy trong việc viết tin và ký sự.

Tôi có quen biết với một viên chức trong Cục cảnh sát trung ương, con người nầy sao mà quá tự cao và nói chuyện hay ra vẻ ta đây, rồi người đó không biết tự lúc nào biến đi đâu mất.

Ngược lại, có một người thẳng tính biết nghiêm túc lắng nghe ý kiến thì nhanh chóng thăng tiến, lên đến chức thứ trưởng – một lảnh đạo cấp cao trong nội các.

Nhìn lại cuộc đời phóng viên ba mươi mấy năm, một điều rõ ràng có thể nói là những người kiêu hãnh quá mức thì chỉ đến đó thôi. Sự kiêu hãnh vô nghĩa chỉ làm cản trở, làm lở đi những cơ hội thăng tiến một cách lảng xẹt. Và thật phí công.

 

8.  HỎI THÌ XẤU HỔ NHẤT THỜI – KHÔNG HỎI CẢ ĐỜI TỦI HỔ.

Người kinh doanh vốn dĩ không phải là một người chuyên nghiệp về nói hay viết. Về nói chuyện có lẽ đó là chuyên môn của người dẫn chương trình, phát thanh viên, người kể chuyện cười, người tấu hài… Còn nói về viết đó là chuyên môn của các nhà văn, nhà phê bình, ký giả báo, phóng viên …

Dù có nói giỏi viết hay đi nữa, ít ra người kinh doanh nên biết mình không phải là chuyên gia trong lĩnh vực đó. Giác ngộ được điều nầy khả năng truyền đạt của mình sẽ tiến bộ.

Hơn nữa dù là chuyên môn đi nữa, mà không mang tâm trạng khiêm tốn học hỏi, sự trưởng thành cũng chỉ đến đó. Nơi nào trên thế giới này cũng vậy thôi.

Trước tiên nên luôn nghĩ rằng “minh chẳng biết gì cả” và luôn học hỏi ở người khác. Chỉ cần mình với tư thế đó khả năng giao tiếp sẽ nâng cao đáng kể.

Nhất là khi còn trẻ có lẽ bạn đã từng bao nhiêu lần thất bại vì làm cho đối tác nổi giận, tổn thương, và hiểu lầm. Những lúc như thế tôi muốn bạn đừng tự khép kín mình, đừng chán nản, mà hãy tiếp tục mở lòng, tiếp tục giao tiếp. Nhờ vậy khả năng truyền đạt của bạn sẽ tiến triển rất nhiều.

Và những người trẻ, đặc biệt là trước khi quá trễ, hãy biết “xấu hổ”.

Những người kinh doanh trẻ ở độ tuổi 20 tất nhiên phải tự biết rồi, còn những người cốt cán cho dù ở độ tuổi ba mươi, bốn mươi đi nữa nếu không sợ xấu hổ thì nên bắt tay vào công việc với tư thế muốn được học hỏi những điều mình chưa biết.

Có câu nói “Hỏi thì xấu hổ nhất thời, không hỏi cả đời tủi hổ”. Đúng như vậy ! Chỉ bằng chuyện muốn được học hỏi bạn tiếp thu thêm kiến thức mới, và điều chắc chắn nữa là sẽ làm tăng thiện cảm của đối tác. Nhưng điều tối kỵ là không phải bất cứ cái gì cũng nghe người ta, nếu bị hoang mang thì xem như thất bại.

Đương nhiên, ngoài sự nổ lực của bản thân có giới hạn của mình ra, chính tư thế luôn chân thành lắng nghe những điều minh chưa hiểu biết là điều quan trọng nhất.

 

9.  ĐỂ TRỞ THÀNH NGƯỜI GIỎI NGHE

Đối với người phụ trách kinh doanh, thái độ biết lắng nghe đối tác rất quan trọng.

Liệt kê những ưu điểm của sản phẩm, cái nào nổi trội như thế nào…chỉ là đơn phương phía nhà kinh doanh nói, nhưng kết quả nằm ở việc sản phẩm đó có bán chạy hay  không ?

Tất nhiên việc giải thích các ưu điểm của sản phẩm là cẩn thiết, nhưng trên cả việc giải thích thì ta nên nghe đối tác nhận xét, và ghi nhận điều đó.

Gợi ý để đối tác nói ra điều họ muốn nói, mình lắng nghe bằng sự chân tình, thán phục, gật gù tán thưởng sẽ làm cho đối tác càng hăm hở nói ra.

Được người khác nghe chuyện của mình sẽ rất vui. Lại được người lần đầu gặp mặt nghe chuyện của mình một cách chân tình, càng cảm động và nhớ hơn. Họ tự nhiên cảm thấy gần gũi, thiện cảm hơn với người chịu khó lắng nghe mình.

Khách hàng không lựa chọn sản phẩm mà họ lựa chọn người bán sản phẩm.

Với vai trò phụ trách kinh doanh nếu lắng nghe khách hàng nói, ta sẽ biết khách cần cái gì. Rồi ta có thể chào mời sản phẩm của mình như “Thế anh thấy sao với sản phẩm nầy ?” bằng tâm trạng “Tôi đang chờ anh góp ý” đang sẵn sàng lắng nghe, và nhũn nhặn với những lời chê bai bình phẩm của khách hàng.

Như vậy càng được thiện cảm, tin cậy hơn và càng rèn dũa được năng lực truyền đạt của mình.

10.  BÍ QUYT ĐƯỢC HÂM M CA V6 INOHARA VÀ TOKIO KOKUBU

(Chú thích của người dịch: INOHARA là một ca sĩ nổi tiếng trong nhóm nhạc V6. KOKUBU TAIICHI là diễn viên, ca sĩ nổi tiếng trong nhóm TOKIO của Nhật Bản)

Nếu nói về ấn tượng tốt, người ta sẽ nghĩ đến những người nổi tiếng như INOHARA YOSHIHIKO của nhóm nhạc V6 và KOKUBU TAICHI của nhóm TOKIO.

Đây là chuyện khi tôi xuất hiện trên chương trình R30 của truyền hình TBS (phát sóng khu vực KANTO) . Tôi được làm khách mời, và hai người phỏng vấn.

Gần một tiếng đồng hồ hầu như chỉ mình tôi nói chuyện, chẳng những không mệt mà còn rất sôi nổi hào hứng. Sau khi thu hình xong, tôi tự hỏi sao mà mình lại có thể nói chuyện hùng hồn đến như vậy nhỉ ?  lúc đó mới chợt nhận ra rằng vì họ đã  khéo khơi chuyện cho tôi.

–          Ngoài những câu đương nhiên như  “ Ồ ! Vậy sao”, còn những câu như :

–          Hấp dẫn quá ?

–          Ôi thật tuyệt vời !

–          Ồ ! vậy mà tôi đâu có biết.

–          Rồi sao nữa ?

–          Chỉ cho tôi với.

… những câu như thế cứ dồn dập đến.

Hơn nữa họ còn nghe bằng cả điệu bộ, cử chỉ tung hứng, rướn người theo, hoặc mắt sáng lên. Như vậy thì ai mà không hào hứng để nói.

Mình sẽ nghĩ chắc là họ có thiện cảm với mình lắm đây, nếu vậy mình càng yên tâm là mình đang được mến mộ.

 

11.  ĐỪNG CHỈ NÓI CHUYỆN CỦA MÌNH

Chuyện về các cuộc họp mặt cựu học sinh. Một là cuộc họp mặt cựu học sinh cấp ba, và một là cuột họp mặt cựu sinh viên đại học. Lần nầy tôi lại có một trải nghiệm lý thú.

Trước tiên là buổi họp mặt các bạn học hồi cấp ba. Trong buổi họp nầy các bạn nữ đến rất đông.

–          Á ! lâu quá không gặp.

–          Khỏe không ?

Về khoản trao đổi như thế nầy buổi họp mặt bạn cũ nào cũng na ná như nhau, thế nhưng tiếp theo sau đó thì thật là chịu không nổi.

–   Tôi gần đây thì … cho nên … Do đó …

Nhiều người cứ dài dòng lê thê kiểu như thế. Lúc đầu còn có hứng thú nghe, nhưng cứ bắt phải nghe mãi thì phát chán. Tất nhiên, nguyên nhân là do bị bắt phải nghe câu chuyện chỉ từ một phía.

Đến khi đi họp mặt bạn đại học cũ, phải nói tôi rất ngưỡng mộ với sự giao tiếp khá ấn tượng của các bạn. Không phải chỉ báo cáo riêng tình hình của mình, mà còn bắt bạn bè phải kể về tình hình của họ gần đây thế nào.

Khi nghe thì lắng nghe rất chăm chú, lúc thì gật gù, lúc lại ra vẻ đăm chiêu suy nghĩ, lúc thì búng tay một cái… Tất cả đều có sự cân đối hài hòa giữa người nói và người nghe, những lúc như vậy thời gian dường như qua quá nhanh thoắt một cái đã hết.

Không khí của hai cuộc họp mặt nầy sao lại khác nhau đến thế nhỉ ? Phải chăng vì một bên là cấp ba còn một bên là đại học ? Bạn cấp ba là bạn của thời còn quá trẻ, nên cứ thoải mái nói toàn nói chuyện của mình. Hay vì có một kiểu thỏa hiệp nào đó ?

Không phải ! không thể nào nghĩ ra được nguyên nhân của nó.

Những người dài dòng lê thê kể lể chuyện mình có lẽ phần lớn họ không làm việc ở công ty, hoặc  không có kinh nghiệm nói chuyện, có thể gọi họ bằng từ “thiếu bản lĩnh xã hội

Tất nhiên cũng tùy người, không thể quơ đũa cả nắm được. Nhưng tôi thấy dường như việc này xảy ra do sự chênh lệch về cách giao tiếp.

Ngay cả nhà kinh doanh nhiều khi cũng chỉ nói toàn chuyện của mình. Như vậy liệu khả năng giao tiếp của họ có cao không ? Có thể giao tiếp tốt với người trong và ngoài công ty không ? “Nói chuyện hấp dẫn”, “nói chuyện khéo” là một năng khiếu, và có thể là vũ khí quan trọng đối với người làm công việc kinh doanh.

Nhưng chỉ vậy thôi không có nghĩa là có thể giao tiếp thành công được. “Có thể nghiêm túc lắng nghe câu chuyện của đối tác” cũng là một tố chất đỏi hỏi ở người kinh doanh. Những người thờ ơ với điều đó khó có thể hoàn thành công việc tốt được.

 

12.  PHẢI THƯỜNG XUYÊN NÓI “Ồ ! VẬY SAO ?” VỚI ĐỐI TÁC

Phản ứng nào cho thấy năng lực truyền đạt của mình khá lên ? Trước tiên nhìn vào biểu hiện của người nghe. Nếu biểu hiện không có gì thay đổi, hay có vẻ lãnh đạm là họ không hứng thú lắm với câu chuyện của bạn.

Ngược lại, hể có quan tâm đến câu chuyện của bạn thì thường người ta sẽ thốt ra những câu như “ồ ! vậy sao”. Những câu từ như “ồ ! vậy sao” chính là thước đo điều đó.

Khi phát biểu trước hội nghị, hay giới thiệu sản phẩm mới ở nơi giao dịch mình phải để ý xem người nghe phản ứng chỗ nào. Ngay chỗ mình nghĩ là rất hấp dẫn thì tất nhiên họ biểu hiện “ồ ! vậy sao” và cũng có khi biểu lộ thích thú ở những chỗ mà mình không nghĩ đến.

Khi nhận được sự phấn khởi ở những chỗ mình không nghĩ đến, thì sau đó mình phải xác nhận lại xem lời trình bày của mình tại sao lại lưu loát đến thế. Nếu hiểu được bí quyết đó, trong lần phát biểu sau chắc chắn mình có thể sử dụng nó.

Không chỉ những lời giới thiệu hay báo cáo kế hoạch mà cả những buổi nói chuyện thường ngày ta cũng để ý xem khi nào người nghe phản ứng “ồ ! vậy sao ?” ghi nhớ nội dung của khi đó, khi nói chuyện với người khác ta cũng thử dùng nó để diễn đạt.

Để làm tăng được những biểu hiện như “ồ ! vậy sao ?” nầy, đầu tiên bản thân mình cũng cần phải nghĩ “ồ ! vậy sao ?”. Thường thường hể truyền đạt cho người khác điều mà mình không mấy lý thú thì người khác cũng chẳng hứng thú gì. Để có được điều đó, mình phải tìm kiếm những cái thú vị phù hợp với mình. Việc nổ lực tìm kiếm những điều thú vị đó gắn liền với sự nâng cao khả năng diễn đạt của bản thân mình.

CHƯƠNG 2. LÔI CUỐN NGƯỜI NGHE

 

13.  (1)  HỌC CÁCH  GÂY SỰ LÔI CUỐN TỪ PHIM ẢNH VÀ KÝ SỰ NHIỀU KỲ.

Chắc quý vị đã từng xem loạt phim Điệp viên 007? Trong phần mở đầu – thường cảnh đầu tiên đập vào mắt bạn là James Bond – điệp viên 007 đánh bom một nơi nào đó, hoặc ám sát một ai đó. Kế tiếp các pha hành động được khai thác như Bond bị kẻ địch phát hiện, bị rượt đuổi, chạy trốn. Hứa hẹn ( ? ) một cuộc đấu súng sẽ diễn ra làm người xem hồi hộp căng thẳng nghĩ :

–  Rồi sao nữa ? Chuyện gì sắp xảy ra ?

Lúc này tựa phim bắt đầu hiện lên, rồi James Bond được Cục tình báo Anh ở Luân Đôn gọi đến giao nhiệm vụ. Bối cảnh là những vấn đề khó khăn của tình báo quốc tế. Ví dụ, kể lại các hoạt động khủng bố ở Montenegro, sự tân công và bảo vệ quanh việc vận chuyển dầu ở eo biển Bosporus.

Truyện phim rắc rối, phức tạp, nếu không nghiêm túc dẫn giải người xem không hiểu được.

Nhưng nhờ phần dạo đầu khán giả đã bị thu hút vào màn ảnh, nên sự thích thú đó vẫn còn kéo dài tiếp tục. Phía người xem cứ liên tục nôn nóng bởi trong bối cảnh quốc tế đó các sự kiện ám sát, đánh bom đã diễn ra và sắp đến chuyện gì lại xảy ra ? Sự cuốn hút càng tăng lên cùng với sự hả hê khi người xem đoán được bí ẩn trong các pha hành động. Rồi nghĩ “ Ôi ! hay quá !”

Thế cái gì đã gây sự cuốn hút đó ?

Phim nầy nếu bắt đầu từ bối cảnh khó khăn của ngành tình báo quốc tế có lẽ sẽ không kích thích được sự thích thú từ phía khán giả. Họ sẽ ngoảnh mặt đi “phim gì mà chán ngắt” thế là thua rồi ! Phim ảnh về cơ bản là loại hình giải trí, nên đương nhiên phải là để giải trí.

Việc cần phải gây sự lôi cuốn không phải chỉ giới hạn ở phim ảnh. Ngay như trong những bài ký sự nhiều kỳ cũng vậy.

Các tin tức nổi bật như “Đại biểu Murakami Yoshiaki bị bắt” hay “Cúp bóng đá thế giới – Italia vô địch” thì ai cũng quan tâm, nên dù ta không phải dốc công lắm cũng rất nhiều người đọc.

Nhưng những ký sự nhiều kỳ mới toanh khó lòng mà được như vậy, muốn có người đọc phải chuẩn bị thật chu đáo.

Do đó phải tạo sự lôi cuốn. Đúng như từ ngữ nầy, nếu không gây được sự lôi cuốn cho độc giả ngay từ đầu sẽ khó thành công. Biết rằng chú tâm đọc mới hiểu, nhưng ta phải nghĩ ra nhiều cách để tạo sự chú ý từ phía người đọc như : loạt bài ký sự nầy có thể mở đầu bằng một đoạn văn hội thoại “”, hoặc bắt đầu từ cụm từ  “Ông A đã quá kinh hãi vì …”.

Để tìm hiểu thêm cách tạo sự lôi cuốn cho tác phẩm ta cũng nên tham khảo từ các phim truyện trên truyền hình.

Phần nhập đề tất nhiên phải tạo sự cuốn hút rồi, nhưng cả khi xen quảng cáo vào ta cũng phải mọi bằng để khán giả không chuyển kênh. Phải biết làm thế nào bắt khán giả cứ phải nghĩ “Chuyện này tiếp đến sẽ ra sao nhỉ ?”

Nếu ý thức việc nầy như một bài tập trau dồi khả năng nói và viết, ta vừa xem vừa phân tích những phim truyện, phim truyền hình, những loạt bài ký sự thuộc loại vừa nói trên, có lẽ sẽ có cách nhìn khác ngay.

 

14.   (2)  KINH TẾ PHỤC HỒI CÓ PHẢI NHỞ NỘI CÁC KOZUMI ?

Nếu như bạn bị bắt buộc phải nói chuyện trước đám đông người. Thì ở đó sự gây chú ý sẽ phát huy uy lực.

Ví dụ, khi tôi giảng về “Kinh tế Nhật Bản”. Đứng trên diễn đàn lời đầu tiên tôi nói là “Kinh tế Nhật Bản đang dần hồi phục. Tại sao ? Đó là nhờ nội các Kozumi”.

Mọi người phản ứng ngay “Hử …” rồi “Quái quỷ cái ông này, ông ta là do thám của nội các Kozumi chắc ?

Nếu là người trong nội các Kozumi nói như vậy thi chẳng nói làm gì, nhưng nếu là phóng viên, ký giả tại sao lại nói như thế, họ ngạc nhiên và khó chịu ra mặt.

Đối với tôi đó là gây chú ý.

–   Nếu nói tại sao là nhờ nội các Kozumi ? Là vì để phục hồi nền kinh tế ông Kozumi đã chẳng làm gì cho chúng ta cả.

Nói đến đây cả hội trường bắt đầu cười ồ lên. Họ đều biết dù có yêu cầu ông Kozumi làm gì đi nữa ông ta cũng chẳng làm cho. Một thủ pháp chính trị xưa giờ là các xí nghiệp kêu gọi chính phủ hãy tăng thêm các công trình công cộng để tìm giải pháp tình thế cho nền kinh tế. Chính phủ tiếp nhận lời kêu gọi đó, phát hành công trái và vay thêm tiền của nhà nước để đầu tư vào các công trình công cộng. Thế nhưng nội các Kozumi đã không làm điều nầy.

Nếu vậy, đương nhiên những người trông chờ vào chính phủ sẽ nản chí, và các xí nghiệp chỉ còn cách tự mình lên kế hoạch tổ chức xây dựng lại. Đổ mồ hôi sôi nước mắt gầy dựng lại cơ ngơi, bằng mọi cách phải gượng dậy đi lên. Kết quả của sự nhọc nhằn đắng cay như thế nền kinh tế mới dần dần hồi phục. Rõ ràng không phải là nhờ ông Kozumi như lúc đầu đã tôi cố tình nói “Nhờ ông Kozumi mà nền kinh tế Nhật Bản phục hồi” .

Tất nhiên tôi có ý mỉa mai, nhưng những người nghe tôi nói sẽ nghĩ “Cái ông Ikekami này tự nhiên lại nói vậy, chắc ông ta sẽ nói chuyện gì đó hấp dẫn lắm đây, để nghe thử xem.”, họ sẽ chăm chú nghe tôi nói.

Thế là chiến lược của tôi đã thành công.

Trong các buổi nói chuyện của tôi có khi tôi cũng bắt đầu bằng những thất bại của mình trong “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM”, những lần cứng họng vì câu hỏi bất ngờ của bọn trẻ tham gia chương trình trong các buổi truyền hình trực tiếp.

Người ta hay thích thú với câu chuyện thất bại của người khác. Còn chuyện tự mãn của người khác cho dù chính đương sự nói đi nữa dù có vui cũng thấy nhạt nhẽo làm sao ! Nhưng những câu chuyện thất bại của tôi thường làm cho người nghe thích thú. Họ không chỉ thích thú, mà họ càng có thiện cảm với tôi hơn “Người nầy không tự mãn, có thể thật thà kể ra những thất bại của mình đúng là một người trung thực”. Ôi chao, tôi lại tự mãn mất rồi !.

 

15.  (3)  TÔI LÀ GORE – NGUYÊN TỔNG THỐNG NHIỆM KỲ KẾ

Gần đây bất chợt tôi thấy “ Ồ ! câu nầy hay thật !”. Đó là câu chào của nguyên phó tổng thống Mỹ – ông Gore.

Ông Gore đã thực hiện bộ phim “An Inconvenient Truth” nói về vấn đề môi trường. Với tư cách là người giới thiệu bộ phim, bước lên diễn đàn, lời đầu tiên ông nói.

–  Tôi là Gore – nguyên tổng thống nhiệm kỳ kế.

Nguyên tổng thống nhiệm kỳ kế”, nghe qua thì không rõ ý gì, nhưng đây là câu nói thể hiện sự bất mãn nổi tiếng mà người Mỹ nào cũng biết. Trong cuộc bầu cử tổng thống năm 2000, khi ông Gore tranh cử với ông Bush, loan báo kết quả kiểm phiếu trên truyền hình, một bên báo “Ứng cử viên Gore đắc cử tổng thống nhiệm kỳ kế”, thế nhưng kết quả kiểm phiếu ở bang Florida lại quyết là ứng cử viên Bush đắc cử, ông không được làm tổng thống, nên ông đã tự day dứt mình như thế.

Cả hội trường cười rộ lên, đó là sự gây chú ý khá tài tình.

Ngược lại, cách truyền đạt không gây được sự chú ý là như thế nào ?  Xin bạn hãy nhớ lại thời còn học tiểu học, ví dụ khi viết về buổi dã ngoại có bao giờ bạn viết như dưới đây chưa ?

Buổi sáng thức dậy thấy trời đẹp, lòng vui rộn ràng. Rửa mặt xong vào ăn sáng, rồi vác ba lô lên vai, leo lên xe buýt đi đến núi A, đang đi bỗng gặp một con rắn lớn làm hoảng hồn.

Khi còn trẻ con câu chuyện phần nhiều cứ men theo trình tự thời gian mà kể lại như thế. Nếu là trẻ con điều nầy không sao, nhưng người lớn thì không thể như thế. Ví dụ, trong trường hợp đó mình có thể viết :

–   Chuyện xảy ra khi tôi tôi vạch bụi cây tiến tới thì đột nhiên gặp một con rắn lớn. Con rắn lớn chưa từng thấy, hoảng hốt tôi lùi lại.

Như vậy tự nhiên sẽ gây sự chú ý cho người đọc “Rắn gì vậy ? người đó có sao không ? con rắn đó nó sẽ làm gì ?

Cũng cùng một câu chuyện, nhưng dù nói hay viết bạn hãy nghĩ nhiều cách, như mình cố tình nói một câu chuyện ngược lại, hay bắt đầu bằng những chuyện bất ngờ làm ngược trình tự thời gian thì người nghe mới hứng thú nghe, có như vậy mới hấp dẫn được họ. Làm được như vậy, cho dù bạn viết văn hay nói chuyện, giai đoạn đột phá đầu tiên coi như đương nhiên đã hoàn thành.

 

16.  (4)  NẾU CÓ 10 GIÂY CÓ THỂ NÓI ĐƯỢC KHÁ NHIỀU

Năm 1989, lúc tôi lần đầu tiên làm phát thanh viên của chương trình “TIN TỨC 845” –  chương trình tin tức dành cho khu vực thủ đô Tokyo của NHK (chương trình 15 phút bắt đầu lúc 8giờ 45 tối). Trước đó tôi làm phóng viên lấy tin và viết tin cho đài NHK nên việc nói chuyện trước ống kinh máy quay là một thử thách lớn đối với tôi.

Lúc đầu tôi rất căng thẳng, ngay cả câu chào “Xin kinh chào quý vị khán giả. Đây là chương trình TIN TỨC 845” tôi cũng viết lên bản tin để đọc. Tôi không tự tin đến độ không biết mình có thể thốt ra những câu thoại hay không nữa.

Năm sau – năm 1990 tôi bắt đầu phụ trách kiêm luôn chương trình “EVENING NETWORK KHU VỰC THỦ ĐÔ” (chương trình một tiếng phát sóng từ 6 giờ chiều). Nhờ trải qua chương trình nầy mà tôi mới cảm nhận được thời gian tính bằng giây.

“EVENING NETWORK KHU VỰC THỦ ĐÔ” cũng là một chương trình tin tức nên tất nhiên là có truyền hình trực tiếp. Phần cuối của chương trình này sẽ tiếp nối bởi chương trình khác, vì thế lúc nào cũng có thời gian đệm khoảng từ vài giây cho đến 20 giây.

Trong khoảng thời gian đó tôi cùng với một phóng viên nữa bị bắt phải đợi. Lúc đầu tôi hoàn toàn không biết đến thời gian tính bằng đơn vị giây. Trong phim trường có đồng hồ, cái đồng hồ đó thường nằm ở một góc đúng trong tầm nhìn. Chỉ cần liếc vào đó sẽ biết còn mấy giây nữa, nhưng lúc đầu tôi không cảm nhận được.

Nhìn kim giây tôi nghĩ “Chỉ còn 10 giây nữa không nói gì được cả”, nhưng cũng chính lúc đó là lần đầu tiên bỗng dưng tôi nhận ra khi có 10 giây tôi có thể nói được rất nhiều. Nhưng nếu với 10 giây đó mà tôi không nói được gì thì khoảng thời gian ấy thật dài, và rồi có lẽ khán giả sẽ lo lắng không biết chuyện gì đang xảy ra vậy, họ lấy làm lạ, và mất kiên nhẫn.

Nếu có đến 30 giây tôi cũng có thể nói được hết trọn vẹn khoảng thời gian ấy. Tôi để ý thấy mình có thể nói một câu chuyện đầy đủ từ mở đầu, triển khai câu chuyện, diễn biến và kết thúc, và còn có khả năng chêm vài câu tếu. Thế nhưng, tất nhiên chỉ với một đề tài thôi là đủ rồi.

Giả dụ thời gian được dành để dẫn dắt một chương trình là ba phút, năm phút thậm chí là mười lăm phút cũng vậy, đề tài nói chuyện chỉ nên một thôi là đủ rồi.

Khi có được mười hay mười lăm phút, ta thường hay muốn nói hai ba đề tài nhưng như vậy câu chuyện sẽ trở nên tản mạn khó tiêu hóa. Chỉ bằng 10 giây là có thể nói khá nhiều rồi. Với 30 giây có thể hoàn thành một câu chuyện có đầu có đuôi. Nhưng theo cảm nhận của tôi nói một đề tài chỉ nên gói gọn trong 15 phút là đủ rồi.

17.  (5)  PHÁ VỞ MỘT THỂ THỨC CHÍNH LÀ CÓ THỂ THỨC

Đây là câu chuyện khi tôi được nhờ làm ông mai trong buổi lễ kết hôn. Đến đoạn giới thiệu cô dâu chú rể. Thông thường người ta hay ca ngợi “Cậu … thời học phổ thông là một học sinh rất ưu tú, cậu đã tốt nghiệp đại học … Hiện nay cũng là một nhân viên xuất sắc đầy triển vọng của công ty … ”

Trong lời giới thiệu của tôi, người nghe cũng đinh ninh “Ôi ! thế nào cũng bắt đầu bằng những câu tán dươngkhen ngợi”. Vì thế tôi quyết định phải phụ lòng kỳ vọng của họ.

–  À ! cậu … đã tốt nghiệp trrường cấp ba … với thành tích vô cùng xuất sắc, nhờ thành tích xuất sắc này mà cậu ấy đã đậu vào dự bị đại học …

Nếu nói “nhờ thành tích xuất sắc” chắc chắn tên trường đại học sẽ xuất hiện tiếp theo, thế nhưng tôi lại nêu tên trường dự bị đại học, nên họ bị bất ngờ, và dự bị đại học có nghĩa là rớt đại học. Như vậy câu “nhờ thành tích xuất sắc” nếu thông thường là tốt, ở đây lại trở thành vô nghĩa. Bị bất ngờ như thế nên họ cười rộ lên.

Và dường như họ nghĩ về tôi “Ông mai này tếu quá”, trước tiên tôi đã thành công trong việc gây sự chú ý.

Tôi khá thân với chú rể, mọi việc trao đổi trước với chú rể rồi nên trong tiệc mừng cưới có giễu cợt chú rể chút đỉnh cũng không sao. Và tôi cũng đã nói trước với cô dâu chú rể nội dung câu chuyện tôi sẽ trêu chọc để họ chuẩn bị tinh thần. Cặp vợ chồng này về tuổi tác khá chênh lệch nhau, chú rể lớn tuổi hơn nên tôi nói.

Thực ra đây là lần đầu tiên tôi làm ông mai, với cương vị một ông mai tôi phải đứng ra ăn nói. Mà người mai mối nên nói cái gì tôi không biết nên tôi đi đến thư viện tìm đọc quyển “Tuyển tập các câu phát biểu của người mai mối”, trong đó đăng lời phát biểu thuộc nhiều tình huống, trong đó có cả tình huống chú rể hơn tuổi cô dâu nhiều tuổi.

Ở đây tôi đã lấy được tiếng cười của mọi người rồi, nhưng chỉ thế thôi thì chưa xong được nên tôi tiếp “Chú rể cho đến giờ vẫn sống độc thân là vì còn mơ đến một người yêu lý tưởng. Gặp được cô dâu đây hợp với ước mơ của mình nên họ đã quyết định đi đến hôn nhân”. Như vậy trêu chọc với chân ý ca ngợi cô dâu, nên dư vị những tràng cười của người nghe không có gì thất thố.

Nhiều người phát biểu trong tiệc cưới cũng muốn được mọi người cười vui như trường hợp của tôi. Đặc biệt trong lời phát biểu của bạn bè cô dâu chú rể, rất nhiều người vì muốn được như vậy nên họ lên sân khấu. Nhưng chính vì vậy mà lắm khi cũng xảy ra vấn đề.

Ví dụ, bạn của chú rể đứng lên phát biểu lại tiết lộ các quan hệ với phụ nữ của chú rể ngày xưa, mặc dù bị cự lại “Ôi ! chuyện đó xưa rồi” nhưng vẫn cố nói “ngày đó tụi mình cùng nhau đi chôm chỉa vậy mà bây giờ lại thành đạt như vầy …”

Chuyện này rõ ràng là bất bình thường và chỉ mua lấy sự bất mãn mà thôi.

Nếu chúng ta trêu ghẹo chú rể ở một chừng mực nào đó thì được, còn đối với cô dâu cho dù một lời dè biễu chỉ để đùa vui cũng tối kỵ. Vì lễ cưới là một nơi rất trang trọng đối với người phụ nữ.

Cô phát thanh viên cùng tôi đảm trách chương trình phát thanh trên radio đi lấy chồng, tôi được nhờ nói mấy lời phi lộ trong lễ cưới. Đối tượng của cô ấy cũng là MC chương trình radio. Nên tôi đã nói thế này

–  Cô dâu là một phát thanh viên radio nên thính giả không biết mặt, nhưng lần đầu tiên khi gặp cô ấy tôi thấy cô ấy quả thật là một người đẹp. Hôm nay lần đầu được gặp chú rể tôi lại thấy chú rể quả là nhân vật chỉ dành cho đài phát thanh.

Điều này không phải chế nhạo, tôi muốn chú rể hiểu rằng tôi ca tụng “cô dâu là một người đẹp” nên tôi có những lời khen vòng vo như thế. Và kiểu phát ngôn như vậy có thể nói là chỉ đối với người trong giới phát thanh với nhau thôi.

Trong bất cứ sự việc nào cũng có cái gọi là thể thức của nó, phá vở thể thức đó một thể thức mới sẽ được hình thành.

Hơn nữa trong thể thức đó có cái giới hạn tối thiểu cần phải giữ. Như trong lời mở đầu tiệc cưới không được đem cô dâu ra làm trò cười, còn chú rể cho dù có trêu chọc một chút cũng được, nhưng tiết lộ đến mối quan hệ nam nữ ngày xưa, hay phê phán gia đình của họ là điều cấm kỵ.

Và quan trọng nhất là câu chuyện ta nói ra phải chân tình và đầy thiện ý. Trêu đùa, chọc ghẹo mà không có ẩn chứa tình cảm chỉ là những lời châm chọc cay nghiệt.

Biết cân nhắc như vậy chính là hành vi “Cảm nhận không khí hội trường”. Cách nói chuyện trong buổi tiệc chỉ toàn bạn bè thân mật khác với cách nói chuyện trong các nghi lễ mà các vị cán bộ trong công ty đứng thành hàng nghiêm túc.

 

18.  (6)  CÁI GÌ NÊN NÓI CÁI GÌ KHÔNG NÊN NÓI

Trong phát biểu tại lễ cưới tôi cũng đã từng có những suy nghĩ liều lĩnh.

Bây giờ mà trong lễ cưới vẫn còn có những phát biểu vể “Việc trân trọng ba chiếc túi” theo thông lệ xưa giờ. Câu chuyện về ba chiếc túi này rất nổi tiếng ai cũng biết cả.

Về ba cái túi này có rất nhiều loại như túi nhẫn nhịn, túi tiền, túi công ơn cha mẹ, túi tri thức, dạ dày…

Giũa vợ chồng có nhiều chuyện xảy ra, những lúc đó phải hết sức chịu đựng để đừng làm vỡ chiếc túi nhẫn nhịn. Và dù nói gì sức khỏe là quan trọng nhất, nên hãy ăn thật nhiều thức ăn ngon do vợ nấu, nhưng không được ăn nhiều quá, cần phải ăn uống điều độ. Phải trân trọng bố mẹ, người đã nuôi nấng cả hai khôn lớn nên người, nên phải đối xử tử tế với bố mẹ.

Người ta thường đem các chiếc túi này ra nói như thế.

Tôi thấy người nào đầu tiên nghĩ ra được chuyện này là người rất tài. Nhưng bây giờ nó đã lỗi thời rồi, người nghe sẽ nghĩ “Lại chuyện này nữa rồi

Bất chợt trong đầu tôi thoáng qua một ý nghĩ nên tôi định nói “Người ta thường nói chuyện về “Việc trân trọng ba chiếc túi”, nhưng hôm nay tôi nghĩ không cần nói chuyện đó với hai bạn nhỉ”. Nhưng cũng may tôi kịp thời dừng lại không nói ra.

Rồi thì y như rằng đã xuất hiện một người lên nói câu chuyện đó.

–  Trong ngày vui hôm nay, tôi muốn giới thiệu với đôi bạn trẻ về “Sự trân trọng ba chiếc túi”, chiếc túi thứ nhất là …

Ôi giật cả mình, toát cả mồ hôi lạnh may mà mình chưa nói ra câu ấy.

Nếu mà tôi cố thu phục người nghe bằng câu nói

–              Vào ngày như hôm nay, chắc chẳng ai lại đi nói cái chuyện xưa như trái đất ấy làm gì.

Thì bây giờ người ấy mất mặt quá. Chủ ý của tôi chắc chắn là tốt rồi, nhưng liều lĩnh quá.

 

19. (7) TRONG CUỘC HỌP NHÌN MẶT TỪNG NGƯỜI ĐỂ PHÁT BIỂU

Bạn có bao giờ nghĩ trong hội nghị mình nên phát biểu như thế nào chưa ? Ví dụ, bạn hãy tưởng tượng cảnh triển khai một kế hoạch trong hội nghị.

Điều dở nhất đó là thái độ thiếu tự tin. Giọng nói nhỏ, run run hoặc phát biểu một cách ngần ngừ không dứt khoát, cho dù nội dung bản kế hoạch có hay đi chăng nữa cũng không làm xao động người nghe.

Điều quan trọng nhất là phải có tự tin, nhìn mặt từng người từng người tham dự. Trước tiên là những vị chủ chốt, nếu trưởng phòng là cấp lớn nhất thì nhìn vào mặt trưởng phòng rồi từ từ nhìn sang những người khác, nhìn thẳng vào mặt từng người một nói như là gợi chuyện với họ. Nhìn mặt những người tham dự nên tất nhiên mình không thể nào cứ nhìn vào bản báo cáo của mình được. Nhưng nhìn vào văn bản chỉ là dừng lại một chút để xác nhận nội dung, hoặc giải thích nội dung mình đang nói nằm ở đâu thôi.

Để làm được việc này cần phải nắm thật chắc nội dung bài báo cáo của mình. Ngay trước giờ họp mới vội vàng tóm tắt nội dung thì rất nhiêu khê.

Nói như vậy tức là ta phải chuẩn bị kỹ trước.

Nghĩa là hành vi trình bày kế hoạch đã bắt đầu từ giai đoạn nghĩ ra kế hoạch. Nếu mình chỉ nghĩ cần phát biểu thật hay trong hội nghị thôi thì cũng không được.

Để có tự tin phát biểu phải nắm chắc bản kế hoạch, làm cho nó thành cái của mình đó là điều kiện tiên quyết. Nếu làm được như vậy ta mới không sợ sệt, dám tự tin nhìn mặt từng người phát biểu.

CHƯƠNG BA. GIAO TIẾP THUẬN LỢI

20.  (1)  KHỐNG CHẾ RỦI RO CỦA NHÓM  HÀI “BAKU SHOU MONDAI

Khi nói chuyện với người khác, cái quan trọng ngang tầm với việc gây chú ý là ý thức khống chế rủi ro.

Nhóm BAKUSHO MONDAI như quý vị biết, đặc trưng của họ là trong câu chuyện trao đổi giữa hai người thì Ota Hikari đóng vai ngớ ngẩn, còn Tanaka Yuji xoay trở câu chuyện. Thực ra cái ngớ ngẩn và sự xoay trở của họ làm cho họ khống chế rủi ro rất tài tình.

Trong một chương trình truyền hình, khi tôi được cùng tham gia với họ có một pha như thế này.

Có một pha Ota trêu chọc nhân vật nổi tiếng, đề tài câu chuyện là tác phẩm “TOKYO TOWER”  của Lily Franky được dựng thành phim.

Câu chuyện đang diễn biến theo tình tiết là cái vai nầy do ông gì đó sẽ đóng, còn cái vai nầy do … cuối cùng Ota chọc cười bằng câu:

–                 Và vai tháp TOKYO là của Wada Akiko nhỉ.

Lúc đó Tanaka ở ngay bên cạnh liền xen vào.

–                  Này cậu em ! Akiko đang xem chương trình này đấy.

Chỉ với câu nầy họ đã khống chế được sự rủi ro của mình.

Thế nghĩa là sao ? Wada là một nhân vật có tên tuổi trong giới nghệ sĩ. Nếu chế nhạo cô ta có thể là vấn đề lớn đấy, cần phải tránh. Nên Tanaka đã chêm vào câu đó.

Có vẻ như đã nói một câu không nên nói. Thế nhưng nhờ câu nói chêm đó nó thể hiện được thái độ “Ôi ôi ! Ota, không được nói như vậy đâu. Xin lỗi cô Wada nhé.”

Câu chọc cười cũng là câu xin lỗi – một lời biện hộ.

Đó một sự kiểm soát rủi ro tài tình, khéo léo.

 

21.   (2)  TRONG LỜI NÓI CÓ ẨN CHỨA TÌNH CẢM KHÔNG ?

Có những người nói gay gắt, cay độc vẫn không có vấn đề gì, có khi ngược lại còn hàm ý tốt. Còn có những người ác mồm ác miệng lại bị người ta ghét.

Sự khác biệt nằm ở đâu.

Tôi nghĩ đơn giản chỉ vì nó khác nhau ở tình cảm.

Không có tình cảm không thể nói mạnh, nói gay gắt được. Không có tình cảm mà nói mạnh nói gay gắt không chỉ gây tổn thương mà còn gây phản cảm và chuốc oán của người tiếp nhận nó.

Lúc phụ trách chương trình “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” của đài NHK, tôi là người hay trêu chọc, chê bai các nhân viên trẻ, chắc cũng đã gây phản cảm với đám trẻ đó.

Thế nhưng, tôi nghĩ cũng là lời nói dù tôi có nói quá một chút chắc họ cũng không ghét lắm là vì tôi rất quý họ.

Rồi thỉnh thoảng đối diện nhau chân tình khen ngợi một câu, xúc cảm bất ngờ đó như một tác dụng phụ làm cho đối tác cảm kích đối với mình.

Căn bản là có chân tình với đối tác hay không, mối quan hệ tin cậy lẫn nhau có được xây dựng hay không ? chỉ bằng một lời nói như nhau nhưng qua biểu hiện của người nói, ấn tượng tạo ra cho đối tác thì khác rất nhiều.

 

22.  (3)  SAO CÓ THỂ TIẾP NHẬN LỜI CAY ĐỘC CỦA AYANO KOJI VÀ DOKU MAMUSHI ?

Trong các nghệ nhân, có rất nhiều người hành nghề châm biếm, như Bito Takeshi, Ayano Koji, Doku Mamushi. Có thể nói cả ba người không ai thua ai về miệng lưỡi cay độc.

Họ có bị người ta ghét không ? Nghe những lời cay nghiệt của họ có làm mình thấy bị tổn thương không ?

Tất nhiên cũng sẽ có người cảm thấy mình bị xúc phạm, nhiều khi họ nghĩ nói như thế là quá đáng. Nhưng chẳng phải có rất nhiều người hoặc nhiều trường hợp không cảm thấy chói tai vì những lời lẽ độc địa đó sao.

Ví dụ, Ayano Koji nói “Chỉ thất bại ở bộ mặt là đủ rồi” hoặc “Toàn người đẹp, nhưng chỉ đẹp từ cổ xuống thôi…”, những người bị nói thế họ cười xòa lên, chẳng ai nổi giận cả.

Tại sao ? một trong những lý do tôi nghĩ là vì họ hiểu rõ nhân cách của Ayano Koji, nói rõ hơn có lẽ cái ý nghĩ “Tôi yêu các bạn” của Ayano Koji đã truyền được sang cho người nghe và người xem.

Những câu như vậy nếu xuất phát từ câu chuyện thường ngày, chắc đã trở thành vấn đề lớn rồi.

Trong cơ quan làm việc nếu bạn nói với các nữ nhân viên “Em chỉ thất bại ở bộ mặt thôi là đủ rồi đó nha” thì điều đó có nghĩa là quấy rối tình dục.

Doku Mamushi cũng khá cay độc. Trong chương trình truyền thanh đại chúng, ông tuôn toàn những lời cay độc với các vị tuổi tác “Cái mụ gớm ghiếc này” hay “gần đất xa trời tới nơi rồi”, hoặc những câu đại loại như thế.

Thế nhưng đương sự bị nói không giận mà còn cười xòa, những người xung quanh cũng cùng cười theo. Trong trường hợp Doku Mamushi, cả người bị nói lẫn người chung quanh đều nhận ra đàng sau những lời lẽ ấy ẩn chứa một tình yêu thương.

Thêm vào đó, họ lại là người nổi tiếng nên tác động càng tích cực hơn. Ngược lại nếu là người bình thường mà nói vậy chắc chẳng tác động gì.

Có khi người bị nói lại nghĩ :

–        “Mình đã được Ông Kimimaro xuất hiện trên chương trình truyền hình đó lôi ra chế giễu” hoặc “Ông Mamushi người mà trên đài phát thanh lúc nào cũng phun ra những lời độc địa, hôm nay tới phiên mình được ông ấy nhắc đến.”

Ở đây có lẽ cần phải có một nhận thức vững vàng. Những nhà kinh doanh – không phải là người nổi tiếng nên đừng nghĩ sai lầm “Nếu khích bác như vậy, chắc đối tác sẽ mở lòng với mình” .

Ở những hàng quán khách hàng bình thường đến mua sắm mà nếu nói “Cái mụ gớm ghiếc này, mụ gần đất xa trời rồi” là sẽ gặp rắc rối đó. Không phải tiếp sau đó ta lại nói “Dầu gì cũng cám ơn nha” là người ta thông cảm cho đâu. Mình khác với ông Doku Mamushi. Nên bắt chước cũng phải thận trọng và nghiêm túc.

 

23.   (4)  VẤN ĐỀ TRONG PHÁT BIỂU CỦA MURAKAMI YOSHIAKI

Không chỉ ở những người làm nghệ thuật, có không ít người trở nên nổi tiếng và được ái mộ nhờ cách nói chuyện thẳng thắng. Ông Murakami Yoshiaki – người đã từng được người ta biết đến như một cổ đông ăn nói đến một thời điểm nào đó.

Nhưng thần tượng sụp đổ trong phút chốc do lời phát biểu như sau :

–          Tôi từng tự xem mình là một chuyên gia của những chuyên gia trên các sàn giao dịch chứng khoán, nên nếu chẳng may mà có vi phạm luật chắc cũng không sao ! Với tư cách là chuyên gia của các chuyên gia mà tôi nhận thức như vậy là quá hời hợt.

Ông Murakami vài giờ trước khi bị bắt do bị tình nghi vi phạm Luật giao dịch chứng khoán đã khẳng định như thế trong buổi họp báo ký giả. Chuyện này xảy ra vào tháng 6 năm 2006.

Hai lần tôi chứng kiến cuộc họp báo của ông Murakami này và ông Shohei Nozawa – giám đốc cuối cùng của công ty chứng khoán Yamaichi.

Ông Shohei Nozawa hết sức xúc động bậc khóc nói “Là tôi không tốt, chứ không phải các nhân viên không tốt”. Ông Murakami cũng nhận chuyện không tốt là do chính bản thân mình.

Buổi họp báo của ông Shohei Nozawa bị phía hải ngoại phê phán nặng nề. Nào là lãnh đạo của một công ty không được có phản ứng tình cảm như thế, hoặc với tư cách một nhà kinh doanh mà cho người ta thấy nước mắt như thế là thất cách. Thế nhưng trong nước lại có rất nhiều người đồng tình, nên họ ủng hộ cho việc tái bổ nhiệm nguyên giám đốc nầy.

Khi xem buổi họp báo của ông Shohei Nozawa người ta thấy ông này không phải cố ý tỏ thái độ như thế, và họ cảm nhận được sự đáng mến về mặt nhân cách của ông ta. Còn qua phát ngôn của ông Murakami, người ta thấy rõ ý đồ thao túng dư luận của ông ấy. Tự nhận một mình mình xấu, để tranh thủ thiện cảm, sự đồng tình và ấn tượng tốt.

Nếu chỉ một mình mình không tốt, sẽ có thể bảo vệ được nhân viên cấp dưới, kéo theo Quỹ Murakami tiếp tục tồn tại.

Trong bối cảnh mà ông Murakami nói “Việc làm xấu này chỉ mình tôi” có lẽ cũng đã có sự tính toán có ý đồ trong đó rồi.

Vì khi bị phía kiểm sát chất vấn “Anh đã nghe thông tin từ nội bộ phải không ?”, ông trả lời “Vâng” là ông muốn nhấn mạnh mình không cố ý phạm tội.

–        Nếu nói là xấu, về mặt hình thức nó xấu thật, tôi cam chịu trói mình nhận tội. Nhưng bản thân tôi không hề cố ý làm chuyện xấu đó.

Chủ yếu ông ta đã nói như thế.

Việc thao túng dư luận của ông ta dường như đã thành công đến nửa chừng.

Bị người ta thấy được đây không phải sự thật tâm tự vấn bản thân mình mà là những ngôn từ có tính toán nên ông ta đã thất bại.

Vì vậy, trong lúc cuộc họp báo còn đang tiếp tục thì bất chợt ông ta nói “Việc quý vị ghét tôi phải chăng là vì tôi kiếm được quá nhiều tiền, kiếm được đến những hai trăm tỉ yên cơ mà ?

Với lời phát biểu như vậy, thiện cảm dành cho ông ta chắc chắn mất đi.

Trong bầu không khí khi mọi người có vẻ như thông cảm.

–        Ừ nhỉ. Với tư cách một cổ đông ăn nói, cũng có phần mở màn thời đại. Đôi khi vô tình lỡ vi phạm luật pháp, chứ đâu phải muốn làm chuyện xấu. Nếu bị xử như thế thấy tội quá.

Thì lại chùn xuống vì những lời lẽ như vậy.

 

24. (5)   NGƯỜI THÀNH CÔNG ĐƯỢC YÊU THÍCH – NGƯỜI THÀNH CÔNG BỊ GHÉT BỎ

Ở Nhật Bản vẫn còn “Tội nhục nhã”.

Đó là cái bầu không khí, cái tâm trạng, cái cảm giác của nhiều người thấy có cái gì đó không phải là vi phạm luật pháp, mà giống như là nhục nhã.

Vì câu ông Murakami nói “Kiếm được quá nhiều tiền” nên ông mắc “tội nhục nhã” này. Nói rõ hơn  “Tội kiếm tiền quá dễ dàng”, nghĩa là “Kiếm tiền quá dễ nên đáng xấu hổ

Đây không phải lý lẽ mà là cảm tình của quần chúng.

Cho dù không vi phạm pháp luật, nhưng người hay hành vi nhục nhã này sẽ bị lên án. Khuynh hướng đó ở Nhật vẫn còn.

Ông Murakami nên làm thế nào để đừng bị nói là “nhục nhã” ? Ông ta nửa phần đầu cứ ngỡ đã tìm được thiện cảm quần chúng thì phải làm sao để tăng thêm phần thiện cảm đó ? Theo tôi nghĩ lẽ ra ông nên nói như vầy.

–        Tôi đang giữ đồng tiền quý giá của tất cả quý vị, nên cố gắng làm việc để làm tăng số tiền đó lên. Trong quá trình đó tôi đã đầu tư những đồng tiền này thật ý nghĩa, và nhờ những khoản tiền đầu tư đó đã hổ trợ tốt cho nền kinh tế Nhật Bản. Tôi tự hào rằng dù là nhỏ nhoi nhưng tôi đã vận dụng hiệu quả đồng vốn vào việc hổ trợ xây dựng lại những công ty gặp khủng hoảng. Và dù sau này tôi vẫn muốn được làm như thế.

Đầu tiên là mình phải làm cho người ta hiểu cái giá trị tồn tại mang tính xã hội của công ty mình.

Rồi từ đó, ví dụ lại nói tiếp.

–        Chuyện mà tôi có phần nào vi phạm luật pháp thì tôi chân thành nhận tội, và sẽ nghiêm khắc với bản thân để đừng phải sa chân lần nữa. Dù thế nào đi nữa cũng vì chuyện nầy, với trách nhiệm của một nhà kinh doanh tôi xin từ chức đại diện cho quỹ .

Đại loại những lời lẽ như thế, trên cơ sở mình nhận chịu tội lỗi, và nếu nói rõ mình sẽ chịu trách nhiệm thì các ký giả khó mà khai thác sâu hơn.

Nếu ở Mỹ có lẽ Murakami không cần có thái độ như vậy. Vì Mỹ là “Xã hội kẻ kiếm được nhiều tiền là kẻ mạnh”. Là cái xã hội tôn vinh “Việc kiếm nhiều tiền

Nhưng Nhật Bản lại khác, những người kiếm được tiền sẽ gặp hai phản ứng.

Thứ nhất là “Ganh tị

Phản ứng nầy lành mạnh vì đàng sau nó là tâm trạng mong muốn được như vậy, và người ta sẽ nổ lực nhiều hơn.

Vấn đề nằm ở phản ứng thứ hai. Đó là sự “ranh ma

–        Cái gì ? thằng đó kiếm nhiều tiền mà mày nghĩ tốt hả, chẳng phải đồ ranh ma hay sao ?

Nghĩ như thế rồi muốn ngáng chân người ta lại. Việc này có thể gọi là tị hiềm.

Đây không phải là một phản ứng tốt, và tôi rất ghét thái độ đó. Nhưng đó là thái độ mà rất nhiều người Nhật ít nhiều có nó.

Ở Nhật Bản có một khía cạnh của “xã hội tị hiềm” nên cho dù mọi chuyện đều thuận lợi đi nữa, nhưng nếu ta phát biểu thận trọng với những tị hiềm đó mới là người khôn ngoan.

Cũng giống như vậy, thành tích vẻ vang, sự nghiệp thành công nhưng có người được mến mộ, có người bị quên lãng.

Sự khác biệt này tôi nghĩ phụ thuộc vào việc ta có khiêm tốn hay không hoặc phụ thuộc vào mức độ khiêm tốn.

Thậm chí có những người được yêu mến là những người nhờ cật lực làm việc mới có được thành công, nhưng họ vẫn luôn phải khiêm tốn, và nghĩ rằng “Nhờ có mọi người nên tôi mới có được ngày hôm nay”.

Còn những người bị người ta quên lãng đi thường là những người có khuynh hướng cho rằng “Nhờ tài năng xoay trở của tôi mà tôi có được ngày nay. Sao ? thấy tôi phi thường không ?”

Con người là một động vật sống theo xã hội. Trong bối cảnh đạt được thành công, chắc chắn phải có sự hợp tác từ nhiều người, nên là một thành viên trong xã hội cần phải có tinh thần “Nhờ sự giúp đỡ của mọi người nên …”

25.  (6)  NÓI XẤU NÊN NÓI TRỰC DIỆN

Dù có nghĩ sự thành công của mình phần lớn nhờ vào chính năng lực và nổ lực của bản thân đi nữa nhưng nếu nói ra điều ấy ra chỉ chuốc lấy ác cảm thêm thôi. Nên dù có nghĩ vậy cũng phải đắn đo trước khi phát biểu.

Đặc biệt tại nơi công cộng như các buổi họp báo lại càng phải cân nhắc nhiều hơn. Trên tinh thần đó, có lẽ ông Murakami đã quá thật lòng trước các ký giả.

Ngược lại không gì chán bằng những câu chuyện mang tính bài bản như trong buổi họp báo của các quan chức chính phủ. Các cuộc họp báo này lúc nào cũng đúng bài bản và không hề sơ hở nên thường hay bị chỉ trích “Nói vậy thì hiểu vậy, nhưng thực tế chắc không phải vậy. ”

Nếu bất đắc dĩ phải nói những câu chuyện mang tính bài bản, thỉnh thoảng xen vào một chút ý nghĩ thật có lẽ sẽ được thiện cảm nhiều hơn. Ở những nơi trang trọng mà thể hiện một chút không khí chân tình mộc mạc có thể phía người nghe sẽ thoáng nhận ra nhân cách của người nói và bắt đầu cảm thấy thân thiện thêm lên.

Nếu nói về mức độ thiện cảm, điều quan trọng là không nói xấu người vắng mặt.

Ví dụ nhiều người tụ tập lại nói chuyện. Khi ấy, có một ai đó đi vệ sinh thì đề tài câu chuyện có khi lại chuyển sang người đó mất, và nhiều khi là nói xấu. Những lúc như vậy khi chủ nhân của đề tài câu chuyện quay trở lại tôi hay cố tình tiết lộ “Nảy giờ trong lúc cậu không có mặt, ở đây đang nói xấu cậu đấy”. Những điều nói không hay về người không có mặt thì đều là nói xấu cả.

Có khi tôi bị cả người nói xấu lẫn người bị nói xấu nói “Chơi không đẹp”, nhưng thực ra bằng chuyện báo lại cho đương sự việc đã nói sau lưng như vậy làm nảy sinh sự tin tưởng giữa mình với người đó.

Nói khác đi, việc nói xấu ta nên dừng lại ở mức độ nói trực diện với đương sự.

Điều đáng nói nhất là không nên nói chuyện theo kiểu nói xấu người khác, nhưng là con người ai không có lúc bị làm cho tức giận, bất mãn. Chỉ trừ thánh nhân quân tử ra nếu bảo tuyệt đối đừng nói xấu người khác thì e rằng khó. Vì thế, không cần phải dông dài gì cả muốn nói xấu ai hãy trực diện mà nói.

Có như vậy mới giữ được phẫm hạnh tối thiểu của con người mình và xây dựng được mối quan hệ tin tưởng giữa con người với nhau.

 

26. (7)  KHIỂN TRÁCH – MỘT ĐỐI MỘT – LÀ NGUYÊN TẮC QUAN TRỌNG NHẤT

Khi ở địa vị là cấp trên hay đàn anh thế nào cũng có lúc phải rầy la, khiển trách cấp dưới hay đàn em, và tất nhiên cũng có lúc khen ngợi. Ta nên khiển trách hay khen ngợi như thế nào đây.

Trước nhất nói về khiển trách.

Nguyên tắc lớn nhất là một đối một.

Muốn khiển trách phải có lý do thỏa đáng. Khi khiển trách những lỗi lầm thông thường, lơ là trong công việc hay là làm phật lòng đối tác, thì mục đích lớn nhất là chỉ ra chỗ thiếu sót rồi bắt phải sửa đổi. Nghĩa là giúp cho đương sự tự giác hiểu ra là đủ rồi, nên không cần phải rầy la trước mặt người khác.

Khi có mặt người khác ở đó mà rầy la khiển trách, rất có khả năng người bị khiển trách sẽ chỉ chú ý đến việc mình bị xấu hổ trước mặt người khác chứ không ý thức đến nội dung lời khiển trách đó. Không chỉ thế mà có khi còn chuốc oán giận, rồi những thuộc hạ hay đàn em đó sẽ không mở lòng với mình nữa.

Tuy nhiên tùy theo tình huống, có người phải bị khiển trách trước mặt người khác mới có hiệu quả.

Ví dụ, trong nội bộ thường xuyên lặp đi lặp lại cùng một lỗi, anh A anh B anh C cứ vi phạm một lỗi như nhau. Trong tình huống đó, gọi anh A là người làm được việc nhất ra trước mặt bao nhiêu người khác, chỉ ra những thiếu sót và khiển trách. Với cách làm như vậy cũng có nghĩa là ta đã cảnh cáo luôn anh B anh C và những người khác nữa.

Nghe nói ông Kawakami Tetsuharu nguyên huấn luyện viên dẫn dắt đội bóng chày chuyên nghiệp Yomiuri Giants làm nên V9 (vô địch liên tục 9 năm), khi quở trách để kích thích tinh thần các tân tuyển thủ, ông đã quát mắng lớn tiếng cầu thủ Nagashima Shigeo là một ngôi sao trong đội lúc bấy giờ. Có lẽ nhờ vậy đã khích lệ được tinh thần cả đội.

Nhưng ta nên nhận định cách làm này là một nghệ thuật khá cao. Lấy trường hợp của Kawakami và Nagashima làm điển hình, ở hai người này dường như đã có một mối quan hệ rất tin tường nhau nên mới có thể làm được như vậy. Cũng có khi cần khiển trách anh A trước mặt mọi người sau đó gọi riêng anh A ra, giải thích lý do tại sao làm như vậy để mong anh ta thông cảm.

Việc rầy la khiển trách nói cho cùng thì chỉ nên một đối một mà thôi.

 

27. (8)  KHI KHEN THÌ KHEN TRƯỚC TẤT CẢ MỌI NGƯỜI

Khi muốn khiển trách có một điều nữa cũng quan trọng không kém là khen trước rồi mới khiển trách sau.

Sẽ có người thắc mắc vì họ không có tinh thần làm việc, phạm lỗi nên mình phải khiển trách thế tại sao phải khen ? Vì là con người ai cũng có điểm tốt cả.

Nói là không có mặt người khác ở đó đi nữa, nhưng bất thình lình bị la mắng thì lòng vẫn thấy khó chịu và sẽ có tâm trạng phản bác lại ngay. Do đó, nguyên tắc là hãy khen trước rồi khiển trách sau.

Ví dụ, thử nghĩ trong các trường hợp sau đây, nếu bạn đóng vai trò người bị khiển trách, cảm giác bạn sẽ ra sao ?

–  Tôi thấy cậu là người đi làm sớm nhất, lại rất ý thức với công việc. Nhưng quan hệ của ta với công cy Y dạo này không tốt. Do cậu đã làm phật ý họ nên họ có thái độ như thế là tất nhiên rôi. Cậu cần phải lịch sự nhã nhặn với người ta hơn nữa.

Bạn thấy sao ? Cũng có lời bình phẩm tốt cho mình, và cũng không phải nói với tính cách cậy quyền độc đoán nên ai mà không ngoan ngoãn chấp hành.

Rồi trong cách nói sau bạn thấy thế nào ?

–  Dạo này quan hệ với công ty Y không tốt. Đó là do cậu làm phật ý họ nên họ có thái độ như thế là đương nhiên. Cậu cần phải lịch sự nhã nhặn với người ta hơn. Tôi biết cậu đi làm từ rất sớm, và đã rất cố gắng nhưng chỉ vậy thôi thì đáng tiếc thật.

Và vẫn còn nhiều câu sau nữa, nhưng họ nghĩ đó là cậy quyền la mắng nên có khi cãi lại cũng không chừng. Những lời tiếp theo đó cứ như những lời nói thủ tục, thiếu sức thuyết phục.

Dù nội dung là hoàn toàn như nhau, nhưng tâm lý người nghe rất kỳ lạ, hể được chấp nhận trước thì sẽ thấy hài lòng, chịu lắng nghe, rồi sửa đổi.

Nhưng nếu ban đầu bị phủ định, bị khiển trách dễ khiến người ta tìm lời bào chữa, biện minh “Mình lúc nào cũng nghiêm túc làm việc thế mà chỉ bươi móc toàn chỗ thiếu sót để rầy la”,  không chỉ vậy mà người bị khiển trách còn không màng tới những lời đã được góp ý.

Do đó điều quan trọng là cần phải công nhận và tôn trọng đối phương trước, rồi trên cơ sở đó rồi mới lưu ý hay quở trách.

Ngược lại với khi khiển trách, khi khen cũng cần phải hồ hởi khen ngợi trước mặt mọi người.

–  Cậu đã rất cố gắng, kết quả kinh doanh tăng cao, còn được trưởng phòng của công ty K khen rằng “Cậu A ở công ty ông lúc nào cũng rất tận tình tư vấn cho chúng tôi, hỏi cái gì cũng trả lời nhanh và đích xác.”  Tôi rất vui, cậu cứ thế mà phát huy lên nhé.

Đương nhiên người được khen sẽ thấy sung sướng tự hào.

Đồng thời, những người xung quanh sẽ có tâm lý “Mình cũng phải cố gắng thôi”.

 

28.  (9)  CÓ KHI CHỈ NGHE THÔI CŨNG LÀ TRUYỀN ĐẠT

Đương nhiên việc nói xấu, nói lén trong kinh doanh cũng nên phải để ý. Ít ra thì người làm kinh doanh trước mặt khách hàng tuyệt đối không được nói xấu hay loan tin đồn về công ty khác.

Đang phân vân không biết có nên mua một chiếc xe hơi không, tôi bèn đi đến cửa hàng nọ. Đứng bên chiếc xe cảm thấy ưng ý rồi nhưng còn do dự mua hay không, thì một nhân viên bán hàng đến bên bắt chuyện “Ông A thường hay xuất hiện trên truyền hình, hôm nọ cũng đã mua xe chỗ chúng tôi”.

Không biết anh ta có nhận ra tôi là người hay xuất hiện trên truyền hình không nhưng chắc là ý anh ta muốn khen chiếc xe tốt, tốt đến độ anh A nổi tiếng nọ đã mua nó.

Nhưng điều đó lại làm tôi thấy khó chịu.

Người này giao tiếp với khách hàng ở khắp nơi. Nếu như tôi mua xe ở đây, hẳn cũng sẽ nói “Ông Akira Ikemura đã mua xe ở đây”, và biết đâu lại sẽ đồn thổi gì đó về tôi.

Nghĩ thế tôi bỏ ý định mua xe ở cửa hàng này.

Người làm kinh doanh để được tin cậy cần phải kín miệng.

Vì dụ, đối tác kinh doanh nói với bạn.

–  Cậu phụ trách kinh doanh của công ty Y à ? Nghe nói giám đốc ở đó toàn đòi hỏi những việc khó khăn vô lý, vất vả nhỉ ?

Trong trường hợp đó

–  Ừ ! đúng vậy đó. Chịu thua ổng luôn. Này nhé, hôm nọ…

Nếu trả lời lại như vậy thì không còn gì là tư cách của người làm kinh doanh nữa. Và có thể mình mất cả sự tin cậy của chính đối tác vừa mới gợi chuyện đó.

Thậm chí trong lòng bạn cũng thấy không vừa lòng lắm nhưng vẫn phải nói.-   Ồ không đâu, làm gì có chuyện đó.

–  Giám đốc hay giúp đỡ tôi lắm.

Đại loại trả lời những câu như thế. Còn nếu không chỉ cười xòa một cái cũng không sao.

Đối tác nhìn thấy phản ứng đó sẽ nghĩ “Anh chàng này kín miệng đây, chắc sẽ không bao giờ nói xấu đối tác giao dịch”,  và càng tin cậy bạn hơn.

 

29. (10)  CÓ NHỮNG TÌNH CẢM  KHÔNG LÝ LẼ

Trong giải bóng đá thế giới được tổ chức ở Đức tháng 6 năm 2000, Nhật Bản đấu trận đầu với Úc. Kết quả thua ngược 1 – 3, nhiều tiếng thở dài luyến tiếc từ các cổ động viên người Nhật. Vậy mà các fan hâm mộ Nhật Bản đã phải vừa dụi cặp mắt buồn ngủ vừa dán mắt vào TV để xem.

Ngày hôm sau, tôi nghe rất nhiều người nói “Thua thế mà cứ bình thản như không, tôi tức mấy cầu thủ nầy quá”. Và có người còn nói đáng ra họ phải có một câu xin lỗi như.

–  Chúng tôi thành thật xin lỗi tất cả các cổ động viên Nhật Bản. Trận đầu chúng tôi đã lỡ thua, nhưng trận sau chúng tôi sẽ cố gắng làm tốt hơn.

Về mặt lý thuyết, có khi không cần phải “Xin lỗi” đối với khán giả Nhật Bản.

Họ đã thi đấu hết mình, nhưng kết quả lại thua. Thêm nữa họ chẳng làm gì xấu cả.

Nhưng ở Nhật Bản bạn hãy thử đóng vai người rất mong chờ các trận đấu, thức đêm thức hôm, vừa dụi cặp mắt buồn ngủ vừa nín thở cổ vũ thế mà các cầu thủ cứ thản nhiên như không thì như là có cái gì đó không thể hiểu được. Phải cảm thấy mình phần nào có lỗi chứ.

Xin lỗi không phải là vấn đề tốt hay xấu. Nhưng tạo cái cảm giác gì đó mang tính cách Nhật Bản.

Đội Nhật Bản sau đó cũng không thành công lắm, kết cuộc không qua được vòng đấu loại.

Tất nhiên cũng chưa hề được nghe các cầu thủ “tạ lỗi”. Nếu nói đương nhiên thì là đương nhiên vì họ có làm gì xấu đâu.

Thế nhưng, giá như họ nói được một câu “Chúng tôi xin lỗi vì đã không đáp ứng được lòng  kỳ vọng của mọi người” như nhiều người Nhật vẫn mong đợi.

Nếu nói về lý ta không cần phải xin lỗi, nhưng chỉ với một câu “Xin lỗi” thôi mọi công việc thường ngày của chúng ta có vẻ như suôn sẻ hơn.

Nếu nghĩ được vậy, thì câu nệ chi một lời “Xin lỗi”, “Xin thông cảm cho” nó sẽ rất thiết thực với cuộc sống con người chúng ta.

 

30. (11)  VIỆC TẠ LỖI CÓ THỂ KHỐNG CHẾ CÁC RỦI RO

Viết về câu chuyện cúp bóng đá thế giới, tôi lại chợt nhớ đến câu chuyện của Watanabe Emi, một vận động viên trượt băng nghệ thuật.

Watanabe được mọi người kỳ vọng đạt huy chương Olympic Mùa Đông, nhưng cô ấy lại ngã nên không dành được huy chương.

Khi đó vừa hoàn thành xong phần thi cô ta đã nói một câu “Xin lỗi”.

Người xem nghĩ “Chắc tại vì hy vọng đạt huy chương mà không được ?”.

Nhiều người thấy tiếc nhưng họ cũng thấy có cái gì đó bức rức.

Tất nhiên cô Watanabe không biết chuyện đó. Nếu nghĩ về mặt lý lẽ thì cô ấy không cần phải có lời nào xin lỗi cả. Cô Watanabe đã nổ lực hết sức mà kết quả không như ý, chỉ vì thế thôi.

Thế nhưng ở đây chỉ một lời xin lỗi thì cái bầu không khí bao trùm nước Nhật đã khác đi rồi, sự thật là thế đó.

–     Cô ta đã cố gắng thế rồi mà, không cần phải xin lỗi đâu.

–     Cô ấy đã làm tốt thế cơ mà.

Cái bầu không khí đầy thiện cảm. Kể cả các phương tiện truyền thông đại chúng trong nháy mắt đã chia ra nhiều ý kiến khác nhau, và rồi họ tự vấn “Chắc tại người Nhật chúng ta quá kỳ vọng vào cô ấy làm cô ấy bị áp lực đến mức phải xin lỗi chúng ta”.

Chỉ ngắn gọn một câu “Xin lỗi” đã có thể tránh được những lời phê phán không cần thiết.

Nếu như cô ấy không tạ lỗi mà bình tĩnh phân tích “Vì lý do này lý do nọ tôi đã không hoàn thành được phần biểu diễn dự thi của mình”, không chừng sẽ bị nhiều người Nhật phản ứng lại, cho đó là lời bào chữa khó nghe.

Bằng một lời tạ tội làm cho người ta cảm thấy có cái gì đó hài lòng, bỏ qua được. Nếu nói nó mang phong cách Nhật Bản thì đúng thật là phong cách Nhật Bản, đây là tính nhạy cảm của nhiều người Nhật Bản.

Xem thế quý vị thấy “Sự tạ lỗi” có thể khống chế được những rủi ro không đáng có.

Những chuyện xấu, chẳng hạn như vi phạm luật pháp thì đương nhiên rồi, nhưng không phải đã làm gì xấu chỉ là không đáp ứng được lòng kỳ vọng của mọi người xung quanh thôi thì lời tạ lỗi nhiều khi tránh trước cho ta không bị ác cảm, hoặc vấn đề sẽ không trở nên quá trầm trọng.

Như trường hợp của nhóm hài Bakusho Mondai mà tôi đã đề cập trước đây họ ngăn chận trước rủi ro, còn trường hợp của cô Watanabe khống chế rủi ro của mình sau khi việc đã xong.

Ngược lại, ông Murakami Yoshiaki có thể nói là đã đọc sai bầu không khí của hội trường họp báo. Bị nghi ngờ là thương lượng nội bộ thế mà lại hiu hiu tự đắc giải thích chuyện của mình, với tư cách là một lời giải thích ngay trước khi bị bắt là không phù hợp.

–  Chưa nói đến việc đúng hay không đúng. Mà năng lực phán đoán xem “Bây giờ, mình nên nói cái gì” có thể nói đó là tư chất đòi hỏi ở một nhà kinh doanh.

 

31. (12)  ĐIỀU CHÚ Ý KHI KHIẾU NẠI

Chất lượng hàng mua về có vấn đề, có sâu bọ trong thực phẩm mua từ siêu thị. Có nhiều lời phát ngôn không phù hợp trên truyền hình…

Hoặc thậm chí đối tác kinh doanh không giao hàng đúng hẹn. Người phụ trách thay thế không nắm nội dung đã thỏa thuận trước đây. Hàng giao đến không đúng với hàng đã đặt.

Những tình huống như vậy cứ thỉnh thoảng lại xảy ra, chắc cũng làm cho bạn phải ít nhiều than phiền ?

Vậy thì than phiền, góp ý, hay lưu ý đối tác bằng cách nào đây ? Tôi xin đề cử cho quý vị mấy điểm sau đây nhé. Giả sử ta liên lạc qua điện thoại.

Trước tiên, phải để cho đối tác hiểu mình không phải là người khiếu nại nên mình phải nói trước.

Phía tiếp nhận góp ý luôn trong tư thế cảnh giác.

–   Quý khách muốn nói gì ạ ?

–   Có việc gì quan trọng không ạ ?

–   Có phải quý khách muốn cáo buộc điều gì ?

Khi tiếp điện thoại họ đã sẵn có một nổi bất an lướt qua trong đầu.

Không biết quý vị có nhớ sự kiện người khiếu nại Toshiba không ?

Vị khách hàng nọ mua đầu máy video Toshiba có trục trặc gì đó nên nhờ bên Toshiba sửa món hàng này, nhưng trong lúc lời qua tiếng lại nhân viên của Toshiba có phản ứng bất nhã như thốt ra những lời rất thô tục, vị khách hàng đó đã công bố trên website của mình băng ghi âm chi tiết những lời trao đổi qua điện thoại, sự kiện này xảy ra năm 1999.

Nhân cơ hội đó người ta loan truyền rộng rãi hơn từ gọi là “người khiếu nại”. Các xí nghiệp bắt đầu quan tâm nhiều hơn đến ý kiến và lời khiếu nại của khách hàng. Vì thế, trước tiên ta hãy truyền đạt mục đích của ta không phải là khiếu nại.

Có rất nhiều cách truyền đạt.

Một trong các cách đó là xưng tên của mình.

–  Tôi là A, hôm trước có mua hàng của công ty bạn.

Vì đối phương xưng danh tánh lịch sự như thế nên họ cảm thấy yên tâm phần nào.

Nếu không xưng danh tánh cũng nên nhanh nhẩu báo cho họ biết cương vị của mình và lý do điện thoại “Tôi là người…”.  Ví dụ “Tôi là người hôm trước đã mua … của công ty bạn tại …” là một cách để họ biết mình không phải là kẻ đáng sợ.

Tất nhiên, khi nói chuyện mình cũng không nên nói theo kiểu đe dọa. Lý tưởng nhất là nói chuyện mềm mỏng, lịch sự. Hoặc không cần đên mức độ đó, chỉ cần nói chuyện bình thường là được rồi.

Khi mà thấy tức tối thì hãy hít thở thật sâu rồi hẳn gọi điện thoại.

 

32. (13)  ĐỂ NHỮNG LỜI KHIẾU NẠI “KẾT QUẢ”

Để họ biết mình không phải là người kiện cáo hoặc là yêu sách gì cả, thì mình muốn nói cái gì, muốn có ý kiến về việc gì, nên nói ngay ra. Nếu nói

–  Tôi mua cái này về, nhưng tôi thấy nó có chút vấn đề.

Hay là

–  Sản phẩm tôi mua của ông dạo trước bây giờ không biết nó bị trục trặc cái gì mà…

Nói như vậy người ta chẳng hiểu gì cả, y như là kêu gọi họ có trách nhiệm tinh thần. Chính vì vậy làm cho họ nghĩ mình là người muốn kiện cáo gì đây.

Vì thế ta cần truyền đạt sao cho đối tác có thể hình dung một cách cụ thể điều mình đang cần.

Trên cơ sở đó, nhân danh cá nhân mình, bạn hãy truyền đạt rõ ràng bạn muốn phía xí nghiệp giải quyết chuyện gì, như thế nào. Trong số những người đến khiếu nại cũng có người làm theo kiểu cứ bắt người ta phải “thể hiện thành ý” không nói thẳng ra là đòi trả tiền lại (mặc dù không có chứng cứ một cách khách quan nhưng cứ đe đòi tiền lại).

Nếu bên khiêu nại không xưng danh tính, cũng không nói mình muốn cái gì, không nói cụ thể được điều mình cần mà chỉ cự nự có ý đe dọa thì sẽ bị đối tác lật tẩy ngay và bị kết thúc câu chuyện bằng thái độ lãnh đạm của đối tác. Vậy mất công khiếu nại mà cuối cùng không gặt được quả nào.

Khiếu nại, góp ý bản thân điều đó không xấu, nếu phát sinh tình huống không khiếu nại không chịu được thì thà nói ra với đối tác thấy dễ chịu hơn là im lặng ôm lấy bất mãn.

Với đối tác cũng vậy, ý kiến hoặc những lời phàn nàn từ khách hàng hay đối tác làm ăn nhiều khi rất có lợi.

Ví dụ, sâu lẫn trong thực phẩm cũng có khi là do không cẩn thận trong quá trình kiểm tra của nhân viên. Chỉ đến khi bị khách phê phán cửa hàng mới nhận ra.

Nhờ đó ta bắt đầu tìm hiểu rõ ràng tại sao nó như vậy, đồng thời thúc bách ta phải cải tiến cách làm. Kết quả cả doanh nghiệp đó lẫn khách hàng đều có lợi.

Vì vậy những lời phàn nàn, ý kiến không phải là cái gì có hại.

Nhưng thậm chí có sâu trong thực phẩm, hoặc các sản phẩm điện máy mình mua về có sự cố đi nữa, ta nổi giận đùng đùng đi nói chuyện, có thể họ chẳng để tâm mà nghe cho. Cho dù có lỗi, nhưng họ cũng là con người nên chúng ta cố tránh cách nói chuyện theo cảm tính chỉ làm câu chuyện phức tạp thêm, ta chẳng được đáp ứng theo mong muốn, chẳng được lợi lộc gì.

Để lời phàn nàn phát huy hiệu quả, thì năng lực truyền đạt quả là rất quan trọng.

Đầu tiên truyền đạt mình là ai.

Sau đó, nói toàn bộ sự tình cho họ hiểu tại sao mình điện thoại.

Mình muốn được giải quyết như thế nào, nói rõ ràng mong muốn của mình.

Khi nói chuyện cố gắng mềm mỏng, bình tĩnh, nói bằng âm điệu bình thường.

Đó là điều cơ bản nhất khi khiếu nại.

 

33. (14)  CÁCH ĐỐI PHÓ ĐIỆN THOẠI KHIẾU NẠI

Và ngược lại khi nhận được khiếu nại từ phía đối tác, ta nên xử lý như thế nào.

Điều quan trọng trước tiên là cần phán đoán đối phương có phải là người khiếu nại hay không. Có nhiều cách để nắm bắt được điều này.

Thứ nhất là phán đoán qua cách nói chuyện hoặc qua ngữ điệu. Ban đầu nghe giọng ngọt ngào êm ái, bỗng dưng tức giận lên, lúc đó phải thật thận trọng.

Nếu cảm thấy hơi lạ thì phải nhỏ nhẹ hỏi lại “Da, chuyện gì ạ ?” hoặc “Dạ, có chuyện … vậy à ?”. Và có thể ta vờ nói cứng lên một chút cũng được, nếu vì vậy mà đối phương thay đổi thái độ thì rất có khả năng là người khiếu nại.

Nếu phán đoán được đó không phải là người yêu sách gì thì phải nghiêm túc lắng tai nghe đối tác nói.

Trường hợp bản thân mình, hay cơ quan mình có thiếu sót, hoặc ngay cả khi mình nghĩ là không có thiếu sót gì đi nữa mà lời lẽ của đối phương chân tình, hợp lý mình vẫn phải nghiêm túc lắng nghe.

Nếu mình phán đoán đó là người yêu sách thì phải làm sao ?

Mình nên nghe hết đầu đuôi câu chuyện của họ mà không được ngắt lời. Rồi để làm dịu cơn giận của họ mình sẽ ôn tồn nói để cho họ thấy mình rất thông cảm với họ “Chuyện quý khách nói, về mặt cá nhân tôi tôi rất hiểu, nhưng…”, và hãy coi chừng có khi mình lại tạo kẻ hở cơ hội cho đối phương.

Nếu đối phương có giọng điệu đe dọa, ta có thể nói “Cuộc nói chuyện này sẽ được ghi âm lại để đề phòng về sau”. Nếu đối phương nổi giận lên vì chuyện đó, mình lại giải thích “Tôi ghi âm để sau này khỏi phải rắc rồi về chuyện tôi có nói hay không có nói”. Hoặc mình có thể nói là “Chỉ đơn giản là thu âm thôi mà”. Thực ra không phải chỉ đơn giản là thu âm thôi, mà vì mình muốn ám chỉ “Nếu uy hiếp thì đây sẽ là bằng chứng trình cho cảnh sát”.

Những người mà cứ yêu cầu mình phải “Thể hiện thành ý đi” phần lớn là muốn được trả tiền lại. Nhưng nếu ta không thể đáp ứng được điều đó thì ta phải sốt sắng “Đối đãi hết sức thành ý”. Khi đối phương nhận ra rằng “Đây là cái công ty mà mình có tiếp tục kêu gào họ thể hiện thành ý bao nhiêu đi nữa thì họ cũng không xì tiền ra” chắc chắn đàng nào họ cũng phải từ bỏ thôi.

Ngoài những người yêu sách ra, trong những người gọi điện thoại đến chắc chắn cũng có người cô đơn hiu quạnh, muốn tìm bạn. Và thậm chí có người khi hỏi chuyện ra kết cuộc là chỉ muốn nói lên tâm sự của mình.

Công ty hay cơ quan làm việc không phải là nơi đàm đạo những chuyện như thế, nên nếu ta đoán được đó là những người như thế thì nên cắt ngay câu chuyện ở chỗ có thể cắt.

Nếu có kẻ li lợm dai dẳng, không nên tự mình mình xử sự quyết liệt, mà có thể chuyển cho cấp trên, đó cũng là một cách giải quyết.

Những khiếu nại qua điện thoại có phần khó vì mình không thấy được mặt của đối phương.

Trong thời đại bây giờ tôi nghĩ cũng cần có những cẩm nang hướng dẫn xử lý các trường hợp điện thoại khiếu nại. Có công ty đã làm rồi, và nếu công ty nào chưa thì nên hãy nhanh chóng làm.

Có nhiều trường hợp chỉ bằng cẩm nang hướng dẫn cũng không thể xử lý được, nhưng những ứng xử dựa trên cẩm nang này được xem như là những đối sách tối thiểu phải có đối với xí nghiệp. Ví dụ, người đứng ra giải quyết có nên xưng tên họ hay không thì cũng nên để công ty quy định trước.

Chuyện hơi ngoài lề, nhưng khi tôi còn làm việc ở đài NHK có một vị khách thường xuyên điện thoại ta thán. Mỗi lần tôi nói chuyện với nhân viên thì y như rằng “Điện thoại lại sắp reo lên rồi đó”, điện thoại gọi đến cứ y như là để nghe chúng tôi nói chuyện vậy. Chỉ toàn chuyện chê bai đài NHK thôi, nhưng có bấy nhiêu nói hoài giống như là quá ưu ái đài NHK vậy.

Việc ứng xử với các vị khách hay ca cẩm này giữa đài NHK và các đài truyền hình tư có khác nhau. Các đài tư nhân họ có thể trả lời “Nếu quý khách thấy không thích thì đừng xem nữa” rồi cúp máy cũng được. Nhưng thực tế những người ứng xử như thế có lẽ đã giảm nhiều. Trước đây có những người ở đài tư nhân phát biểu “Tôi đã nói thế đấy”, chứ đài NHK thì không được phép nói như vậy. Phải ứng xử nghiêm túc với câu chuyện của những khán giả đã trả tiền để nhận thông tin của ta.

Trong những cú điện thoại khiếu nại có rất nhiều cú quá đáng, mà tự nhiên mình cãi lại chỉ làm cho họ càng giận thêm. Có người thấy quá đắc ý sau khi đã điện thoại cho NHK “Tôi điện thoại nói vậy đó với đài NHK rồi !”, nhưng như thế thì chúng tôi lại cứ y như là người cố vấn của họ vậy, chỉ nghe điện thoại cho họ thôi là họ thỏa mản cho chúng tôi rồi.

CHƯƠNG 4. VIẾT CÁC THƯ TỪ VĂN BẢN GIAO DỊCH

34. (1) TRANG BỊ CHO MÌNH NĂNG LỰC ĐỊNH DẠNG

Bây giờ hãy nói về cách viết các văn bản giấy tờ trong kinh doanh. Điều ta luôn nghĩ trong đầu đó là các bản báo cáo, bản đề xuất, bản kế hoạch.

Các loại văn bản này khác nhau tùy từng xí nghiệp và cơ quan làm việc, nhưng nói chung nó đều được “định dạng” cả rồi. Trong tiếng Nhật từ định dạng có nghĩa là theo một hình thức nhất định.

Ví dụ, nếu là bản báo cáo thì các hạng mục quan trọng phải có là “mục đích” “báo cáo chi tiết” và “kết luận”. Khi làm bản báo cáo, trước tiên yêu cầu phải hiểu rõ định dạng của công ty mình, rồi men theo đó hình thành văn bản. Chỉ bấy nhiêu đó thôi đã có thể viết được một bản báo cáo ở mức độ nào đó.

Điều kế tiếp cần là cố gắng viết một văn bản hoàn chỉnh. Để làm được điều này phải nghiên cứu và nên cho đàn anh hay cấp trên xem văn bản mình đã viết. Cũng nên xem nhiều loại văn bản của nhiều người viết, dần dần sẽ nhận ra được mặt mạnh mặt yếu của các văn bản đó. Phần lớn nên chú trọng đến việc trong văn bản có hay không năng lực thuyết phục, triển khai lý luận có đạt chưa, mức độ dễ hiểu, âm điệu văn chương.

 

 

35.  (2)  SAO CHÉP CÁC VĂN BẢN HAY

Kế tiếp nếu được hãy sao chép lại các văn bản. Làm như vậy có thể thấy được rõ ràng hơn những mặt mạnh, mặt yếu của từng văn bản mà nếu chỉ đọc qua thôi thì chưa thấy được.

Thời còn làm ký giả của đài NHK tôi đã viết các bản tin nhiều đến không đếm nổi. Nhưng lúc mới vào làm việc ở đài hoàn toàn không biết phải viết làm sao cho đạt yêu cầu. Không có kinh nghiệm nên như vậy là tất nhiên rồi.

Hành động tôi chọn là sao chép lại các văn bản mà ký giả đàn anh đã viết.

Bộ phận công tác đầu tiên của tôi là đài phát thanh Matsue ở Tỉnh Shimane. Lúc đó tôi miệt mài chép lại tất cả các bản tin mà các bậc đàn anh đã viết. Khi về đến nhà rồi, đến đêm khuya tôi quay trở lại đài, lôi hết ra đánh vần từ chữ, từ câu chép lại.

Lúc bấy giờ, là thời đại mà máy đánh chữ Nhật còn chưa có nữa là máy vi tính, miệt mài chép lại bằng bút chì. Vừa sao chép lại các bài văn, bản tin của các bậc đàn anh như chánh văn phòng Tỉnh Shimane, phụ trách cảnh sát Tỉnh Shimane, chánh văn phòng thị trưởng Matsue … vừa nhồi nhét bằng hết các cách viết bản tin bằng tay và đầu.

Còn thu âm cả các bản tin phát trên toàn quốc của đài NHK, xong về viết lại. Các bản tin ở đài phát thanh Matsue chỉ là tin địa phương Tỉnh Shimane, nên nếu có được bản tin ở mức độ toàn quốc trong tay sẽ tha hồ nghiên cứu.

Cách làm này cũng không phải chỉ riêng tôi. Dường như một số người có ý muốn làm nhà văn cũng thường sao chép văn chương của những tác giả mình thích rồi luyện tập trau chuốt khả năng viết văn của mình. Ông Asa Jiro cũng phát biểu “Để tập luyện viết văn tôi đã sao chép văn của Kawabata Yasunari và Tanizaki Junichiro”.

Công việc sao chép văn bản của cấp trên và đàn anh rất tốn thời gian, nhưng trong lúc đọc mình sẽ chọn ra cái mà mình nghĩ “À ! cái này đây” để sao chép thì chắc chắn mình sẽ học được rất nhiều.

Cảm nhận thực sự của tôi là dùng bút viết lại bằng tay sẽ hiệu quả hơn nhiều so với nhập vào máy bằng bàn phím.

 

 

36. (3)  ĐIỀU TRA HIỆN TRƯỜNG THU THẬP TÀI LIỆU

Nếu viết bản tin thì cơ bản ta xem đã đảm bảo “5W 1H” chưa, 5W là “When khi nào”, “Where ở đâu”, “Who ai”, “What cái gì”, “Why tại sao” và “How như thế nào”. Khi đi thu thập tài liệu phải luôn nhận thức đến “5W 1H” này.

Chúng ta hiểu rằng cái tương đương với “5W 1H” của phóng viên, ký giả là “định dạng” trong các văn bản báo cáo của cơ quan.

Để làm báo cáo nào ta cũng phải đến tận cơ sở để tìm hiểu.

Trong trường hợp đó với tư cách một nhà kinh doanh mà đi đến hiện trường có vẻ như một sự ngẩu hứng thì thật là thất sách.

Điều cần làm là phải định dạng bản báo cáo sẵn trong đầu, luôn ghi nhớ nó để đi điều tra hiện trường. Tất nhiên tối thiểu nhất cũng phải điều tra sơ bộ.

Việc định dạng, giống như ở nấu ăn nó là quy định trình tự nấu nướng. Việc tìm kiếm nguyên liệu phù hợp với trình tự đó là điều tra hiện trường.

Vì vậy, khi viết lên một bản báo cáo, nếu đưa nguyên liệu vào đúng theo trình tự là cơ bản đã hoàn thành bản báo cáo.

Ở đài NHK khi đề xuất một kế hoạch chương trình, phải tóm tắt vào một bản đề xuất. Không quan trọng đến quy mô chương trình, chương trình ngắn 10 phút cũng giống với chương trình đặc biệt một tiếng rưởi, viết gọn trên một mặt giấy A4. Nội dung là “tên tạm gọi của chương trình”, “mục đích”, “yếu tố cấu thành”, “kết luận”.

Tự bản thân thời lượng bản đề xuất không phải là cái gì lớn lao quan trọng, nhưng nếu không có tài liệu chắc chắn thì viết mãi vẫn không xong.

Ngược lại, dù tài liệu đầy đủ đi nữa, mà trong đầu người phát thảo không sắp xếp được, lèn cứng đầy ắp quá nhiều yếu tố sẽ làm cho người đọc không hiểu rõ bạn muốn thực hiện một chương trình như thế nào.

Trên cơ sở tiến hành thu thập tài liệu một cách triệt để, tôi cảm nhận được rằng nếu sắp xếp cẩn thận các yếu tố thì bản đề xuất, bản báo cáo đó có thể gói gọn vừa đủ trong một trang giấy A4.

Tất nhiên cũng có khi khác nhau tùy loại công việc, và ngành nghề, nhưng phải chăng đây vẫn là điểm chung cho nhiều loại công việc.

Việc truyền đạt các yếu tố trên cơ sở đã điều tra khảo sát đầy đủ rồi, phải bao hàm cả ý nghĩa mà bản đề xuất, bảo báo cáo đó có, do đó cần phải viết đơn giản ngắn gọn tất cả các yếu tố.

 

 

37. (4)  PHƯƠNG PHÁP SUY DIỄN HAY PHƯƠNG PHÁP QUY NẠP

Khi viết bản báo cáo, nên tham khảo cách viết theo “phương pháp suy diễn” hay “phương pháp quy nạp” của nghị luận văn học.

Dù phương pháp suy diễn hay quy nạp đi nữa chắc sẽ có bạn quên bén đi cái ý nghĩa cụ thể của các phương pháp này rồi, nhưng nếu nhận ra “À cái này ngày xưa mình đã từng học rồi”. thì ta sẽ ôn lại một chút nhé.

Phương pháp suy diễn là phương pháp suy luận lấy một sự việc nào đó làm tiền đề và đi đến kết luận cụ thể. Ngược với phương pháp này là phương pháp quy nạp, phương pháp quy nạp là phương pháp suy luận từ  trường hợp cụ thể cá biệt để đưa ra nguyên tắc chung.

Nói vậy có thể cũng chưa nêu bật được vấn đề. Tôi xin cho một ví dụ nhỏ để minh chứng.

Ví dụ, xuất phát từ tiền đề “Hoa hồng có gai”, hoa hồng Hamanasu cùng họ với hoa hồng, nên người ta suy ra có lẽ hoa hồng Hamanasu cũng có gai. Đó là phương pháp suy diễn.

Ngược lại, giả sử từ một trăm đóa hồng mà ta quan sát đều có gai, ta sẽ đưa ra kết luận “Hoa hồng có gai”. Đó là phương pháp quy nạp.

Nói dễ hiểu hơn, cái kết luận có sẵn từ lúc đầu thì đó là phương pháp suy diễn, còn tập họp nhiều thông tin rồi hình thành một kết luận thì đó là phương pháp quy nạp.

Khi làm bản đế xuất, bản báo cáo, nên chọn cái nào thì hay đây, chắc chắn nên chọn phương pháp quy nạp. Là vì dựa vào những kết quả thu thập từ điều tra tại hiện trường, tại cơ sở. Nếu nói đến nghề làm báo, thì trên cơ sở tiến hành điều tra sơ bộ một cách đầy đủ, nghiền đi ngẫm lại các tư liệu, đào sâu hơn nữa và đưa ra kết luận. Cộng lại tất cả các tác nghiệp này sẽ gắn kết với việc hình thành một bản tin, một bài ký sự hấp dẫn và sốt dẻo.

Vì vậy, phương pháp quy nạp sẽ rất lý tưởng.

Trường hợp các học giả điều tra hiện trường cũng là thực hiện theo phương pháp quy nạp.

Nhưng vấn đề là có nhiều nhà kinh doanh không có nhiều thời gian để có thể làm như vậy.

Đó là một hiện thực, nếu muốn thực hiện chỉ bằng phương pháp quy nạp thì cần số tư liệu quá nhiều, mất rất nhiều thời gian, nên việc làm báo cáo chỉ bằng phương pháp quy nạp thì có thể nói là phi hiện thực.

Vì vậy ở đây tôi muốn khuyên các bạn “phương pháp suy diễn biến tấu

 

 

38.  (5)   PHƯƠNG PHÁP SUY DIỄN BIẾN TẤU

Gọi phương pháp suy diễn biến tấu vì cơ bản nó là phương pháp suy diễn, nhưng tuỳ theo tình huống có thể đưa phương pháp quy nạp vào, với ý nghĩa đó ta gọi là “biến tấu”.

Trong phương pháp suy diễn, như ban nảy tôi đã trình bày, cố làm sao để có được kết luận riêng biệt cụ thể. Để được như vậy trước tiên phải điều tra sơ bộ, rồi từ đó đặt ra giả thiết “Chắc chắn là … nhỉ ?”, hoặc “Có chuyện … vậy sao?” …

Trên cơ sở đó, ta đi đến hiện trường kiểm nghiệm lại, nếu thấy đúng như thế là giả thiết đã được chứng minh. Vì đúng như giả thiết đã nêu ra chắc chắn sẽ dễ đúc kết thành bản báo cáo hay bản đề xuất.

Tuy nhiên khi đi đến hiện trường điều tra thực tế sơ bộ, thường khác với giả thiết đã đưa ra. Đi đến hiện trường là để phát hiện một điều gì đó, mà dường như chẳng nhận thấy gì thì việc đi đến hiện trường không có ý nghĩa gì cả. Vì vậy dù nói là phương pháp suy diễn nhưng không được cứ nhất định phải theo đúng giả thiết, trong giới làm báo không được có kết luận ngay từ đầu.

Chắc bạn sẽ nhận thấy rằng khi ta tiến hành đi lấy tư liệu trên cơ sở giả thiết đã đặt ra thì thực tế thường hay khác với giả thiết đó. Nhưng nếu không thực hiện theo một kịch bản đã được dựng trước sẽ bị cấp trên hoặc nhà sản xuất chương trình phản đối. Họ sợ rằng mình sẽ bị cám dỗ bởi thời hạn cấp bách, mà bây giờ làm kịch bản mới thì làm sao kịp cả về mặt thời gian lẫn kinh phí, rồi cứ bịa ra câu chuyện như giả thiết cho rồi.

Nếu bóp méo sự thật đề đi đến kết luận như ta đã định ra từ đầu thì đó là bịa đặt. Tôi nghĩ một trong các  bịa đặt mà đã trở thành vấn đề lớn như trong vụ “Đại tự điển Aruaru” – một chương trình của đài truyền hình Kansai là nằm trong hoàn cảnh này. Đây phải chăng là mặt giới hạn của giới phóng viên báo đài.

Muốn điều tra thị trường để đi đến kết quả nhưng kết quả lại khác xa giả thiết, mà thời gian không cho phép để có thể hình thành một bản báo cáo theo đúng như đã cơ cấu. Chà phải làm sao đây, thôi thì mình dàn xếp chút đỉnh theo như giả thiết ban đầu rồi làm báo cáo cho xong. Có lẽ không ít nhà kinh doanh bị ma quỹ xúi dục như thế.

Vậy thì điều tra sơ bộ rồi lập ra giả thiết là vô ích hay sao? Không ! Lập ra giả thiết không hề vô ích chút nào, ngược lại còn có tác động vô cùng lợi hại. Vì ta đã có cơ sở sẵn rồi, nếu đi điều tra với tư thế trống rổng không có gì rồi lập thành văn bản, theo văn chương người ta gọi đó là góp nhặt từ con số không sẽ làm tốn rất nhiều công sức và thời gian.

Khi lập giả thiết rồi đến hiện trường, cho dù hiện thực khác xa với giả thiết nhưng đã có cơ sở trước rồi nên có thể chỉnh sửa lại quỹ đạo là tương đối đáp ứng được. Tóm lại, hiệu quả công việc cao hơn hẳn so với bắt đầu điều tra với tư thế trống rổng.

Hơn nữa ban đầu lập giả thiết rồi đi đến hiện trường, nếu sự thật và những thông tin có được tại đó khác hoặc đi quá xa so với giả thiết thì chính điều đó xứng đáng với việc chúng ta đi điều tra hiện trường và ta nên vui mừng mới phải.

Khi đi đến hiện trường mà sự thật khác với giả thiết, ta phải diễn giải sự kiện đó lại từ đầu, kiểm nghiệm xem nó khác với giả thiết ở chỗ nào, điều đó sẽ dẫn cuộc điều tra đi đến hiệu quả.

Hãy chuẩn bị thật chắc chắn và lập giả thiết trước rồi hãy đi đến hiện trường.

 

 

39.   (6)  TRÂN TRỌNG CẢM NHẬN CỦA NĂM GIÁC QUAN

Nảy giờ tôi vừa vận dụng “định dạng” vừa giới thiệu cách viết văn bản. Định dạng rất quan trọng. Nhưng quan trọng hơn đó là nội dung là cái chứa đựng trong văn bản đó. Nội dung hay cái chứa đựng trong đó phải là cái mới lạ độc đáo.

Liên quan đến phần nội dung đó có việc cập nhật nội dung. Có người sao chép thông tin trên webside, rồi công bố, hay đề xuất nó lên như chính mình đã làm ra. Tham khảo webside cũng không sao, nhưng ở mức độ sao y bản chính, hoặc chỉ thay đổi dấu chấm phẩy, hoặc thêm thắt chút ít rồi làm bộ như đây là cái mà mình đã tìm tòi suy nghĩ ra thì đó mới là vấn đề.

Tất nhiên cũng có vấn đề tác quyền, nhưng trước giờ những thông tin đăng tải trên mạng Internet về cơ bản phải hiểu đó là những “thông tin chết”.

Bản báo cáo hay bản đề xuất thường yêu cầu những cái mới nhất. Những câu chuyện hay sự thật mà ta phải đi đến hiện trường mới biết được, cảm nhận bằng chính các giác quan của mình và phản ánh nó lên trang giấy. Trân trọng những thông tin mà truyền hình, báo chí, internet, hoặc trong công ty chưa có được, đó mới chính là ý nghĩa của việc đi đến hiện trường.

Gánh trọng trách tại hiện trường là vai trò nhạy bén của năm giác quan và khả năng phán đoán của chính mình.

Màu sắc, âm thanh, mùi, vị, sờ mó, rèn luyện sự nhạy bén của năm giác quan, cảm nhận không khí của hiện trường rồi đưa vào trong bản báo cáo, bản đề xuất không một sơ suất. Được như vậy bản báo cáo, hay bản đề xuất sẽ trở thành những bài văn diễn đạt sống động quang cảnh sự việc, đồng thời cũng trở thành các văn bản độc đáo của chính bạn.

Nhưng đưa các cảm nhận vào một hoặc tối đa là hai ba chỗ thì không sao, nếu sử dụng các cảm nhận cho toàn bộ văn bản thì ngược lại sẽ làm cho người ta không hiểu là bản báo cáo gì.

Tạo cảm giác sống động một chút  sẽ làm cho văn bản đó lấp lánh thêm lên.

 

 

40.  (7) VẤN ĐỀ VĂN CHƯƠNG THIẾU NỘI DUNG

Trau dồi khả năng truyền đạt cũng là trau dồi khả năng viết văn.

Nhưng khả năng viết văn có giỏi đi nữa đôi khi trong kinh doanh cũng xuất hiện những văn bản thiếu nội dung.

Như trong bản báo cáo tự nhiên lại có một số biểu hiện trừu tượng, bản báo cáo đó bị xem là viết khá hời hợt không có sức đối chọi với thực tế thị trường.

Ngược lại, cũng có những bản báo cáo rất chất lượng về mặt nội dung cho dù văn chương chưa được hoàn hảo. Những bản báo cáo đó đã điều tra kỹ lưỡng, cụ thể và truyền được rõ ràng suy nghĩ của người viết, những văn bản như vậy được xem là hoàn hảo.

Dùng câu từ đẹp nhưng không làm lay động lòng người, mà nếu không làm lay động lòng người thì lòng  cấp trên của công ty đối tác kinh doanh cũng không xao xuyến. Vậy nó chỉ trở thành mảnh giấy lộn mà thôi.

Và đối với các vấn đề mình phụ trách mà hiểu lơ mơ thì thường hay dẫn giải một cách trừu tượng khó hiểu. Vì nếu hiểu vấn đề chắc chắn đã viết được cụ thể rồi.

Nếu tự tin vào khả năng văn chương của mình và bằng các tiểu xảo cứ báo cáo láo sẽ không thể tạo ra một sự thật. Để có thể trau dồi năng lực thể hiện và năng lực viết văn, đồng thời viết được bài văn có nội dung ta cần điều tra cẩn thận.

CHƯƠNG 5. NÂNG CAO NĂNG LỰC VIẾT VĂN

 

 

41.  (1)  HÃY ĐÀO TẠO THÊM MỘT CHÍNH MÌNH

Trường hợp truyền đạt cho ai một sự việc gì đừng bao giờ tự thỏa mãn với chính mình. Để được như vậy ta nên tạo ra thêm một con người nữa của chính mình.

Ví dụ thử viết ra một kế hoạch hay một ý tưởng do mình tự nghĩ ra. Lúc đó, nếu thấy “Sao viết hoài không được vậy kìa” cũng chưa thể nói là đã có “thêm một chính mình” được. Vì người viết, người xem lại đều là mình cả.

–  Nếu có thêm một chính mình nữa thì người ấy sẽ nghĩ thế nào ?

Có thể người ấy sẽ nhận ra rằng

–  Nói về chuyện này thì nó đã phổ biến cách nay ba năm rồi mà.

Hoặc phải ngẫm nghĩ lại

–  Vậy còn cái này có thật sự hấp dẫn không nhỉ ?

Và nếu thấy rõ được

–  Lý thuyết không nhất quán với thực hành.

–  Văn chương khó hiểu quá.

–  Có nhiều lỗi chính tả quá.

Đó chính là một con người nữa của mình cứ soi mói lấy mình.

–  Ôi ! cái này mà hấp dẫn thật ư ?

–  Cái này chẳng có gì mới mẻ cả.

–  Bản kế hoạch sao mà khó hiểu thế.  Cái này nội dung có hay đi nữa sếp cũng không muốn đọc.

–  …

Ôi ! thế thì có chỗ vẫn cần phải sửa lại mà.

Như vậy, nhờ có thêm một người nữa trong ta nên ta có thể tự nghiêm khắc chính mình (tôi gọi đó là động não).

Tự mình nghiêm khắc với mình hiệu quả không chỉ cho việc viết mà cho cả khi nói chuyện.

Ví dụ khi phát biểu ở hội nghị mình nghĩ  “Chắc lại bị phản ứng nữa đây”

Chỉ cần để ý điều đó có thể nói là đã có một con người nữa trong ta rồi, thế nhưng vẫn chưa đủ. Để đạt đến mức đủ ta cần tiến thêm một bước nữa.

–  Mức độ này mà nói thì có phải là chưa truyền đạt được mấy ? Tệ quá ! Tệ quá ! Phải giải thích từ một khía cạnh khác thôi.

Nếu nghĩ được đến như vậy, và biến nó thành hiện thực thì có thể nói là một cái tôi nữa trong mình đã thực sự khuấy động lên rồi.

–  Ôi ! khó quá ! Người vụng về như mình mà có thể làm được ư ? Không thể nào làm được với một người tẻ nhạt như mình.

Sẽ có người nghĩ như thế, nhưng thực ra điều này đơn giản đến bất ngờ. Vì một khi đã trở thành thói quen rồi, nó không khó như mình nghĩ.

Khi viết hay khi nói, một chút thôi cũng được hãy lưu ý đến “một con người nữa trong mình” để rồi con người đó sẽ hạch sách lấy mình.

Có như thế khả năng truyền đạt của bạn sẽ chắc chắn tiến bộ.

 

42.   (2)  IN RA ĐỌC LẠI

Khi gửi thư chắc các bạn đều đọc lại sau khi viết rồi mới gửi đi phải không ?

Trường hợp gửi bạn thân thì nghĩ sao viết vậy, rồi để nguyên như thế gửi đi cũng chẳng sao.

Thế nhưng khi gửi thư cho đối tác làm ăn hay khách hàng mà như vậy rất nguy hiểm.

Nếu là bản kế hoạch và bản báo cáo trình cấp trên trong nội bộ công ty, ít nhất cũng nên xem lại một lần trước khi trình ra.

Tôi nghĩ sẽ có nhiều người thấy được hiệu quả của việc xem lại này, nó giúp ta nhận ra những thiếu sót mà khi viết ta không để ý.

–  Sẽ nhận ra sai lỗi chính tả, sót chữ.

–  Nhận ra được trình bày chưa tốt, ấu trỉ, những điểm vấn đề chưa giải quyết được.

–  Nhận ra được lý luận trình bày chưa đủ sức thuyết phục.

Vân vân …sẽ nhận ra được rất nhiều điều.

Ngày nay công việc “viết” được thay bằng công việc “đánh”.  Trong công việc hàng ngày thì gửi thư cũng phải dùng máy vi tính, nên việc xem lại bài văn đã viết trong đa phần các trường hợp là trên màn hình vi tính. Nhưng chỉ với tác nghiệp xem lại này thôi vẫn chưa đủ. Xem lại trên màn hình vi tính những văn bản đã viết vẫn chưa đủ vì chưa đào tạo thêm một cái tôi nữa trong mình.

Dù đọc lại hai ba lần trên màn hình rồi vẫn phải in ra giấy đọc nữa, nhiều khi vẫn còn sai những lỗi rất đơn giản. Vì đọc lại trên màn hình thì vẫn là mình – người đã viết, còn khi in ra giấy đọc lại thì lúc đó là vai trò người đọc, tức là vai trò người thứ ba.

Các bạn hãy thử in ra đọc lại những lá thư mà bạn gửi từ trước giờ xem, tôi nghĩ là bạn sẽ nhận ra được nhiều điều lắm đấy.

–  Mình viết sai chính tả đến thế nầy ư !

Hoặc là

–  Cái này nói gì vậy ? Bộ mình viết nó thật sao !?

Đến giờ mới nhận ra, và có khi tự nhiên mình thấy xấu hổ cũng không chừng.

Xem lại bài hãy cố gắng in ra để xem. Đặc biệt những bản báo cáo hay các đề án quan trọng muốn cho chỉnh chu tôi khuyên bạn nên làm như thế.

 

43.  (3)   HÃY CHO NGỦ YÊN MỘT THỜI GIAN RỒI XEM LẠI

Xem lại bài đã viết thì nên in ra để xem, và nếu được sau khi viết xong nên cho nó “ngủ yên” một  thời gian càng tốt.

Thời gian “ngủ yên” này nếu là những tác phẩm dài thì khoảng một tuần.

Có dịp giở ra xem lại những gì mình đã viết. Lúc đó sẽ thấy những cái thiếu sót mà mình không nhận ra ngay sau khi viết xong.

Không phải khi sách được xuất bản thì nó là quyển sách giống y nguyên như bản thảo mà tác giả đã viết ban đầu. Bản thảo viết xong đem in thử. Bản in thử này không ảnh hưởng đến hình thức của quyển sách nhưng bố cục văn chương nó gần giống với quyển sách sau cùng.

Tác giả từ khi trao bản thảo cho ban biên tập của nhà xuất bản cho đến khi bản in thử hoàn thành, thông thường mất từ vài ngày cho đến khoảng hai tuần. Trong thời gian đó tác giả làm công việc khác, quên đi chuyện bản thảo.

Sau vài ngày khi nhận được bản in thử từ nhà biên tập, lúc đó thường họ sẽ nhận ra sai sót về lỗi chính tả, bất hợp lý trong triển khai lý luận và những cái bất cập khác mà khi viết bản thảo đó họ chưa nhận ra. Đấy cũng là một hiệu quả của việc cho nó “ngủ yên”.

Dù nói thế nhưng trong công việc bận rộn hàng ngày, rất nhiều nhà kinh doanh không thể thong thả như thế được. Thế nhưng nếu khéo sắp xếp công việc, chắc chắn có thể thực hiện được trong chừng mực nào đó.

Ví dụ trường hợp đề án phải trình vào ngày 20 tháng 6 mà ta vội vội vàng vàng hoàn thành bản đề án đó vào ngày 19 tháng 6 thì chắc chắn là không còn thời gian để xem lại.

Trường hợp này thường phải cho hoàn thành bản đề án khoảng 12 – 13 tây, để khoảng 18 – 19 tây ta xem lại.

Đó là kiểu làm lý tưởng nhất, nhưng đến thế mà vẫn không thể nào làm được thì ít ra bạn nên cho nó “ngủ yên” một đêm, bạn thấy sao ?

Nếu thời hạn là 20 thì cho đến ngày 19 trở về công ty là cơ bản đã hoàn thành. Sáng hôm sau, vào công ty xem xét lại, đính chính những lỗi sai, rồi trình lên để gửi cho đối tác giao dịch.

Làm như vậy chắc chắn có thể ngăn ngừa trước những lỗi đáng kể, đính chính những điểm bất cẩn.

Với những việc hệ trọng, tối thiểu bạn không nên tiếc thời gian và công sức để làm như thế.

 

44.  (4)   ĐỌC LỚN

Để tự mình khách quan xem những đoạn văn mình đã viết, đọc to đoạn văn cũng rất hiệu quả.

Trường hợp của tôi, để ra sách có khi tôi đọc lớn toàn bộ bản thảo mà tôi đã viết.

Nếu là sách lẻ một cuốn thôi, ước tính khoảng 300 trang mỗi trang khoảng 400 chữ. Xem mình như một phát thanh viên làm công việc nói chuyện trên đài truyền hình, đây quả là một việc vô cùng vất vả, thành thật mà nói là mệt vô cùng.

Tại sao lại phải làm đến mức như vậy ? Vì nó rất là hiệu quả !

Khi đọc lên trước tiên mình chú ý đến âm điệu.

Đọc lên thành tiếng có thể nhận ra những chỗ nghe không xuôi tai mà khi viết hoặc khi đọc thầm ta không để ý.

Nghe không êm tai thì người đọc cũng sẽ thấy khó hiểu. Thậm chí mạch văn có xuôi đi nữa có khi cũng không vào nổi trong đầu.

Đặc biệt đối với những bài văn dài dòng quanh co. Văn chương dài lê thê mà hoàn toàn không hiểu ý muốn nói cái gì, trong một câu văn không phải phủ định hai lần mà có khi phủ định đến những ba lần.

Không hẳn là không có ý định đó” nhưng lại làm cho rắc rối lên thành “không muốn nói là không hẳn là không có ý định đó”, kết cuộc là “có ý định đó” hay  “không” mà lòng vòng cho khó hiểu.

Những nhà kinh doanh bình thường dù có đọc lại bài văn mình đã viết có lẽ cũng không đến mức độ như trường hợp phải đọc 300 trang bản thảo như tôi. Nhiều trường hợp chắc chỉ cở một trang giấy A4, nếu với mức độ này mà đọc to lên tôi nghĩ cũng không khổ cực gì.

Tôi không nói là mỗi lần, nhưng trong phạm vi có thể hãy thử đọc lớn bài văn mình đã viết. Nhưng khi ở nơi làm việc cũng hãy lưu ý đến người xung quanh một chút.

 

45.   (5)   NHỜ CẤP TRÊN VÀ ĐÀN ANH ĐỌC GIÚP

Trong chương này tôi đã khuyên là hãy có thêm một cái tôi nữa trong bản thân mình để mình với tư cách là người thứ ba xem lại bài viết của mình một cách khách quan.

Một điều cũng quan trọng nữa là nhờ ai khác đọc bài mình đã viết. Độc giả của quyển sách này có lẽ đa phần là các nhà doanh nghiệp, nên người đọc hộ thường là cấp trên, đàn anh hay đồng nghiệp.

–  Bằng con mắt của một người nữa trong mình đọc cho mình cũng cần đó, nhưng dù nói thế nào đi nữa cũng có cái không thể thoát ra khỏi cái vỏ của mình. Cái vỏ đó chính là cái tật, hoặc cái hạn chế của mình. Vì thế như  ngôn từ người ta hay nói là không thể thiếu “sự xét nét của người khác

Bản thảo của các nhà văn, nhà bình luận không phải để nguyên từ đầu đến cuối như vậy mà in ra sách. Mà xen vào đó có nhà biên tập, họ chất vấn tác giả đủ thứ rồi góp ý này nọ. tùy trường hợp tùy biên tập có khi còn bị yêu cầu phải viết lại như :

–  Chỗ này tôi thấy khó hiểu.

–  Bài văn này chưa được mạch lạc.

Như vậy mới thấy ngay cả nhà văn chuyên nghiệp đôi khi cũng mắc phải nên các nhà kinh doanh không phải là người chuyên môn viết lách nếu không được ai tư vấn thì rõ ràng không thể viết được những bài văn mạch lạc, dễ hiểu được.

Trước tiên cần khiêm tốn với năng lực của mình, và có ý muốn học tập ở người khác, đây là yêu cầu cần thiết hơn bất cứ cái gì.

 

46.  (6)  NÓI CHUYỆN VỚI NGƯỜI KHÁC ĐỂ CHỈNH LÝ NỘI DUNG VIẾT

Không chỉ nhờ người ta đọc bài mình viết, mà cũng còn có cách là trước khi viết mình nói chuyện với đàn anh với đồng nghiệp để chỉnh sửa nội dung mà mình sắp viết.

Khi còn công tác ở bộ phận xã hội của NHK, có một ký giả đàn anh nọ đi lấy tư liệu về rồi thì

–  Chỗ mà hôm nay chỗ tôi đi lấy tư liệu có chuyện như thế này…

Hoặc là

–  Vấn đề đó cũng có thể giải quyết được, nhưng sự thực hình như không phải vậy nhỉ.

Anh ta hay bắt chuyện với nhóm ký giả xung quanh.

Lúc đó tôi nghĩ “Không nên tám hoài như thế lo mà viết bài nhanh lên”.

Thế nhưng thực sự người ấy vừa nói vừa quan sát phản ứng của mọi người xung quanh và tranh thủ chỉnh lý trong đầu những thông tin mà mình đã thu thập được trong ngày hôm đó, và suy nghĩ xem nên đúc kết bản tin của mình như thế nào.

Ví dụ tôi nói

–  Ồ chuyện này hấp dẫn à nha !

Thì trong lòng anh ta tự xác nhận lại.

–  Vậy sao ? cậu thấy chuyện này hấp dẫn thật à ?

Trường hợp người kinh doanh viết báo cáo cũng có thể vận dụng phương pháp này.

Trường hợp đi trò chuyện, quan sát để viết báo cáo cũng có thể gợi chuyện với đồng nghiệp hoặc các nhân viên làm việc bán thời gian “Có chuyện này …

Lúc đó quan sát phản ứng xem họ quan tâm điểm nào, hoặc chán ngấy điểm nào.

Mình thì nghĩ là hấp dẫn nhưng có khi xung quanh chẳng ai thèm quan tâm, ngược lại sự việc mình nghĩ  không hấp dẫn mấy lại cũng chẳng quan trọng gì thế mà biết đâu người ta lại hứng thú.

Trong lúc trao đổi như thế, mình sắp xếp lại trong đầu và sẽ thấy nên viết như thế nào.

Tất nhiên nếu bạn hỏi thẳng là “Vấn đề này … thấy sao ? hấp dẫn không ?” thì cũng được, thế nhưng tôi nghĩ nên biết nội dung mình cần viết bằng cách nhìn phản ứng không có chủ tâm trước của họ trong khi trao đổi .

Thế nhưng khi bắt chuyện bạn phải lưu ý đừng để làm phiền mọi người xung quanh, đó là tính cách đương nhiên của một nhân viên công ty.

 

47.  (7)   VIẾT BLOG

Với ý nghĩa nhận được sự khích lệ từ người khác, thì blog cũng có thể trở thành một nguồn khích lệ.

Vì tiền đề của blog là viết để người ta đọc, nên trên cơ sở đó nó có ý nghĩa mang tính quyết định khác hẳn với nhật ký, và sổ ghi chép.

Nhật ký thường không phải viết để người khác đọc. Không muốn người khác đọc, không muốn bày tỏ với người khác hoặc chỉ muốn thố lộ nổi niềm riêng của mình để chỉ một mình biết là đủ rồi.

Sổ ghi chép là văn bản ghi nhớ cho khỏi quên, nên văn bản này cũng không phải viết cho người khác đọc ta viết ẩu cũng không sao, giống như nhật ký một mình ta hiểu là được rồi.

Nếu muốn nâng cao trình độ viết văn ta có thể viết nhật ký, viết sổ ghi chép cũng được còn hơn là chẳng viết gì. Song lỡ có ai để mắt tới, thì cũng không đến mức như trên blog là nơi phải chịu sự phê phán của mọi người.

Hơn nữa trên blog, có khi ai đó sẽ đưa ý kiến hay chất vấn đối với ý kiến và quan điểm mà bạn viết ra, và tùy trường hợp có khi bạn bị phản ứng “Nói cái gì chẳng hiểu !”.

Tôi từng đọc blog của nhiều người, trong số nhiều blog mà tôi không thể đọc được thì thỉnh thoảng cũng có những blog mà làm cho tôi cảm nhận được ý kiến rất sắc sảo.

Ngay cả trong blog của chỉ một người, mà nếu xem nhiều lần sẽ thấy được những lý lẽ ngày càng tinh tế, văn chương ngày càng trau chuốt thêm lên, tôi cảm nhận phải chăng nhờ được nhiều người xem mà khả năng truyền đạt bằng văn chương của họ dần cải thiện.

 

48.   (8) TÓM TẮT CÁC BÀI BÁO

Để tăng khả năng viết văn hãy tập tóm tắt các bài ký sự của báo cũng có lợi.

Các bài ký sự mà tôi khuyên đó là, nếu là báo Kinh tế Nhật Bản là mục “Xuân Thu”, nếu báo Asahi là mục “Thiên Thanh Nhân Ngữ”, nếu báo Yomiuri là mục “Sổ tay biên tập”, nếu báo Mainichi là mục “Dư luận”.

Ví dụ mục Thiên Thanh Nhân Ngữ  khoảng 630 chữ. Nếu tóm tắt lại còn chừng phân nửa 300 chữ là được rồi.

Nếu lấy mục đích là tóm tắt  thì khác với việc ta chỉ đơn giản là đọc qua thôi, ta cần hiểu sâu vấn đề hơn. Ta phải vừa đọc vừa suy nghĩ điều chủ yếu muốn nói là cái gì, cái gì không cần thiết …

Khi bắt tay viết thử nhiều khi thấy không dễ chút nào.

Ví dụ có thể rút ngắn đến khoảng 400 chữ, còn lại 100 chữ nữa không thể cắt được, ta cứ lỡn vỡn nỗi lo nếu cắt bớt chỗ này thì làm mất ý nghĩa bài văn, cắt chỗ khác thì lại thành ra ít hơn 300 chữ sẽ chỉ còn khoảng 250 chữ thôi.

Nhưng việc này lặp đi lặp lại nhiều lần chắc chắn sẽ làm cho năng lực viết văn, năng lực suy nghĩ của bạn tăng lên đáng kể.

Ngược lại, cũng có thể rèn bằng cách tăng lượng chữ bài ký sự lên. Ví dụ, viết lại bài của “Thiên Thanh Nhân Ngữ”  từ  630 chữ thành bài 800 chữ.

Việc này khó hơn là rút ngắn bài văn. Vì không phải bài văn bạn viết ra nên có thể bạn không biết phải viết thêm cái gì.

Có cách là bạn có thể viết thêm một đoạn liên quan đến đề tài tranh luận, hoặc tăng thêm phần văn chương cho đoạn mà bạn am tường. Hoặc để nguyên đề tài tranh luận bạn chỉ củng cố thêm những phần râu ria, hoặc chỉnh sửa lại để tăng thêm sức thuyết phục mà không làm mờ nhạt đi nội dung bài ký sự là bạn đã thành công rồi.

Cách luyện tập này chắc chắn sẽ làm nâng cao năng lực suy nghĩ và năng lực viết của bạn.

CHƯƠNG 6. TRUYỀN ĐẠT DỄ HIỂU

 

49.   (1)   SỬ DỤNG KATAKANA TRÀN LAN

Ông Koizumi Junichiro khi còn làm thủ tướng đã ra chỉ thị tích cực không sử dụng chữ Katakana. (chú ý của người dịch: loại chữ phiên âm các từ tiếng nước ngoài sử dụng tại Nhật Bản)

Khi trả lời chất vấn ở quốc hội ông cũng đã từng khiển trách các vị trong nội các dùng từ tiếng Anh để trả lời “Hãy nói cho dễ hiểu đi”. Bộ trưởng Bộ y tế lúc bấy giờ cũng kiên quyết không dùng từ Katakana đến độ ông lập ra một Ban kiểm tra để loại bỏ các từ Katakana không được sử dụng trong Bộ.

Còn thủ tướng Abe Shinzo thì ngược lại với ông Koizumi có vẻ thích sử dụng từ Katakana.

–         Innovation

–         Country identity

–         Xã hội friendly nuôi dạy trẻ

–         Chiến lược frontier sức khỏe mới

–         Thoát khỏi regime sau chiến tranh

Và cực đoan hơn nữa là White-collar exemption.

Vì thế nếu bị mọi người nói không biết ông ta là thủ tướng nước nào thì cũng chịu thôi.

Ông ta bảo muốn hướng đến một “đất nước xinh đẹp” nhưng khi diễn tả hiện trạng đất nước thì ông dùng  chữ “country identity”, đến đây ai cũng muốn ngắt ngang vào vậy xin ngài hãy sử dụng “ngôn ngữ Nhật Bản xinh đẹp ấy đi ạ”.

Người hùa theo thủ tướng Abe sính chữ Katakana chính là ông chánh văn phòng phủ thủ tướng Shiozaki Yasuhisa.

–         Sensitive

–         Kick-off  speaker

–         Win – win

–         Formular

–         Expertise

van van… ngay trong buổi họp báo ký giả họ liên tục nổ toàn từ Katakana. Đến mức có báo đưa tin là đoàn ký giả quá kinh ngạc không biết các vị ấy đang nói chuyện với nhân dân của nước nào nữa.

Dù viết vậy, nhưng trong quyển sách này tôi cũng thường sử dụng Katakana như

–         Business (kinh doanh)

–         Formal (trang trọng)

–         Casual (bình thường)

–         Performance (sự thực hiện)

–         Keyman (người chủ chốt)

–         Format (định dạng)

–         Back up (ủng hộ)

–         Aproach (tiếp cận)

–         Claimer (người yêu sách)

–         Print out (in ra)  …

Việc tôi sử dụng Katakana là “tùy lúc tùy nơi” thôi. Cũng tùy người có khi thuật ngữ mà tôi dùng hơi khó hiểu, hoặc có thể làm họ khó chịu. Tuy nhiên quyển sách này là một quyển trong bộ sách “Kinh Doanh Tân Thư” của tôi. Có thể các bạn học sinh, các bà nội trợ hoặc các vị đã thảnh thơi về hưu rồi cũng đọc, nhưng tôi đoán đọc giả chủ yếu của nó là các nhà kinh doanh còn đang làm việc. Và  trong số họ tôi cũng đoán phần đông ở độ tuổi khoảng bốn mươi trở xuống.

Sách chủ yếu dành cho đối tượng này nên tôi sử dụng những từ Katakana ở chừng mực họ thường gặp và sử dụng trong nghiệp vụ thông thường. Nếu sách này dành cho học sinh cấp hai hay là người cao tuổi thì tôi lại viết cách khác.

Tôi nói “tùy lúc tùy nơi” là theo ý nghĩa đó.

 

50.   (2)  THUẬT NGỮ KATAKANA KHÔNG DÙNG VỚI NGƯỜI NGOÀI CÔNG TY

Điều tôi viết ở phần trước nếu rơi vào trường hợp các nhà kinh doanh tôi nghĩ cũng giống vậy. Nếu có những thuật ngữ Katakana thường được sử dụng trong công ty thì cứ để vậy mà xài có lẽ không trở ngại gì.

–         Content  (nội dung)

–         Compliance (tuân thủ, phục tùng)

–         Seeds (hạt giống)

–         Synergy (hợp lực)

–         Risk management (quản lý rủi ro)  …

Những thuật ngữ này thường được sử dụng, nên nếu tất cả cùng nhau hiểu thì không ảnh hưởng gì.

Nhưng vấn đề là sử dụng những thuật ngữ Katakana này cả khi giao tiếp với người bên ngoài, và lại xem đó như là một chuyện tất nhiên thì điều này không thể khuyến khích được.

Ví dụ, bạn với tư cách là nhân viên của một siêu thị được khách hàng yêu cầu như thế này.

–         Lối đi này hơi hẹp nên có vẻ nguy hiểm, có thể nới rộng ra một chút được không ?

Lúc đó nếu bạn trả lời :

–         Thưa quý khách cửa hàng chúng tôi có quy định phải compliance khách hàng, và chúng tôi chịu trách nhiệm risk management, nên xin quý khách cứ yên tâm.

… rất có thể khách không hiểu bạn nói gì, có khi bạn bị cho là khùng hoặc họ sẽ nổi giận cũng không chừng.

Ví dụ này có vẻ hơi cực đoan, nhưng những từ Katakana bạn sử dụng thường ngày trong công việc thì không hẳn là cứ thế sử dụng đối với xã hội bên ngoài. Những từ có tính cách hơi chuyên môn, về nguyên tắc không nên sử dụng với những người bên ngoài công ty hay ngoài bộ phận của mình.

Không chỉ với những từ Katakana mà ngay cả những từ chuyên môn nghiệp vụ cũng vậy.

Song cho dù là từ ngữ dùng trong công ty hay trong bộ phận của mình đi nữa, nhưng những cách nói như

–         Đã development risk management coaching program để compliance…

Quả thật không còn là tiếng Nhật nữa rồi, tất nhiên tôi không chỉ nói việc chêm từ tiếng Anh thôi mà chêm tiếng của nước nào cũng vậy.

Đây là cách diễn đạt quá tự tin, nhưng bất ngờ là nhà kinh doanh có kiểu nói chuyện như thế lại nhiều.

Vậy thì tại sao từ Katakana lại được sử dụng tràn lan như vậy ? Có thể thấy nhiều nguyên nhân như ảnh hưởng của Mỹ trong giới kinh doanh, hoặc do mặc cảm tự ty đối với Âu Mỹ của người Nhật, nhưng nguyên nhân chủ yếu tôi nghĩ nằm ở mặt tiện lợi khi dùng nó.

Vì nếu sử dụng nó tạo cảm giác như mình cũng hiểu hiểu, sành điệu, và có thể tạo ấn tượng trí thức với đối tác. Nhưng nếu bị hỏi ngược lại ý nghĩa của nó là gì thì thật bất ngờ là có khi bí câu trả lời.

Ví dụ, ý nghĩa của câu “development risk management coaching program để compliance” thì e rằng chính đương sự phát biểu câu này cũng hiểu một cách mơ hồ luôn. Người nghe trong phút chốc có thể nghĩ là mình được nghe một câu gì cao siêu lắm, nhưng nếu nghe kỹ (hoặc hỏi kỹ) thì thấy chẳng hiểu gì lắm. Vậy là cuộc giao tiếp bất thành, đối tác ngơ ngác và có thể còn khó chịu nữa.

Những người thường ngày hay dùng từ Katakana nên ý thức điều đó và nên quyết tâm không dùng từ Katakana nữa, cố thay thế bằng từ quốc ngữ hay Hán tự có lẽ sẽ tốt hơn.

Ví dụ như người hay dùng từ “content” sẽ không dùng “content” nữa mà thử nói hay viết ra những điều muốn truyền đạt.

Làm như vậy có khi bạn sẽ thấy rằng tìm mãi mà không ra từ thích hợp với nó. Lúc đó mới nhận ra sự thật ta chưa hiểu đích xác từ “content” này, và đồng thời đó cũng là lúc ta phải đào sâu suy nghĩ để hiểu rõ nó hơn. Phải dùng từ “nội dung” hay là “mục lục” hay là “chương trình” ? vì muốn diễn tả nó bằng tiếng Nhật nên có thể sẽ bắt đầu phát sinh một cuộc tranh luận nghiêm túc.

Việc sử dụng từ Katakana nên giới hạn trong phạm vi các đối tác thông hiểu mình, và đó là điều tối thiểu ta nên giữ. Đồng thời cố thử thay từ Katakana bằng từ ngữ khác.

Nhờ vậy có thể hiểu sâu hơn các sự kiện liên quan đến sự việc đó hay từ ngữ đó.

 

51.   (3)  NHỮNG CHIÊU NHƯ “TÍNH …”  “MỘT CÁCH …”

Những từ thiếu hình dung cụ thể hay khó hiểu không hẳn chỉ là những từ Katakana. Những từ diễn tả “tính …” hay  “một cách …” thì có lợi nhưng ngược lại cũng là những từ có vẻ lấp lửng, mập mờ.

Ví dụ với từ “tính tiện lợi”, khách hàng được nói như vầy.

Sản phẩm mới của công ty chúng tôi có tính tiện lợi cao hơn các sản phẩm từ trước đến giờ. Nên chúng tôi tin chắc rằng tác nghiệp của quý công ty sẽ được cải tiến hơn nhờ sản phẩm mới này.

Dù nói thế nhưng “tính tiện lợi” hơn đó là gì thì hoàn toàn không hiểu. Nếu nói

Nhờ sử dụng mặt hàng mới này của công ty chúng tôi mà tốc độ nghiệp vụ của quý công ty sẽ nhanh hơn và tác nghiệp ở các công đoạn sẽ nhẹ nhàng hơn sử dụng các sản phẩm từ trước giờ.

Như vậy sẽ cụ thể hẳn lên.

Từ “tính tiện lợi” thì tiện lợi thật, nhưng do dùng từ này lại xảy ra tình huống không truyền đạt được sự việc một cách cụ thể. Có khi người sử dụng từ này không nghĩ là mình đã mắc phải thiếu sót đó. Cũng nên biết khi sử dụng các từ ngữ hợp lý rồi thì e rằng người sử dụng nó sẽ thôi không suy nghĩ từ khác thêm nữa.

Rất nhiều hoặc là một số từ “tính …” hay  “một cách…” có tính chất đó.

–         Tính sáng tạo

–         Tính tất yếu

–         Tính sản xuất

–         Tính năng suất

–         Tính tuyệt đối

–         Tính chính trị …

Những từ mà mình thường dùng hàng ngày nếu thử một lần tìm hiểu sẽ thấy không ít trường hợp mập mờ, lấp lửng không hiểu rõ ý nghĩa lắm.

Như ta thử một lần suy nghĩ câu ”nâng cao tính sản xuất của nhà máy” cụ thể là gì, thử đào sâu suy nghĩ xem câu “tổ chức một cách hiệu quả” là làm cái gì. Như câu “về mặt chính trị thì đúng” vậy ta lại nghĩ thử trường hợp nào là không đúng.

Bây giờ tôi dùng từ “một cách cụ thể”, từ này cũng có “một cách”, nhưng lại không có gì là biểu hiện mập mờ cả. “Một cách phổ biến” hay “tính khả năng” cũng vậy, cho dù là dùng đúng với ý nghĩa đó nó cũng không mang tính phủ định từ “tính”  hay từ “một cách” ấy.

Sử dụng “tính sáng tạo”, tính tất yếu”, “tính hiệu quả”, “tính tuyệt đối”, và những cái “tính …” khác đều được, nhưng khi đó ta nên ngẫm nghĩ lại ý nghĩa của từng từ mà mình sử dụng.

Đồng thời cũng cần giải thích một cách cụ thể nội dung của nó đối với đối tác.

Ví dụ như trong trường hợp “tính tiện lợi” nêu ra lúc nảy. Các bạn hãy thử nói hoặc là viết như sau.

Sản phẩm mới này của công ty chúng tôi có tính tiện lợi cao hơn đáng kể so với các sản phẩm từ trước đến nay. Về tính tiện lợi của nó thì đầu tiên là …, kế đến …, và thứ ba là … Chúng tôi tin rằng nghiệp vụ của công ty quý vị sẽ được cải thiện hẳn lên nhờ sản phẩm mới này…

Chắc chắn nhờ vậy mà đối tác hiểu sâu hơn, và ý đồ của bạn được truyền đạt đầy đủ rõ ràng.

 

52.   (4)  DIỄN TẢ BẰNG HÁN TỰ VÀ SỬ DỤNG THÀNH NGỮ BỐN CHỮ HÁN

Chúng ta hãy thử tiếp xúc với cách diễn tả bằng Hán tự và sử dụng thành ngữ bốn chữ Hán nhé. Cái này tôi cũng nghĩ là nên tùy lúc tùy nơi mà sử dụng.

Nếu đối tác là người lớn tuổi khi nói chuyện hay viết văn bản thỉnh thoảng ta xen vào cũng không sao, ngược lại có khi nhờ vậy mà còn tạo ấn tượng tốt nữa.

Nhưng đáng tiếc là đối với giới trẻ khi diễn tả bằng Hán tự hay thành ngữ bốn chữ Hán dường như họ không hiểu mấy.

Thời tôi làm ở chương trình “TUẦN SAN TIN TỨC TRẺ EM” khi bàn bạc công việc với các nhân viên trẻ mà dùng Hán tự hay thành ngữ bốn chữ Hán, thường thì họ chẳng hiểu mô tê gì cả.

Ví dụ như từ trước giờ mỗi khi có những kế hoạch được đưa ra thì tôi hay nói “mấy chuyện đó thì can ngưu sung đống” (1), các em chẳng hiểu gì cả. Khi tôi nói “cái phần đó như cửu ngưu nhất mao(2), trong đầu họ không hình dung được chữ Hán đó nên không hiểu ý nghĩa của nó. Do đó tùy theo tuổi của đối tác mà sử dụng từ cho thích hợp.

(Chú thích của người dịch : (1) can ngưu sung đống có nghĩa là rất nhiều sách vở đến mức con bò phải toát mồ hôi khi chở số sách đó vào kho, nên ý nghĩa là nhiều vô số kể. (2) cửu ngưu nhất mao có nghĩa là chỉ có một sợi lông trong toàn bộ số lông của chín con trâu, ý nghĩa giống như hạt cát trên sa mạc)

Thế nhưng nếu nói về nguyên tắc thì nên hạn chế sử dụng từ chữ Hán và cụm thành ngữ bốn chữ Hán. Và cũng giống với từ Katakana nếu dùng nhiều quá sẽ làm người ta khó hiểu, và không truyền đạt trọn vẹn ý nghĩ của mình đến đối tác.

Ví dụ như phát biểu sau đây

–         Về dự án này tôi cũng không có ý cách ngoa tao dưỡng(1) như quý vị đã đồng âm dị khẩu(2). Tôi nghĩ vấn đề này không thể giải quyết một sáng một chiều được, nhưng cũng không để thời gian làm ý khí tiêu trầm(3). Loại bỏ những không lý không luận(4), tôi muốn hình thành một sách lược khởi tử hồi sinh(5), và phải đạt được thành quả thực tế. Để được như vậy chúng ta phải phân cốt túy thân(6). Tuy tôi tàn học phi tài(7) nhưng mong được các vị hợp tác sất trá khích lệ(8), tôi kỳ vọng tất cả sẽ quyển thổ trùng lai.

Ôi một câu phát biểu nặng nề làm sao.

Phía người nghe cũng chán nản mệt mỏi, y như đang trải qua bài thi chữ Hán vậy. Họ cảm thấy bất an phải chi nói những từ ngữ thông thường hơn một chút thì hay biết mấy.

Xin hãy xem việc dùng từ chữ Hán và các cụm thành ngữ bốn chữ Hán cơ bản là để tăng thêm gia vị, thỉnh thoảng ta xen vào có thể sẽ tạo hưng phấn và gây chú ý với đối tác. Với ý nghĩa đó có thể  nói nó có vai trò như một loại gia vị.

(Chú thích của người dịch: (1) cách ngoa tao dưỡng nghĩa đen là gãi chân bên ngoài giày, nghĩa bóng là làm qua loa, không đi vào trọng tâm. (2) dị  khẩu đồng âm nghĩa là mọi người đều đồng lòng. (3) Ý khí tiêu trầm nghĩa là mất nhuệ khí. (4) Không lý không luận nghĩa là lý thuyết suông. (5) Khởi tử hồi sinh nghĩa là làm cho người sắp chết sống lại nghĩa bóng là diệu kỳ. (6) Phân cốt túy thân nghĩa là tan xương nát thịt. (7) Tàn học phi tài nghĩa là tài hèn sức mọn. (8) Sất trá khích lệ nghĩa là cổ vũ động viên. (8) Quyển thổ trùng lai nghĩa là tập họp sức mạnh cho một cuộc tấn công mới.)

 

53.  (5)  HÃY VIẾT ĐƠN GIẢN NHỮNG CHUYỆN KHÓ NÓI HAY KHÓ VIẾT

Khi tập huấn làm ký giả tôi được dạy rằng “Hãy viết bản tin sao cho học sinh cấp hai cũng hiểu”. Và các ký giả mới vào nghề đều được dạy như vậy.

Nhưng thực tế thì đầy rẫy các bản tin không đạt được yêu cầu đó.

–         Vì viết cho khó hiểu thì dễ chứ viết cho dễ hiểu thì không dễ chút nào.

Những chuyện khó khăn khó viết, cứ thể hiện theo kiểu khó khăn như thế thật là đơn giản. Như việc “Giải thích về ngân hàng Nhật Bản” mà tôi đã giới thiệu ở chương 1, nếu cứ giải thích theo như ghi trong sách giáo khoa là được rồi, và đọc sách giáo khoa hay thuộc những điều viết trong đó cũng đủ rồi.

Nhưng trong trường hợp này, thường là vì người nói hay viết đó thật sự không hiểu hết ý nghĩa của nó. Vì  không hiểu cho nên không thể nào đơn giản hóa nó được. Người ta cứ nghĩ nếu viết (hay nói) những chuyện khó hiểu thì cứ cố viết (hay nói) cho thật hấp dẫn vào là được, đó là một suy nghĩ hết sức sai lầm. Chính những điều khó hiểu mà ta viết (hay nói) cho đơn giản dễ hiểu rất là khó, đòi hỏi năng lực rất cao. Diễn giải vấn đề khó hiểu cho đơn giản dễ hiểu, nội dung cũng có chất lượng cao sẽ không lo bài viết đó bị mờ nhạt.

Làm cho đơn giản dễ hiểu một vấn đề chính là vì ta hiểu sâu vấn đề đó. Nắm chắc bản chất của vấn đề mới có thể chuyển tải thành những câu từ đơn giản hơn, và đối với đối tác ta cũng có thể dễ ứng phó.

–         Chuyện đơn giản thì hãy làm cho nó đơn giản – chuyện phức tạp cũng hãy làm cho nó đơn giản.

Đó là điều cơ bản khi muốn truyền đạt một vấn đề gì.

 

54.  (6)  HÃY ĐỨNG VÀO CƯƠNG VỊ CỦA ĐỐI TÁC ĐỂ TRUYỀN ĐẠT

Chỉ thay chủ ngữ để nói chuyện thôi, ấn tượng mà đối tác nhận được khá là khác rồi.

Xin các bạn hãy suy nghĩ trường hợp như sau nhé.

Hãy giả sử như lúc phát thanh viên đọc tin tức trên truyền hình.

A – Công ty đường sắt H đã quyết định tăng giá vé.

B – Kính thưa quý vị khán giả, giá vé của công ty đường sắt H sẽ tăng.

Bạn thấy sao ? nội dung truyền đạt là hoàn toàn như nhau nhưng ấn tượng nhận được khá khác nhau.

Trọng điểm của A là nằm ở công ty đường sắt H. Lấy công ty đường sắt H làm chủ ngữ là họ muốn truyền đạt chuyện công ty đường sắt H muốn nói. Có thể nói họ phát ngôn thay cho công ty đường sắt H. Như vậy không ảnh hưởng đến tâm lý khán giả.

Còn B thì sao ?

Do nói rằng “Giá vé tăng lên” nên ngầm có thông điệp gì đó sẽ truyền đến khán giả mạnh hơn A. Nói “gì đó” ở đây là ví dụ như chuyện nên tính xem phải làm sao vì gánh nặng ngân sách gia đình sẽ tăng, hoặc nên chú ý kỳ này mua vé tháng sẽ mắc hơn trước giờ v.v…

Với từ gọi là “Kính thưa quý vị khán giả”, họ mong được khán giả quan tâm và làm cho khán giả cảm thấy gần gủi hơn.

Khi nghĩ được như vậy sẽ nhận ra rằng B có thể truyền đạt thông tin đến khán giả một cách mạnh mẽ và trọn vẹn hơn.

Ví dụ khi truyền đạt thông tin tiền bảo hiểm lương hưu quốc dân tăng cũng vậy.

A – Tiền bảo hiểm lương hưu quốc dân tăng từ 13.860 yên lên 14.140 yên một tháng.

B – Cục bảo hiểm xã hội quyết định tăng tiền bảo hiểm lương hưu quốc dân từ 13.860 yên lên 14.140 yên một tháng.

C – Kính thưa quý khán giả đang đóng bảo hiểm lương hưu quốc dân, số tiền đóng hàng tháng của quý vị sẽ tăng lên hai trăm tám mươi yên.

Trong các trường hợp vừa nêu thì phải chăng trường hợp C là truyền đạt tốt nhất đến khán giả ?.

Những ví dụ trên là những thông tin không vui, trường hợp truyền đạt những thông tin vui cũng vậy.

–         Công ty JR Tokai đã quyết định tăng cường số chuyến tàu Nozomi.

Thì không hay bằng

–         Quý vị đi tàu cao tốc Tokai lưu ý, số chuyến tàu Nozomi sẽ được tăng nhiều hơn trước.

Như vậy sẽ lôi kéo sự lưu tâm của khán giả hơn…

Điều quan trọng là phải đặt mình vào cương vị của đối tác để nói hay viết, tất nhiên không chỉ ở việc truyền đạt thông tin. Và tất nhiên nhà kinh doanh phải vận dụng khéo léo cả khi muốn truyền đạt một điều gì đó cho khách hàng.

Ví dụ nếu chỉ nói

–         Công ty chúng tôi đang phát triển một mặt hàng mới mang tính đột phá.

Chỉ làm cho đối tác cảm thấy như mình bị bắt phải nghe một câu chuyện mang tính khoe khoang, không làm họ thán phục.

–         Nếu quý vị sử dụng sản phẩm công ty chúng tôi mới triển khai thì công ty quý vị sẽ được lợi ở điểm …

Hoặc  – Công ty chúng tôi đang triển khai một sản phẩm mới rất thuận lợi cho quý công ty ở điểm…

Thì mới có thể gợi sự chú ý của khách hàng đối với thương phẩm đó.

 

55.  (7)   MINH HỌA NÓI CHO CÙNG CHỈ LÀ THỦ ĐOẠN

Vài năm nay việc minh họa rất thịnh hành trong giới kinh doanh. Đặc biệt là từ khi Power Point trong máy vi tính bắt đầu được sử dụng rộng rãi.

Power Point chắc chắn là tiện lợi rồi, nhưng tôi thấy dường như nhiều người coi bản thân việc làm Power Point là mục đích.

Tốn rất nhiều thời gian làm các tư liệu giới thiệu bằng Power Point, hoặc tốn rất nhiều thời gian để cho xem tư  liệu bằng Power Point.

Cả phía cho xem lẫn phía được xem đều hết sức là lãng phí, lãng phí thời gian quý báu.

Bạn nên biết việc minh họa nói cho cùng chỉ là một thủ đoạn, không phải là mục đích.

Vậy là thủ đoạn như thế nào ?  thứ nhất hổ trợ khi mình muốn lý giải một điều gì. Lý giải trong trường hợp phải đối mặt với một vấn đề khó mà đọc trên sách vở hay nghe qua người khác cũng không hiểu.

Nhờ nó mà có khi xua tan những khó khăn, nan giải và bắt đầu có thể hiểu ra vần đề. Hoặc khi tháo gở những vấn đề phức tạp mắc míu thì việc minh họa sẽ hổ trợ đắc lực. Trong trường hợp đó vẽ tay lên giấy cũng được, mà cách làm đó không chừng còn giúp người xem hiểu nhanh và sâu hơn.

Thủ đoạn thứ hai là nhờ minh họa có khi nổi lên được ý tưởng kế hoạch. Tư tưởng không chỉ đi liền với văn tự  mà nhờ kết nối với minh họa có thể sẽ dẫn đến các ý tưởng.

Thứ ba là minh họa như một thủ đoạn truyền đạt truyền đạt cho người khác, trong trường hợp này Power Point có khi lại là một vũ khí lợi hại.

Thế nhưng chúng ta không được hài lòng vì mình đã làm một sơ đồ đẹp bắt mắt, mà sử dụng sơ đồ đó để giới thiệu như thế nào mới là điều quan trọng hơn.

 

56.  (8)  DÙNG CÁC DẤU MŨI TÊN

Việc minh họa hiện rất thịnh hành, nhưng không ít những minh họa khó hiểu. Điều tôi đặt biệt cảm nhận được là cách sử dụng các mũi tên có vẻ mơ hồ. Mũi tên mang nhiều ý nghĩa như

–         Mũi tên có ý nghĩa trải qua thời gian

–         Mũi tên thể hiện dòng lý luận

–         Mũi tên giải thích mối quan hệ nhân quả

–         …

Và cũng  có  mũi tên chỉ đơn giản là phát họa

Không phân loại mà sử dụng lẫn lộn người xem sẽ thấy khó hiểu.

Khi dùng mũi tên điều quan trọng là cần phải ý thức xem mũi tên đó  hàm ý gì.

Ví dụ nếu dùng mũi tên                 để thể hiện đây là dòng thời gian trôi qua thì trong ngữ cảnh khác dòng thời gian ta cũng dùng mũi tên này,  phía người xem sẽ dễ hiểu. Cụ thể như

Thời đại Edo             Nổi loạn cuối thời Mạc Phủ và Minh Trị Duy Tân               Thành lập quốc gia Minh Trị

Kinh tế bong bóng                  mất 10 năm

Nếu sử dụng mũi tên             giải thích mối quan hệ nhân quả thì trong trường hợp khác cũng nên dùng mũi tên đó để giải thích mối quan hệ nhân quả.

Thời đại Edo hòa bình kéo dài            phát triển và hoàn thiện nền văn hóa

Nới lỏng quy chế              nâng cao năng lực cạnh tranh

Nhờ phân biệt sử dụng các mũi tên như  vậy người xem sẽ cảm thấy dễ hiểu với những minh họa khác.

Đồng thời cũng có thêm một giá trị nữa, đó là giúp những người làm minh họa hiểu sâu hơn.

Ví dụ “kinh tế bong bóng” với “mất 10 năm”, “nới lỏng quy chế” với “nâng cao năng lực cạnh tranh”, nếu các mối quan hệ này được thể hiện cùng một mũi tên như

Kinh tế bong bóng             mất 10 năm

Nới lỏng quy chế               nâng cao năng lực cạnh tranh

Thì có thể trong lúc này trong đầu của người làm minh họa chưa được chỉnh lý về mối quan hệ trước sau của từng mũi tên. Nếu họ hiểu những mũi tên này bao hàm ý nghĩa khác nhau thì chắc chắn họ sẽ dùng các mũi tên khác loại rồi.

Cũng như vậy, trong khi nhận thức ý nghĩa của mũi tên dùng minh họa thì bản thân người dùng sơ đồ để giải thích cũng sẽ hiểu thấu đáo hơn.

Đôi khi tôi thấy có các thiết kế, hay minh họa vẻ mũi tên từ dưới lên, nhưng tôi không khuyến khích điều đó lắm. Vì con người trong lúc vô thức cảm nhận sự việc theo xu hướng từ trên xuống, nên nếu triển khai lý luận theo hướng từ dưới lên có thể làm cho người xem khó chịu và thấy rối rắm.

Thay vì mũi tên được dùng quá nhiều trong minh họa thì ta lại nghĩ ra nhiều cách khác đơn giản hơn, như  đề ra một chuẩn mực nào đó để sử dụng, chắc chắn sự hiểu biết của mình càng sâu, và phía người tiếp nhận nó cũng cảm thấy dễ hiểu hơn.

 

57.  (9)  HẠN CHẾ TỐI ĐA CHỮ VIẾT TRONG SƠ ĐỒ

Các chương trình tin tức truyền hình yêu cầu phải truyền đạt dễ hiểu, để làm được điều đó biểu đồ là rất có ích.

Ví dụ chương trình “Thử làm cho biết” (Tameshite Gatten) của đài NHK rất hay dùng sơ đồ, biểu đồ, bảng biểu. Quý vị nào đã xem chương trình này rồi chắc cũng thấy trong các bảng biểu đó hầu như không có chữ. Đó là công lao của các nhân viên đã cố hết sức giới hạn dùng chữ viết.

Truyền hình khác với tạp chí và sách, trong khoảng thời gian hạn hẹp, phải làm cho người xem hiểu nội dung của nó. Những chữ nhỏ li ti ghi trên biểu đồ hay những đoạn văn dài chiếu lên màn hình sẽ làm người xem cảm thấy mệt mỏi. Nhiều người xem truyền hình để thư giản nên đương nhiên là phải thế thối.

Nhân viên đài truyền hình đã dốc công để làm sao biểu đồ càng ít chữ càng tốt. Ngược lại, với các biểu đồ đăng trên sách hay tạp chí bạn sẽ có ấn tượng là khá nhiều chữ. Đối với những người trong giới xuất bản, họ là người chỉ đọc không thôi nên chắc chỉ có họ là muốn đưa chữ vào trong biểu đồ.

Thế nhưng, chỉ cần nhìn qua có thể hiểu ngay vấn đề đó mới là điểm ưu điểm của biểu đồ. Nếu cần những đoạn văn dài chú thích thêm thì làm biểu đồ để làm gì ?

Xin hãy nhìn biểu đồ sau.

Đây là biểu đồ đăng trên nguyệt san THE 21 (của phòng nghiên cứu PHP) kỳ tháng 2 năm 2007 – một tạp chí dành cho các doanh nhân. Bên cạnh biểu đồ có đăng bài phỏng vấn.

Biểu đồ này có tính cách tóm tắt các điểm chính của bài phỏng vấn.

Tôi nghĩ biểu đồ này hoàn thành khá tốt nhưng có điểm cần sửa, đó là văn quá dài

 

 

Những chỗ như  “nhà doanh nghiệp nên làm” “Kết cuộc điều đó có lợi cho khách hàng hay không ?” “Nếu không thì cho dù là yêu cầu của khách cũng phải từ chối” quá dài.

Chỗ này nếu chỉ viết “nếu vì khách hàng thì cho dù là yêu cầu thích đáng của khách cũng từ chối” là đủ rồi, hoặc là ngắn hơn nữa “từ chối không làm là vì khách hàng” là được rồi.

Câu văn trong vòng tròn cũng dài

Nếu chúng tôi làm việc này thì không phải là vì khách hàng (quan hệ bình đẳng với khách hàng)” viết đến hai dòng. Dòng chữ trong vòng tròn theo nguyên tắc chi một mà thôi.

Ở đây chỉ cần viết “điều đó không phải là vì khách hàng” là đủ rồi.

Tôi cũng muốn nêu lên điểm hay

Thứ nhất là đã có công phân chia rõ ràng “Nhà doanh nghiệp nên làm” và “Nhà doanh nghiệp không nên làm” chỉ nhìn qua là phân biệt được.

Thứ hai là cho minh họa hình ảnh, minh họa đó thể hiện rõ đặc trưng tính cách của từng doanh nghiệp.

Thứ ba nếu nhìn ô ghi lời sẽ hiểu ngay đặc trưng của “Nhà doanh nghiệp nên làm” và “Nhà doanh nghiệp không nên làm”. Người đọc nhờ hình ảnh minh họa và ô chữ  nầy sẽ có cảm giác lôi cuốn.

Với biểu đồ này, vì có kèm bài phỏng vấn nên nó lại càng đóng vai trò chủ đạo trên mặt báo. Biểu đồ có vai trò hổ trợ cho bài phỏng vấn đó nên chỉ cần vẽ khái niệm của bài phỏng vấn là đủ. Nếu chèn vô nhiều yếu tố nó sẽ trùng lắp với bài ký sự tạo cảm giác nhàm chán.

CHƯƠNG 7. CÁC TỪ VÀ BIỂU TƯỢNG TRÁNH SỬ DỤNG

 

58.  (1)  “RỒI THÌ”  “SAU ĐÓ ”

Muốn nâng cao khả năng viết văn, phải nghiêm khắc với chính mình. Hạn chế sử dụng những liên từ như “sau đó”, “rồi thì”… Bài văn dùng nhiều các liên từ này có vẻ ấu trỉ, làm ta liên tưởng đến những bài tập làm văn hồi nhỏ.

–         Sáng thức dậy thấy trời đẹp. Mặc dù còn buồn ngủ tôi cũng rán tung chăn ngồi dậy, đi rửa mặt, rồi thay quần áo. Sau đó, mẹ mang thức ăn sáng ra ăn. Thức ăn sáng có súp đậu tương, trứng chiên và đồ chua rất ngon. Rồi thì đi đánh răng. Trong lúc đang đánh răng, bố bảo “đánh cho kỹ vào”. Tôi nghĩ mình lúc nào chẳng đánh kỹ thế mà bố cứ… Xong rồi xách cặp đến trường.

Trong đoạn văn này nhiều lần xuất hiện “rồi thì”, “rồi”… Nếu là học sinh tiểu học hành văn như vậy cũng đành chịu chứ người lớn, hơn nữa nếu là nhà kinh doanh mà viết văn kiểu đó có thể bị đánh giá năng lực kinh doanh.

Xưa giờ nếu nói đến văn nghị luận chắc chắn không sử dụng “sau đó” hoặc “rồi thì”. Giờ thử đem bài văn của học sinh tiểu học viết lúc nảy vào cấp độ học sinh cấp hai xem nhé.

–         Thức giấc sáng nay thấy trời đẹp. Tôi dụi cặp mắt còn ngái ngủ vừa cố tung chăn ngồi dậy. Rửa mặt thay quần áo xong, thấy mình như tỉnh ngủ hẳn ra. Thức ăn mẹ đã làm sẵn, tôi dùng bữa để có năng lượng khởi đầu cho một ngày mới. Thức ăn sáng nay đơn giản chỉ có súp đậu tương, trứng chiên và đồ chua. Tuy vậy mà rất ngon. Ăn xong trong lúc đang đánh răng lại bị bố bảo “đánh răng nghiêm túc một chút xem nào”, trong thâm tâm tôi nghĩ mình vẫn đang nghiêm túc đấy chứ… nhưng không dám nói ra. Bực bội xách cặp đến trường.

Các bạn thấy sao ?

Tôi nghĩ nếu lập luận văn chương liên tục, hoặc quá trình thời gian rõ ràng, không cần dùng “rồi” hoặc “rồi thì” vẫn viết được những bài văn hay đấy chứ.

Nếu bạn quyết tâm “viết văn không sử dụng liên từ” thì phải luyện tập cách lập luận mạch văn làm sao để không dùng liên từ mà câu văn vẫn mạch lạc. Và cứ tiếp tục nổ lực rèn luyện chắc chắn sẽ viết được những bài văn lập luận sắc sảo mà vẫn dễ hiểu.

 

59.  (2)   LIÊN TỪ  “NHƯNG …”

Những từ nên tránh còn nhiều, từ “nhưng …” là một trong số đó.

Từ “nhưng” thường xuất hiện dưới dạng như “… nhưng …” để diễn tả sự trái ngược, nó phủ định nội dung câu văn trước đó.

  1. Tháng này không đạt chỉ tiêu doanh thu nhưng tháng sau thế nào cũng đạt cho mà xem.
  2. Ngày hôm qua đã lỡ lời trước mặt khách, nhưng từ nay sẽ không thất thố như vậy nữa.
  3. Chẳng phải đã áp dụng biện pháp bảo vệ an toàn hết rồi sao, nhưng kết cuộc cũng bị virus tấn công.

Các câu văn trên câu nào cũng dùng liên từ “nhưng”. Song lập luận rõ ràng, dễ hiểu, vì đoạn văn trước và sau chữ “nhưng” có ý nghĩa đối nhau. Đó là cách dùng cơ bản của liên từ “nhưng”. Và bạn hãy xem tiếp các câu văn có liên từ “nhưng” sau đây nhé.

  1. Hôm nay trời đẹp nhưng bạn có thấy khỏe không ?
  2. Anh ta giỏi việc nhưng chơi thể thao cũng giỏi.
  3. Mua hàng ở tiệm này sẽ được ghi điểm vào thẻ, nhưng nếu mua vào thứ tư bạn sẽ được ghi điểm gấp đôi.

Trước nhất ta thử xét câu D, “hôm nay trời đẹp” và “bạn có khỏe không” có quan hệ với nhau như thế nào ?  khá mơ hồ !  và thường nó chẳng liên quan gì với nhau nên đây không phải là một lập luận hợp lý.

Còn E thì sao ? cả làm việc lẫn chơi thể thao đều tốt nên không có gì đối chọi nhau cả, ngược lại nếu viết (hay nói)

–         Anh ta giỏi việc mà chơi thể thao cũng giỏi nữa.

Sẽ thấy gọn nhẹ, dễ hiểu hơn hẳn.

Phần trước và sau “nhưng” của câu F cũng không ngược ý nhau. Khi dùng “nhưng” vào đó làm cho người ta vội tưởng là “Mua hàng ở tiệm này sẽ được ghi điểm vào thẻ, nhưng nếu mua vào thứ tư bạn sẽ không được ghi điểm”. Thế nhưng phần tiếp theo lại bảo là “được ghi điểm gấp đôi” như vậy ngược với dự đoán của người tiếp nhận câu đó, làm cho họ phải vận dụng trí não hơi nhiều. Vậy nên làm thế nào ? ví dụ

–         Mua hàng ở tiệm này sẽ được ghi điểm vào thẻ, và nếu mua vào thứ tư bạn sẽ được ghi điểm gấp đôi các ngày kia.

Như vậy chắc chắn nhẹ nhàng dễ hiểu, và gây sự chú ý cho người nghe, người đọc hơn.

Khi có nhiều từ “nhưng” mơ hồ như vậy trong câu dễ làm câu văn nặng nề, khó hiểu. Thế nhưng thực tế từ  “nhưng” lại đang được sử dụng lan tràn. Chỉ cần không sử dụng từ “nhưng” kiểu này câu văn sẽ dễ đọc, dễ hiểu hơn hẳn. Tuy nhiên khi nói chuyện không cần quá chú ý đến nó cũng được. Tốt nhất là không dùng, nhưng văn nói so với văn viết lại khá mơ hồ và phóng khoáng hơn, nên không nhất thiết phải câu nệ từng lời nói, chỉ cần truyền đạt rõ ràng những điều muốn nói là đủ rồi. Phía nghe cũng không phải vừa nghe vừa phân tích văn phạm nên không cần căng thẳng. Nhưng nếu viết văn nên cố tránh.

 

60.  (3)  “NHÂN ĐÂY”  “TIỆN THỂ”

Không nên dùng nhiều những từ “nhân đây” “tiện thể” vì sẽ làm gián đoạn lập luận. Xin các bạn đọc thử đoạn văn sau

–         Qua kết quả điều tra điều kiện địa hình địa lợi mặt bằng ở trước ga Sanchome, công ty chúng ta quyết định là sẽ mở cửa hàng ở đó.

Tiện thể, tôi có chuyện phải nói với quý vị, như đã đề xuất lúc nảy về việc mở cửa hàng ở Sanchome lợi nhuận sẽ không cao.

Nhân đây, nói vể việc mở cửa hàng trước ga Sanchome. Tại sao ta nên mở cửa hàng ở đây ? thì …

Đây là một ví dụ hơi cực đoan, nhưng người nghe khó mà theo dõi diến biến câu chuyện. Đang nói chuyện nọ lại xọ chuyện kia, cứ nhảy lung tung chẳng hay tí nào.

Tôi cũng đã từng được phỏng vấn, mà trong phần phỏng vấn đó phát huy phần “nhân tiện” hơi nhiều. Trong khi tôi đang trả lời câu hỏi, lại bị hỏi “nhân tiện đây, cho tôi hỏi về …” làm câu chuyện bỗng dưng chuyển sang một hướng khác.

Thay vì họ xoáy sâu hơn về những điều tôi đang nói như

–         Chuyện ấy như thế nào nhỉ ?

–         Có thể chi tiết hơn một chút được không ạ.

–         Ồ ! có việc như vậy sao ? Mà sao lại như vậy được chứ ?

… họ lại cứ “nhân tiện …” như vậy mạch chuyện gián đoạn không sâu thêm nữa. Tâm trạng người được hỏi cũng không vui. Các cuộc phỏng vấn thường chỉ để hỏi theo thứ tự những câu đã chuẩn bị sẵn.

Tất nhiên khi cần thay đổi đề tài câu chuyện cũng nên dùng “nhân đây” hay “tiện thể”, nhưng câu đó chỉ dùng sau khi đã xoáy sâu vào một chủ đề rồi.

 

61.  (4)  “DÙ SAO ĐI NỮA”

“Dù sao”, “dù gì đi nữa” tuyệt đối không nên dùng.

“Dù sao” là một hành vi miễn cưỡng kết luận câu chuyện không liên quan với lập luận câu chuyện mà ta vừa giải trình trước đó. Có khi nó phủ định tất cả những lập luận ta vừa đưa ra ngay trước đó.

Xin các bạn thử đọc đoạn văn sau

–         Chủ yếu có ba ưu điểm ở sản phẩm mới này. Thứ nhất nó có thể xử lý sự vụ nhanh chóng, chính xác. Thứ hai tiết kiệm chi phí. Thứ ba thao tác rất đơn giản, ai cũng có thể thực hiện được. Dù sao đi nữa với sản phẩm mới này chắc chắn là sẽ mang lại lợi ích lớn cho công ty của quý khách.

Vì cuối cùng lại chêm câu “Dù sao đi nữa” vậy những điều viết trước đó có ý nghĩa gì ? Nó không giúp phát huy hết chức năng của chuyện vừa công bố trước đó. Giống như tự mình lại coi thường ba ưu điểm đó vậy.

Trường hợp này nếu câu kết như sau tôi nghĩ sẽ là kết thúc có hậu.

–         Với ba ưu điểm như thế chúng tôi tự tin rằng sản phẩm mới này sẽ mang lại hiệu quả rất cao cho quý công ty.

Viết như thế lập luận chặc chẽ nhất quán, không làm vô hiệu ba ưu điểm đã nêu ra.

Tôi thường thấy câu “dù sao đi nữa” này trong các bài văn tôi đọc. Đã tốn công lập luận từ đầu đến đó, chỉ vì một câu này xem ra những lý lẽ đó trở thành con số không.

Hoặc có những bài văn trong lập luận có điều vô lý, để lảng tránh, đánh lừa đọc giả họ đưa câu “dù sao đi nữa” vào để hợp lý hóa một cách khiên cưỡng lý luận của mình.

Dù sao đi nữa nên hạn chế việc sử dụng một cách dễ dãi từ “dù sao đi nữa”.

 

62.  (5)  BIỂU TƯỢNG CẢM XÚC QUA THƯ ĐIỆN TỬ

Bây giờ thư điện tử là một công cụ cần thiết trong kinh doanh. Rất nhiều người suốt cả ngày ngồi kiểm tra  thư điện tử.

Ngay cả trong chuyện riêng tư số người dùng thư điện tử, chủ yếu qua điện thoại di động cũng tăng nhanh và nhiều. Không biết có phải vì ảnh hưởng đó không mà dường như số doanh nhân sử dụng các ký tự làm biểu tượng cảm xúc (như cười hoặc khóc) cũng nhiều lên. Đúng ra khi gửi thư điện tử vì công việc bạn không nên sử dụng các biểu tượng đó. Không chỉ làm cho đối tác nghĩ mình trẻ con mà còn bị xem là “lảng tránh” hay “hời hợt”.

Văn chương vốn dĩ không phải chỉ để người ta đọc mà còn phải cảm được nó. Ví dụ nếu muốn truyền đạt nỗi buồn bằng văn từ ta cần có năng lực và công sức tương ứng.

Thế nhưng, chỉ cần dùng biểu tượng cảm xúc này là xong, quá đơn giản. Khi viết “bộ phim tôi xem hôm qua buồn quá, hu hu (T-T)”  là có cảm giác như đã truyền đi được tâm trạng của mình rồi.

Nhưng với kiểu văn chương như vậy không thể diễn tả được bối cảnh nào, tại sao, và buồn đến độ nào. Ta lảng tránh bằng “hu hu (T-T)”,  và như vậy chúng ta chẳng mất công suy nghĩ thêm gì cả.

Nếu trao đổi thư với bạn bè, người yêu những thứ như vậy không hại gì, còn trong công việc làm ăn kinh doanh không nên dùng nó.

Muốn truyền đạt tư tưởng bằng văn từ cần có kỹ thuật truyền đạt cao hơn nói chuyện.

Vì dụ, khi muốn mĩa mai ai một chút bằng thư tay hay thư điện tử, cần đắn đo suy nghĩ kỹ càng lời lẽ trước sau của lá thư đó sao cho mĩa mai mà không bị thất thố bị bắt lỗi, muốn được vậy cần có trình độ kỹ thuật truyền đạt bằng văn chương cao một chút.

Khi người ta gửi thư tay hay thư điện tử cho mình mà viết “ôi ! tuyệt quá”, người ta có thật lòng nghĩ mình tuyệt vời không, hay là người ta đang chế nhạo mình cũng không biết.

Ngược lại, trong đàm thoại mình có bị mĩa mai không rất dễ nhận ra. Khi được người ta nói “Ôi! tuyệt quá”, chỉ cần nhìn thái độ, cử chỉ có thể hiểu được ý nghĩ đàng sau câu nói đó.

Truyền đạt bằng văn từ là một việc khá khó, phải công phu rèn dũa khả năng suy nghĩ, kỹ năng biểu hiện mới làm được.

Khi quen dùng biểu tượng cảm xúc rồi sẽ lười suy nghĩ sâu thêm nên có khả năng là năng lực suy nghĩ và năng lực biểu hiện cũng yếu đi. Các nhà kinh doanh nếu dùng biểu tượng cảm xúc chỉ nên giới hạn trong việc riêng tư thôi là tốt lắm rồi.

Lại ôn thử những từ không nên sử dụng

–         Sau đó/ rồi thì

–         ~ nhưng

–         Nhân tiện/ tiện đây

–         Dù gì đi nữa

–         Các biểu tượng cảm xúc

Dù gì đi nữa (cười) chỉ cần các bạn lưu ý tránh sử dụng các từ này, khả năng thể hiện văn chương của các bạn chắc chắn cao lên một bậc rồi.

CHƯƠNG 8. NẠP NHỮNG ĐIỀU CÓ GIÁ TRỊ

 

 

63.  (1)  ĐỂ XUẤT DỮ LIỆU CẦN PHẢI NẠP DỮ LIỆU

Nếu xem hành vi “viết” và “nói” là xuất dữ liệu thì hành vi “đọc” là nạp dữ liệu. Để xuất dữ liệu có chất lượng, không thể thiếu việc nạp dữ liệu.

Những người sinh nhai bằng nghể viết lách như nhiều nhà văn từ khi còn trẻ đã đọc rất nhiều sách, chính vì vậy không hiếm người mỗi năm đọc từ ba trăm đến năm trăm quyển sách.

Đọc nhiều, tiếp thu lượng lớn kiến thức, kiến thức đó ăn sâu vào trong máu thịt. Về kỹ thuật viết, những điều tiếp thu được sẽ phản ánh ngay trong chính các tác phẩm của mình. Và có thể nói nó liên quan đến cả kỹ năng tạo sự chú ý đối với người khác. Trong khi đọc có lúc mình thấy ôi họ có cách mở đầu hay quá, hoặc nếu họ mở đầu cách này, mình thử làm cách khác xem sao.

Chuyện đọc sách cũng quan trọng như vậy đối với người kinh doanh. Để viết được văn bản có sức thuyết phục, diễn tả nội dung phong phú, việc đọc sách là rất cần.

Tất nhiên không chỉ sách mà báo, tạp chí hoặc những văn bản kinh doanh của người khác cũng cần thiết. Có người nghĩ

–         Hồi nhỏ giờ tôi không đọc sách nên giờ văn chương rất dở.

Không cần phải tự ti như thế. Mà nên nói là không có thời gian để tự ti nữa. Kể từ hôm nay hay ngày mai cũng được, hãy đọc sách và tạo thành một thói quen đọc sách đi.

Nhiều người nói tôi không có thời gian đọc sách, nhưng thật ra không hẳn vậy. Khi đi làm bằng xe điện, lúc đi và về trên xe, trên xe trong lúc đi công tác, mười lăm phút tối trước khi ngủ, mười phút trong giờ nghỉ trưa, hoặc khi ăn trưa một mình trong hàng quán, mười phút chờ đợi người ta mang thức ăn ra…

Chỉ cần có ý đọc, chắc chắn ta sẽ tìm ra thời gian để đọc. Cũng có người nói

–         Tôi đọc chậm nên đọc được quyển sách là cả một kỳ công. Nếu không có kỹ thuật đọc liên tục, không thể nào theo kịp với thời đại ngày nay.

Để tăng nhanh lượng đọc không cần gì phải có kỹ thuật. Theo cách đọc truyền thống xưa giờ là đọc từng chữ từng chữ một và đọc mỗi ngày thì tốc độ đọc chắc chắn sẽ nhanh lên.

 

64.  (2)  ĐỌC TIỂU THUYẾT

Chúng ta biết đọc sách quan trọng như vậy, thế thì nên đọc loại sách nào, sách nào có thể vun bồi năng lực truyền đạt ?  Rất nhiều người thắc mắc như vậy.

Thêm nữa có thể nói các loại sách viết về kinh doanh, các loại sách Làm Thế Nào để có “cách viết văn hay”, “cách nói chuyện hay” đều có thể là sách tham khảo. Nhưng cái mà tôi khuyến khích các bạn đọc nhiều hơn đó chính là tiểu thuyết.

Các loại tiểu thuyết trinh thám, khoa học viễn tưởng, lịch sử, hoặc tiểu thuyết tình yêu hay kinh doanh … đều được cả.

Khi muốn truyền đạt điều gì, cần có ý niệm về chuyện mình sẽ truyền đạt cho đối tác. Để học được cách truyền đạt ý niệm đó thì đọc tiểu thuyết là thích hợp nhất.

Khi đọc tiểu thuyết trong đầu mình thường hình dung các sự việc xảy ra, điều này chắc nhiều người đã từng trải qua.

Tiểu thuyết hay không viết những điều thừa thải, ngược lại các yếu tố gây hưng phấn cho người đọc được chắc lọc rất kỹ càng. Người đọc đọc được những tác phẩm như thế, mỗi người tự trải rộng hình ảnh, và vẻ nó ra trong đầu mình.

Ví dụ, trong phần mở đầu nổi tiếng của tác phẩm “Xứ tuyết” của tác giả Kawabata Yasunari

“Vượt qua đoạn đường hầm dài Kunizakai, Xứ tuyết mở ra trước mắt. Mịt mù trong đêm một màu trắng xóa, xe lửa dừng lại trước đèn tín hiệu”

Cảnh sắc bỗng thay đổi hẳn, có điều gì đó sắp xảy ra. Gợi lên sự tò mò cho đọc giả.

Hay mở đầu tác phẩm “Tớ là một con mèo” của ông Natsume Soseki.

Tớ là một con mèo. Chưa có tên tuổi.

Được sinh ra ở đâu không ai biết. Chỉ còn nhớ loáng thoáng tiếng kêu meo meo ở một nơi tối tăm ẩm thấp.

Trước tiên mọi người sẽ bị lôi cuốn bởi nhân vật chính là một chú mèo. Tiếp tục gây sự chú ý nữa là kế đến còn mèo sẽ ra sao, với lại giọng văn cũng vui vui.

Như vậy khả năng kích thích sự tò mò và làm cho người đọc hình dung được sự việc mà ta không thể kỳ vọng lắm ở những loại sách như “Làm Thế Nào” hay sách về kinh doanh. Thì có thể kỳ vọng ở tiểu thuyết, nó sẽ dẫn dắt ta đến thế giới của truyện kể.

Và lý tưởng hơn khi đọc tiểu thuyết, không chỉ đơn thuần theo đuổi nội dung, mà hãy đọc với chính một con người nữa của mình để phân tích cấu tạo văn chương như

–         Họ viết như thế nào mà tạo sự lôi cuốn như vầy nhỉ ?

Nhưng nếu lúc nào cũng đọc theo kiểu như vậy, có thể niềm ham mê đọc sách mà mình đã cố công vun đắp đó lại trở thành gánh nặng, nên chỉ thỉnh thoảng thực hiện là tốt rồi.

Nếu khám phá ra nhiều cách lôi cuốn đọc giả được dùng trong tiểu thuyết ứng với mình, khi viết văn bản kinh doanh chắc chắn sẽ là một vũ khí lợi hại cho bạn.

 

65.   (3)  MỞ MANG CON NGƯỜI VÀ VỐN TỪ

Giá trị việc đọc tiểu thuyết tất nhiên không chỉ vun bồi cho ta khả năng truyền đạt. Nếu nói hơi quá một chút còn để học làm người.

Ví dụ, bạn hãy xem thử những tiểu thuyết kinh doanh.

Trong lúc đọc quá hấp dẫn bạn có bao giờ đặt mình vào vai trò của nhân vật chính để suy nghĩ, và hành động chưa. Năng lực hành động, khát vọng, cấu thành quan niệm lý luận của một người kinh doanh có thể  được hình thành từ đó.

Với bạn đó không phải là một trải nghiệm trực tiếp nhưng kinh qua nhiều tình huống giả định, mỗi lần như vậy bạn có thể nghĩ mình nên phán đoán như thế nào.

Đọc càng nhiều tiểu thuyết thì số lần trải nghiệm cũng nhiều lên.

Ví dụ, nhân vật chính là một doanh nghiệp sản xuất lớn.

Doanh nghiệp đó sắp bị doanh nghiệp nước ngoài nuốt chửng. Trong tình huống đó doanh nghiệp này hành động ra sao ? rồi cách hành xử của các nhân viên cấp dưới, động hướng của các doanh nghiệp đối thủ khác.

Đọc và cho phản ánh bản thân mình vào từng nhân vật trong truyện, như vậy có thể xem như trải nghiệm được nhiều tình huống. Sau này, khi đương đầu thực tế sẽ có được nhiều gợi ý.

Những trạng thái cảm xúc cười, khóc trong đó chắc chắn sẽ làm giàu cho cảm xúc của bạn. Khi viết văn, khi nói chuyện bạn có khả năng diễn tả sâu sắc tình cảm con người.

Và tăng vốn từ vựng là một trong những hiệu quả của việc đọc sách.

Ở radio và ti vi, văn nói là chủ thể nên không xuất hiện từ khó, hay chữ Hán nhiều. Báo chí thường chỉ dùng những chữ Hán thông dụng, nên cũng không có những biểu hiện quá khó.

Về điểm này trong sách không có hạn chế, có thể thể hiện thoải mái. Và tất nhiên từ vựng sẽ vô cùng phong phú.

 

66.  (4)  HỌC Ở CHUYỆN HÀI

Để học cách nói chuyện, thì chuyện hài là giáo trình bậc nhất. Bạn có thể cất công đi đến nhà hát kịch, hoặc nghe đi nghe lại các băng dĩa … cũng được.

Những người kể chuyện hài bậc thầy họ rất giỏi ngắt quãng câu chuyện. Ngưng một lúc cho ngắt quãng câu chuyện rồi mạch chuyện sau đó lại ào ào tuôn chảy.

Dù chỉ ngưng một hoặc hai giây thôi, nhưng cái ngưng đầy nghệ thuật và rất hiệu quả làm cuốn hút người nghe.

–         Kế tiếp như thế nào ?

–         Sắp nói cái gì nhỉ ?

Các diễn viên hài tập sự, họ phải cố gắng hết sức để thuộc câu chuyện, không còn tinh thần để lo đến chuyện ngắt quãng câu chuyện. Nên không mấy lôi cuốn người nghe.

Người kinh doanh cũng thế, người dở nói chuyện khó mà có cách ngắt quãng đầy lôi cuốn đó. Khi nói chuyện không giỏi xử lý tốc độ nhanh chậm, giọng nói thì cứ đều đều đơn điệu. Trong các cuộc hội họp, nói mà không nhìn mặt mọi người, không lên giọng xuống giọng gì cả, làm người nghe thấy chán, không khí hội trường như chùn xuống.

Cho dù kế hoạch đề xuất có giá trị bao nhiêu đi nữa mà trong hội nghị nói chuyện tẻ nhạt có khi làm cho kế hoạch đó khó được thông qua. Uổng công phát họa  một kế hoạch có chất lượng như thế.

Ngược lại, không hiếm những bản kế hoạch nội dung chẳng có gì to tát lắm, nhưng vì giỏi thuyết phục nên được thông qua.

Người kinh doanh mà kém ăn nói kém sức thuyết phục, nghe kể chuyện cười có lẽ cũng là một cách. Tôi không cho là cứ hể nghe kể chuyện cười nhiều tất sẽ thành công trong công việc, nhưng nếu xem hoài chắc chắn sẽ có lợi cho việc làm ăn của bạn.

Song nếu bạn quá quan tâm đến sự lôi cuốn, không đặt mình vào công việc thì cũng chẳng được gì.

 

67.  (5)  QUẢN LÝ KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC

Cuối cùng sẽ nói đến việc ghi chép, và quản lý kế hoạch.

Quản lý kế hoạch của tôi lúc trẻ, không có gì đáng nói. Công việc của tôi lúc bấy giờ, hầu như suốt ngày cứ quanh quẩn ở Sở cảnh sát, Tòa thị chính để lấy tin về các tai nạn và sự kiện.

Sổ tay ghi chép lúc đó toàn được NHK cung cấp, một quyển sổ tay nhỏ vừa cầm trong tay. Trong đó tôi chỉ ghi ngắn gọn các nội dung sự việc theo kiểu 5W1H thôi.

Trong quyển sổ tay này, tôi thường ghi số điện thoại của Câu lạc bộ phóng viên, Phòng Cảnh sát, và các cơ quan ban ngành của chính phủ nên rất quý giá. Lúc đó tất nhiên chưa có điện thoại cầm tay như bây giờ nên khi cần phải sử dụng điện thoại công cộng. Tất nhiên là thời đó cũng chưa có điện thoại thẻ. Để lúc nào cũng có thể sử dụng điện thoại công cộng tôi luôn chuẩn bị nhiều đồng mười yên trong ví.

Bắt buộc phải làm việc có kế hoạch là từ khi chuyển sang làm quân dự bị cho mảng xã hội. Quân dự bị vốn dĩ là thuật ngữ bên quân đội, là bộ đội được đưa vào tác chiến đặc biệt, là tổ chức được đưa sang chi viện cho bộ đội đang chiến đấu gian khổ. Ở mảng xã hội là bộ phận mình tự do tìm thông tin, tự đặt ra kế hoạch chương trình không phụ thuộc Câu lạc bộ phóng viên.

Trước giờ có thể nói là làm việc theo kiểu “chờ đợi sự việc phát sinh”, bây giờ chuyển sang cách làm việc tự mình đặt ra kế hoạch rồi đi lấy tư liệu nên cần có sổ tay quản lý kế hoạch.

Sổ tay quản lý kế hoạch từ khi bắt đầu chuyển sang mảng xã hội là loại sổ theo lịch tuần. Các ngày trong tuần từ thứ hai đến chủ nhật ghi bên trái, bên phải chừa trống. Bây giờ thì sổ tay kiểu này có đủ kiểu đủ dạng, nhưng tôi vẫn thấy loại sổ tay theo kiểu lịch tuần được sử dụng phổ biến hơn.

Có một dạo tôi chuyển sang dùng thử nhiều loại sổ tay điện tử, nhưng để quản lý kế hoạch hay ghi chép khi đi công tác bên ngoài lại khá mất công và bất tiện với tôi. Hiện nay tôi thấy sổ tay Analog bằng giấy bút vẫn còn chiếm ưu thế. Và sổ tay các doanh nghiệp gần đây gần như quay trở về kiểu sổ tay Analog này.

 

68.  (6)  QUẢN LÝ KẾ HOẠCH CÔNG TƯ TRÊN CÙNG MỘT SỔ TAY

Sổ tay kiểu lịch tuần hiện giờ vẫn được sử dụng, nên tôi xin giới thiệu cách sử dụng của tôi đối với loại sổ tay này. Phân biệt rõ ràng trang bên phải và trang bên trái. Phía bên trái ghi ngày giờ trình chiếu, phỏng vấn trên chương trình truyền hình, lịch trình các cuộc làm việc, bên phải ghi ngày hết hạn nộp bản thảo, kế hoạch cá nhân.

Thời làm việc cho NHK, bên trang trái ghi các mối quan hệ trực tiếp với công việc của một nhân viên đài NHK như ngày giờ thẩm định đề án, kế hoạch thu thập tư liệu… bên trang phải ghi ngày hết hạn nộp bản thảo sách cá nhân, và các kế hoạch riêng tư.

Điểm chung của tôi cả ngày trước và bây giờ là công việc và chuyện riêng tư đều quản lý trên cùng một quyển sổ tay. Nếu chia công việc và việc riêng ra những quyển khác nhau e rằng phải ghi gấp đôi.

Ví dụ từ 7 giờ chiều ngày mười lăm tháng năm tính hẹn đi uống với các bạn hồi cấp ba. Đây là việc riêng nên chỉ ghi lên lịch ở nhà. Nhưng rồi do phải tiếp khách làm ăn nên chỉ nhìn vào sổ tay ghi chép công việc, thấy đêm mười lăm tháng năm trống và đã nhận lời đi với khách. Lịch ở nhà chỉ thỉnh thoảng mới xem qua, nên đến cận ngày hôm trước mới chợt nhận ra. Lúc đó đành nói lại với bạn bè về sự tình này và xin được thông cảm dời ngày.

Chuyện này chắc các bạn cũng đã từng gặp rồi nhỉ. Đương nhiên bạn bè sẽ không vui lòng lắm.

Nếu mình không quản lý được trước kế hoạch trong vòng một tháng, những chuyện như vậy vẫn hay xảy ra. Như vậy việc liên lạc mà là vấn đề then chốt của “năng lực truyền đạt” trở nên bị động, có khi làm cho đối tác nổi giận.

Công việc và chuyện riêng cả hai đều quan trọng, mình thì chỉ có một thân nên quản lý cả hai trên cùng một sổ tay là hợp lý.

Ví dụ là nhà doanh nghiệp, bên trang trái có thể ghi ngày giờ công việc liên quan đến đối tác như ngày giờ giao dịch, ngày giờ họp…, bên trang phải ghi các sự việc mang tính cách riêng tư như kỳ hạn đề xuất bản kế hoạch, ngày giao hàng, ngày khảo sát sơ bộ …

Kế hoạch công tư cùng quản lý trên cùng một sổ tay, đó là cơ bản rồi nhưng vẫn nên có sẵn một quyển sổ tay nữa để dự phòng.

Sổ tay căn bản là để cầm đi nên dễ gặp những rủi ro như đánh rơi, hoặc để quên ở đâu đó. Vì thế, về nguyên tắc nên viết thêm một quyển nữa y như vậy. Sổ tay dự phòng khác với sổ tay mang đi cũng được chẳng hạn như to hơn…

Hơi mất công một chút, nhưng để phòng bất trắc, tôi khuyên các bạn nên làm thêm một quyển sổ tay nữa để ở nhà hay văn phòng đều được. Dù nói thế nhưng thực chất tôi vẫn chưa thực hiện được.

 

69.  (7)  PHÁT HỌA SƠ KẾ HOẠCH TRONG NĂM VÀO ĐẦU NĂM

Khoảng đầu năm hay cuối năm tôi ghi vào sổ tay các sự kiện hay kế hoạch chính của năm đó.

Như trường hợp năm 2007, ở mục ngày năm tháng bảy ghi “Ngày chính thức công bố cuộc bầu cử nghị viên thượng viện”, mục ngày một tháng mười ghi “Bưu điện tư nhân hóa”, mục ngày mười chín tháng mười hai ghi “Bầu cử tổng thống Hàn quốc” … những sự việc này tôi đã ghi vào đầu năm 2007.

Trên báo cũng có đăng “Kế hoạch trong năm” vào đầu năm nên chúng ta có thể sao chép lại. Nhờ vậy chúng ta biết trước được vào thời điểm trước hay sau những sự kiện có gì sắp xảy ra, hoặc mình nên chuẩn bị làm gì.

Không chỉ viết vào đầu hay cuối năm thôi, mà mỗi lần diễn ra những kế hoạch hay sự kiện có vẻ như  liên quan đến công việc của mình, mình sẽ bổ túc thêm.

Phương pháp này có vẻ hiệu quả cho nhiều nhà kinh doanh. Nhờ ghi những sự kiện đã được trù định từ trước mình có thể nghĩ sẵn việc mà mình sẽ làm.

Ví dụ, sự kiện có vẻ như liên quan đến công việc của mình sẽ diễn ra vào ngày hai mươi tháng chín, nhờ có ghi sẵn trên sổ tay rồi, nên mình sẽ hình dung được những việc cần làm cho đến ngày đó.

Và chuyện cá nhân riêng tư cũng nên ghi vào sổ tay vào đầu năm hay cuối năm. Ví dụ, phải chuyển sang sổ tay năm mới các ngày kỹ niệm, ngày sinh nhật người thân. Như vậy sẽ không quên hoặc sót.

Tất nhiên không chỉ thế, có thể ghi cả ngày kỷ niệm, ngày sinh của đối tác quan trọng hoặc những người đã từng giúp đỡ bạn vào sổ tay đó. Mục đích để chúc mừng hay gửi thư chúc mừng.

–         Xin chúc mừng sinh nhật ông, chúc ông luôn luôn mạnh khỏe.

–         Nhân hôm nay là ngày kỷ niệm thành lập quý công ty, chúc mừng sự phát triển lớn mạnh đến ngày nay, và cầu chúc quý công ty ngày càng phát triển hơn nữa.

–         …

Chúng ta sẽ gủi thư hoặc chúc mừng bằng miệng những lời tương tự. Chỉ cần quan tâm như thế có lẽ đối tác cũng thấy vui lắm rồi.

 

70.   (8)  ĐIỀU NGHĨ RA PHẢI GHI CHÉP NGAY

Trang trái sổ tay chủ yếu ghi việc liên quan đến công việc, trang phải ghi các chuyện riêng tư.

Danh thiếp cũng phân loại theo kiểu như vậy.

Ngăn trái bìa sổ để danh thiếp biên tập viên của những nhà xuất bản hiện tại đang giao dịch, nếu loạt bài đăng đã kết thúc, danh thiếp đó sẽ được cất lại vào đúng chỗ lưu trữ danh thiếp. Ngăn phải bìa sổ kẹp danh thiếp nhà hàng, quán rượu mình thích hoặc mình có chủ ý trước. Những khi trao đổi với nhà biên tập, mình sẽ chọn quán từ trong số đó, nếu không đi thường thì lại cất vào chỗ lưu trữ danh thiếp.

Bút ghi chép sổ tay tôi thường dùng bút chì bấm, lỏi chì khá lớn, viết trơn chữ. Để khi có thay đổi kế hoạch có thể gôm đi viết lại. Gôm dùng loại gôm làm theo kiểu cây bút. Công việc đã hoàn thành không xóa đi, mà dùng bút chì gạch một đường để biết việc đó đã xong.

Cần thêm cây bút bi to cở 1,6 mili để đi lấy tư liệu.

Khi đi lấy tư liệu sử dụng vở viết bình thường, những ghi nhớ nho nhỏ ghi vào giấy A4 đã qua sử dụng một mặt.

Nhiều khi đang ở trên xe điện, chợt nghĩ ra một kế hoạch, hoặc một phương án cho khách hàng. Nếu chờ về đến công ty mới ghi có khi mình quên mất. Khi đó lấy giấy A4 ra viết vội ngay trên xe điện. Vào những giờ cao điểm như đi làm buổi sáng không thể nào đứng trên xe mà ghi được, nên vừa xuống xe là tựa vào gốc cột nào đó, tránh không làm cản đường người qua lại lấy giấy A4 ra ghi ngay.

Nhờ nghĩ ra là ghi ngay nên kế hoạch hoặc ý tưởng sẽ được tích lũy, và khả năng truyền đạt chắc chắn sẽ lên.

http://www.dongdu.edu.vn/