1. Lời chào đầu thư (Salutations)

Có rất nhiều lời chào đầu thư nhưng việc lựa chọn từ ngữ thích hợp với tình huống và người nhận thư là rất quan trọng.
Những lời chào đầu thư thường dùng:
– Dear Bill, (Bill thân mến,)

Có thể gọi người nhận thư bằng tên riêng. Trong thư tín giao dịch cũng có người gọi tên riêng của người nhận để tạo ấn tượng thân thiện, tin cậy, và chân thật. Tuy nhiên, một số người cho rằng viết như vậy là bất lịch sự, vì vậy bạn nên cẩn thận cách gọi ở lời chào đầu thư.

– Dear Ms. White, (Bà White kính mến,)

Đây là lời chào đầu thư gửi cho người phụ nữ mà bạn hoàn toàn không quen biết hoặc không biết rõ lắm.

– Dear Mr. Brown, (Ông Brown kính mến,)

Đây là lời chào đầu thư để gửi cho đàn ông nói chung không phân biệt người đó đã lập gia đình hay chưa.

– Dear Mrs. Green,/ Dear Miss Black, (Bà Green kính mến, / Cô Black thân mến,)

Đây là lời chào đầu thư để gửi gửi cho phụ nữ mà bạn không muốn gọi là Ms.. Đã kết hôn thì dung Mrs.,chưa kết hôn thì dùng Miss.

– Dear Professor Fill More, (Thưa giáo sư Fill More,)

– To whom it may concern, (Gửi những người có thể liên quan,)

Đây là lời chào đầu thư được viết khi gửi đến cơ quan hay tổ chức nào đó và nhờ chuyển đến người có liên quan.

– Dear Sir or Madam, (Kính thưa ông hay bà,)

Bạn viết lời chào này trong trường hợp không biết rõ người nhận là nam hay nữ và bạn không muốn dùng to whom hay it may concern.

Lưu ý:

Đối với những lá thư gửi đến người cùng trang lứa ví dụ như bạn thân, bạn không cần phải quá khách sáo, có thể lược bỏ Dear. Có thể dùng những từ sau đây, đặc biệt cho e-mail thăm hỏi hơn là thư tín.

Hello
Hello John
Hi! / Hi,
Hi John!
John,

Những lỗi thường gặp khi viết lời chào đầu thư

– Dear Sir, Thưa ông,

Lời chào này tạo ấn tượng rằng người nhận thư là đàn ông, nghe có vẻ phân biệt nam nữ. Vì vậy, thay vào đó bạn nên dùng Dear Sir or Madam, hoặc To whom it may concern,.

– Dear Ms. Mary White, Hay Dear Mary White, (Mary White thân mến,)

Ta chỉ cần viết Dear Ms. White, hoặc Dear Mary, chứ không cần viết đầy đủ cả họ và tên.

2. Lời chào cuối thư (Complimentary closings)

Một số lời chào cuối thư thường được viết như sau :

– Yours truly, /Yours sincerely, /Yours, /Sincerely, /Very truly yours, (Kính thư,)
– Best wishes, (Chúc mọi sự tốt lành,)
– Love, (Thân mến,)
– See you! /See ya! (Hẹn gặp lại!)
– All for now, (Bây giờ xin dừng bút,)
– Write soon! (Hãy sớm trả lời thư nhé!)
– Good-bye for now, (Bây giờ xin chào tạm biệt nhé,)
– Bye for now! (Bây giờ tạm biệt nhé!)
– Later, (Hẹn lần sau,)
– Bye-bye, (Tạm biệt,)
– Talk to you later, (Lần sau nói tiếp,)

Lưu ý:

Lời chào đầu thư và lời chào cuối thư phải phù hợp và thống nhất với nhau và với nội dung bức thư về văn phong, mức độ trang trọng hay thân mật.

Trừ khi viết thư tình ra, nam giới sẽ không viết Love, cho lời chào cuối thư. Nhưng nữ giới có thể dùng lời chào này cho người mà mình có thiện cảm hoặc người thân thiết. Đối với các thư tín thương mại thường dùng lời chào cuối thư rất lịch sự như: Yours truly, /Yours sincerely, /Yours, / Sincerely, (Kính thư,)

Trong thư gửi bạn bè, lời chào cuối thư như trên nhiều khi không cần thiết. Nếu là e-mail thì có nhiều điều được bỏ bớt. Những ví dụ sau đây được viết khi muốn lá thư có vẻ thân thiện hơn, mang tính chất riêng tư, cụ thể hơn. Tuy nhiên bên dưới vẫn phải ký tên (nếu là e-mail thì phải đánh máy tên.)

– Hoping to hear from you soon. (Hy vọng sớm nhận được tin của bạn.)
– Look forward to seeing you next week. (Mong gặp bạn vào tuần sau.)
– I have to go to work now. I will write again. (Tôi phải đi làm bây giờ. Tôi sẽ viết lần nữa.)
– That’s all I have time to write now. (Bây giờ tôi viết như thế là đủ rồi.)
– I’m too sleepy to write any more. (Tôi buồn ngủ quá không thể viết thêm nữa.)
– I’d better sign off now. (Tốt hơn tôi nên dừng bút bây giờ.)

http://www.globaledu.com.vn/Thong-Tin-Chi-Tiet/1436/Nhung-loi-thuong-gap-trong-loi-chao-dau-thu-va-loi-chao-cuoi-thu